病案室寄存病历制度规范

PAGE病案室寄存病历制度规范一、总则（一）目的为加强病案室病历寄存管理，确保病历的安全、完整和有效利用，保障患者权益，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于在本医疗机构病案室寄存病历的所有患者、家属及相关工作人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关法律法规及医疗卫生行业标准，确保病历管理合法合规。2.安全保密原则：采取有效措施保障病历的安全，防止病历信息泄露，保护患者隐私。3.便捷高效原则：在确保安全和质量的前提下，为病历寄存、查阅等提供便捷服务，提高工作效率。二、病历寄存管理（一）寄存申请1.患者或其家属如需寄存病历，应向病案室提出书面申请，申请内容包括患者基本信息（姓名、性别、年龄、身份证号、联系方式等）、病历类型（门诊病历、住院病历等）、寄存期限等。2.申请应填写《病历寄存申请表》，并签字确认。（二）审核与受理1.病案室工作人员收到申请后，应及时对申请内容进行审核。审核内容包括申请信息的完整性、准确性，病历的真实性、有效性等。2.对于符合要求的申请，予以受理，并向申请人发放《病历寄存凭证》；对于不符合要求的申请，应告知申请人原因，不予受理。（三）病历交接1.申请人应按照约定时间，将病历送至病案室。病案室工作人员应核对病历数量、内容与申请信息一致，并在《病历交接清单》上签字确认。2.交接过程中，如发现病历存在缺失、损坏等情况，应及时与申请人沟通解决。（四）寄存期限1.病历寄存期限由申请人与病案室协商确定，但最长不超过[X]年。2.寄存期限届满前，申请人如需继续寄存，应在期满前[X]个工作日内向病案室提出申请，办理续存手续。（五）寄存费用1.病历寄存可根据实际情况收取一定的寄存费用，费用标准应公示。2.费用缴纳方式可采用现金、转账等方式，病案室应出具正规票据。三、病历查阅管理（一）查阅申请1.患者本人或其授权代理人如需查阅寄存病历，应向病案室提出书面申请，申请内容包括查阅目的、查阅范围等。2.申请应填写《病历查阅申请表》，并签字确认。患者授权代理人查阅的，应提供患者授权委托书及代理人身份证明。（二）审核与受理1.病案室工作人员收到申请后，应及时对申请内容进行审核。审核内容包括查阅目的是否合理、查阅范围是否符合规定等。2.对于符合要求的申请，予以受理，并告知申请人查阅时间、地点等相关事宜；对于不符合要求的申请，应告知申请人原因，不予受理。（三）查阅流程1.申请人应按照约定时间到病案室查阅病历。查阅时，应在病案室工作人员的陪同下进行，不得擅自将病历带离病案室。2.查阅过程中，应保持病历整洁，不得涂改、损坏病历。如需复印病历，应按照相关规定办理复印手续。（四）特殊情况查阅1.司法机关、行政机关等因工作需要查阅病历的，应出具相关证明文件，并按照规定办理查阅手续。2.涉及医疗纠纷等特殊情况需查阅病历的，应按照医疗机构相关规定办理。四、病历保管与维护（一）保管环境1.病案室应具备适宜的保管环境，保持温度、湿度适宜，通风良好，防火、防潮、防虫、防盗等设施齐全。2.病历应存放在专用的病历架或存储设备中，按照病历类别、年份等进行分类存放，便于查找和管理。（二）定期盘点1.病案室应定期对寄存病历进行盘点，确保病历数量与《病历寄存清单》一致。2.盘点过程中，如发现病历缺失、损坏等情况，应及时查明原因，并采取相应措施进行处理。（三）维护与修复1.对破损、褪色等影响病历完整性和可读性的病历，病案室应及时进行修复或复制。2.修复或复制病历应遵循相关技术规范和质量标准，并做好记录。五、病历保密与安全（一）保密措施1.病案室工作人员应严格遵守保密制度，不得泄露病历信息。2.非本医疗机构授权人员不得进入病案室查阅、复印病历。确需进入的，应经病案室负责人批准，并在工作人员陪同下进行。3.涉及病历信息的计算机系统应设置安全防护措施，防止信息泄露。（二）安全管理1.病案室应加强安全管理，配备必要的安全设施，如监控设备、消防器材等。2.工作人员应定期检查安全设施的运行情况，确保其正常使用。3.下班前，应关闭门窗、电源等，确保病案室安全。（三）应急处理1.制定病历安全应急预案，明确应急处置流程和责任分工。2.如发生火灾、水灾、信息系统故障等突发事件，应立即启动应急预案，采取有效措施保护病历安全，并及时向上级报告。六、病历销毁管理（一）销毁条件1.病历寄存期限届满，申请人未办理续存手续，且无其他特殊需求的，可予以销毁。2.病历因损坏、遗失等原因无法继续保存的，经相关部门批准后可予以销毁。（二）销毁申请1.病案室工作人员应定期清理到期或需销毁的病历，并填写《病历销毁申请表》，注明病历类别、数量、销毁原因等。2.申请表应经病案室负责人审核签字后，报医疗机构相关部门审批。（三）销毁流程1.经批准后，病案室应组织专人对病历进行销毁。销毁方式可采用粉碎、焚烧等符合环保要求的方式。2.销毁过程中，应安排专人监督，确保病历彻底销毁，并做好销毁记录。记录内容包括销毁时间、地点、病历类别、数量、销毁方式等。七、监督与考核（一）内部监督1.医疗机构应建立健全病案室寄存病历管理制度的内部监督机制，定期对制度执行情况进行检查。2.检查内容包括病历寄存、查阅、保管、保密安全等环节的工作情况，发现问题及时督促整改。（二）考核评价1.制定病案室工作人员考核评价标准，将病历管理工作纳入绩效考核体系。2.考核内容包括工作质量、工作效率、服务态度、遵守制度等方面，考核