核查提醒制度规范要求

PAGE核查提醒制度规范要求一、总则（一）目的为加强公司管理，确保各项工作的合规性、准确性和高效性，及时发现和纠正潜在问题，特制定本核查提醒制度规范要求。本制度旨在建立一套科学、系统、严谨的核查机制，通过提前预警和及时提醒，保障公司业务的顺利开展，维护公司的正常运营秩序，防范各类风险。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各岗位及其工作人员在履行工作职责过程中涉及的各类业务、流程、数据、文件等相关事项的核查与提醒。包括但不限于财务核算、合同管理、项目执行、人力资源管理、行政管理等各个领域。（三）基本原则1.合法性原则严格遵守国家法律法规、行业监管要求以及公司内部规章制度，确保核查提醒工作在合法合规的框架内进行。2.全面性原则涵盖公司业务的各个环节和层面，对所有可能存在问题的领域和事项进行全面核查，不留死角。3.及时性原则及时发现问题并发出提醒，确保问题得到及时处理，避免延误导致损失扩大或影响公司正常运营。4.准确性原则核查信息准确无误，提醒内容清晰明确，避免因信息错误或模糊导致误解或处理不当。5.责任明确原则明确核查与提醒工作的责任主体，确保每项工作都有专人负责，避免出现推诿扯皮现象。二、核查主体与职责（一）核查主体1.内部审计部门负责对公司财务收支、经济活动、内部控制等进行定期和不定期的专项核查，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。2.各业务部门根据业务特点和工作流程，对本部门及相关业务环节进行自查自纠，及时发现和解决业务过程中出现的问题，并配合其他部门的核查工作。3.风险管理部门对公司面临的各类风险进行识别、评估和监测，针对风险点提出风险防控建议，并对涉及风险的业务活动进行核查提醒。4.合规管理部门审查公司各项业务活动的合规性，对发现的违规行为及时发出提醒并督促整改，确保公司运营符合法律法规和监管要求。（二）职责分工1.内部审计部门职责制定年度核查计划，明确核查范围、内容、方式和时间安排。组织实施各类核查工作，收集、分析相关资料和数据，撰写核查报告。对核查发现的问题进行深入调查，提出整改意见和建议，并跟踪整改效果。定期向公司管理层汇报核查工作情况，为公司决策提供依据。2.各业务部门职责建立健全本部门的自查自纠机制，定期对业务工作进行内部核查。配合其他部门的核查工作，如实提供相关资料和信息。对核查发现的问题及时进行整改，并将整改情况反馈给相关部门。根据核查提醒要求，及时调整业务操作流程和工作方法，防范类似问题再次发生。3.风险管理部门职责构建风险识别与评估体系，定期对公司面临的市场风险、信用风险、操作风险等进行全面评估。针对风险评估结果，制定风险应对策略，明确风险防控措施和责任人。对涉及风险的业务活动进行实时监测和核查提醒，确保风险处于可控状态。开展风险培训和宣传工作，提高员工的风险意识和应对能力。4.合规管理部门职责制定和完善公司合规管理制度和流程，确保公司运营符合法律法规和监管要求。对公司各项业务活动进行合规审查，及时发现和纠正违规行为。开展合规培训和教育活动，提高员工的合规意识和法律素养。对违规行为进行调查处理，提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。三、核查内容与标准（一）财务核查1.财务核算会计凭证的编制是否真实、准确、完整，记账科目是否正确，凭证附件是否齐全。财务报表的编制是否符合会计准则和相关制度要求，数据是否真实、准确、一致，勾稽关系是否正确。财务收支的合规性，是否存在截留、挪用、坐支等违规行为，费用报销是否符合公司规定的审批流程和标准。2.资金管理现金管理是否规范，库存现金是否账实相符，现金收付是否符合规定程序。银行账户管理是否合规，是否存在未经授权开设账户、出租出借账户等情况。资金结算是否及时、准确，资金使用是否合理、有效，是否存在资金闲置或浪费现象。3.资产管理固定资产的购置、验收、入账、折旧、处置等环节是否符合规定程序，账实是否相符。无形资产的核算是否准确，是否按照规定进行摊销。存货的采购、验收、入库、保管、发出、盘点等环节是否规范，账实是否一致，是否存在积压、变质等情况。（二）合同管理核查1.合同签订合同主体是否合法有效，是否具备相应的民事行为能力和资质。合同条款是否完整、明确，权利义务是否对等，是否符合法律法规和公司利益。合同签订流程是否合规，是否经过必要的审批环节，合同文本是否加盖公司公章或合同专用章。2.合同履行合同双方是否按照合同约定履行各自的义务，是否存在违约行为。合同执行过程中的变更、解除等事项是否按照规定程序办理，相关手续是否齐全。合同款项的收付是否及时、准确，是否符合合同约定和公司财务管理制度。3.合同档案管理合同档案是否完整，包括合同文本、审批文件、往来信函、补充协议等相关资料是否齐全。合同档案的保管是否安全、规范，是否按照规定的期限进行保存，便于查阅和追溯。（三）项目执行核查1.项目计划项目立项是否经过充分论证，项目目标是否明确、合理，是否符合公司战略规划和业务发展需要。项目计划是否详细、可行，是否明确了项目进度安排、质量标准、资源配置等关键要素。项目计划的变更是否经过严格审批，是否对项目整体进度和目标产生影响。2.项目实施项目是否按照计划有序推进，各项工作是否按时完成，是否达到预期质量标准。项目实施过程中的资源调配是否合理，是否存在资源闲置或浪费现象。项目团队的协作是否顺畅，沟通是否及时有效，是否存在内部矛盾或冲突影响项目进展。3.项目验收项目验收是否按照规定程序进行，验收标准是否明确、合理，验收报告是否真实、准确。项目验收过程中发现的问题是否及时整改，整改情况是否符合要求，是否通过验收。项目验收资料是否完整、归档，是否便于后续查阅和审计。（四）人力资源管理核查1.人员招聘招聘流程是否规范，是否按照规定进行招聘需求申报、招聘信息发布、简历筛选、面试、录用等环节。招聘渠道是否合理、有效，是否能够满足公司人才需求，招聘成本是否控制在合理范围内。录用人员的资格审查是否严格，是否存在虚假学历、工作经历等欺诈行为。2.员工培训与发展培训计划是否符合员工岗位需求和公司发展战略，培训内容是否实用、有效。培训实施是否到位，培训师资是否具备相应资质和能力，培训效果是否达到预期目标。员工职业发展规划是否明确，是否为员工提供了晋升渠道和发展机会，员工满意度是否较高。3.绩效考核绩效考核制度是否完善，考核指标是否科学、合理，是否能够客观、公正地评价员工工作业绩。绩效考核过程是否公开、透明，考核结果是否及时反馈给员工，员工对考核结果是否认可。绩效考核结果与薪酬、晋升、奖励等挂钩是否紧密，是否起到激励员工的作用。（五）行政管理核查1.文件管理文件的起草、审核、签发、印发等环节是否符合规定程序，文件格式是否规范统一。文件的编号、登记、归档是否准确、完整，是否便于查阅和检索。文件的保密管理是否到位，是否存在文件泄露等安全隐患。2.印章管理印章的刻制、启用、保管、使用、废止等环节是否严格按照规定程序办理，是否有专人负责。印章使用审批手续是否齐全，是否存在违规使用印章的情况。印章保管设施是否安全可靠，是否定期进行检查和维护。3.会议管理会议计划是否合理，会议议题是否明确、重要，是否能够解决实际问题。会议组织是否有序，会议通知是否及时、准确，参会人员是否按时到位。会议记录是否完整、准确，会议决议是否及时传达和落实，跟踪反馈是否到位。四、核查方式与频率（一）核查方式1.定期核查内部审计部门每年制定年度核查计划，对公司重点业务和关键领域进行定期全面核查。各业务部门每月或每季度对本部门业务进行自查自纠，形成自查报告并提交给上级主管部门。2.不定期核查根据公司业务发展情况、监管要求或其他特殊情况，随时开展专项核查或突击检查。针对举报、投诉或其他线索反映的问题，及时进行核查核实。3.日常监督风险管理部门、合规管理部门等职能部门通过日常工作中的数据监测、业务检查、合规审查等方式，对公司业务进行实时监督，及时发现潜在问题并发出提醒。各部门之间通过相互协作、信息共享等方式，对涉及跨部门的业务活动进行交叉监督，确保工作衔接顺畅、合规运行。（二）核查频率1.财务核查内部审计部门每年至少对财务状况进行一次全面审计核查。财务部门每月对财务数据进行内部核对和分析，及时发现并纠正可能存在的问题。2.合同管理核查合同管理部门每半年对合同签订、履行和档案管理情况进行一次全面检查。对于重大合同或涉及金额较大的合同，在合同执行过程中进行实时跟踪核查。3.项目执行核查项目管理部门在项目实施过程中定期对项目进度、质量、成本等进行检查，每月至少进行一次项目进度汇报和问题梳理。项目结束后，及时组织项目验收核查，并在验收通过后对项目整体情况进行总结评估。4.人力资源管理核查人力资源部门每年对人员招聘、培训与发展、绩效考核等工作进行一次全面评估和核查。根据实际情况，不定期对特定岗位或关键环节进行专项核查，确保人力资源管理工作的有效性和合规性。5.行政管理核查行政管理部门每季度对文件管理、印章管理、会议管理等工作进行一次自查自纠。针对行政管理中的重要事项或出现的问题，及时进行专项核查和整改。五、核查流程与报告（一）核查流程1.准备阶段根据核查任务，组建核查小组，明确小组成员的职责分工。收集与核查事项相关的法律法规、政策文件、公司制度、业务资料等，制定核查方案和工作底稿。向被核查部门或单位发出核查通知，告知核查目的、范围、时间安排和要求等事项。2.实施阶段核查小组通过查阅资料、实地查看、问卷调查、访谈等方式，对核查事项进行全面深入的调查核实。收集、整理核查过程中获取的证据和资料，对发现的问题进行详细记录，并与被核查部门或单位相关人员进行沟通确认。3.分析阶段对核查收集到的资料和数据进行分析研究，判断问题的性质、严重程度和影响范围。针对发现的问题，分析其产生的原因，提出初步的整改建议和措施。4.报告阶段核查小组撰写核查报告，报告内容包括核查基本情况、发现的问题、原因分析、整改建议等。核查报告经核查小组组长审核后，提交给内部审计部门负责人或相关领导审批。根据审批意见，对核查报告进行修改完善，最终形成正式的核查报告。（二）核查报告1.报告内容引言：简要介绍核查的背景、目的、范围和依据。核查情况：详细描述核查的过程、方法和主要发现，包括发现的问题、涉及的部门或人员、具体事项等。问题分析：对发现的问题进行深入分析，阐述问题产生的原因、可能带来的影响以及与相关法律法规、公司制度的不符之处。整改建议：针对问题分析结果，提出具体、可行的整改建议和措施，明确整改责任人和整改期限。结论：对核查工作进行总结，明确核查结果和总体评价。2.报告格式核查报告应采用统一的格式，包括标题、编号、主送单位、正文、附件、落款等部分。标题应简洁明了，准确反映核查的主要内容；编号应按照公司内部文件编号规则进行编制；主送单位为接受核查报告的部门或领导；正文应条理清晰、逻辑严谨；附件应包括相关证据材料、数据图表等；落款应注明核查部门名称和报告日期。六、提醒机制与处理（一）提醒方式1.口头提醒对于发现的一般性问题或轻微违规行为，核查人员可以当场向相关责任人进行口头提醒，要求其立即纠正或注意防范类似问题再次发生。2.书面提醒对于较为重要或涉及多个部门、多个环节的问题，核查人员应及时发出书面提醒函，详细说明问题情况、整改要求和期限等，并抄送相关部门负责人。书面提醒函应编号存档，以便跟踪管理。3.会议提醒针对普遍性问题或需要引起全体员工关注的事项，通过召开专门会议进行提醒和强调，传达核查发现的问题及整改要求，提高员工的风险意识和合规意识。（二）提醒处理1.责任人回复收到提醒后，相关责任人应在规定时间内对提醒内容进行认真分析，制定整改计划，并以书面形式回复核查部门，说明问题原因、整改措施、预计完成时间等。2.整改跟踪核查部门对责任人的整改情况进行跟踪检查，定期了解整改工作进展，及时协调解决整改过程中遇到的问题。对于整改不力或未能按时完成整改任务的责任人，应进行严肃批评，并督促其加快整改进度。3.结果反馈整改完成后，责任人应向核查部门提交整改报告，详细说明整改情况和整改效果。核查部门对整改结果进行验收评估，如整改达到要求，予以确认；如仍存在问题，应要求责任人继续整改，直至达到标准为止。七、监督与考核（一）监督机制1.内部监督公司内部建立健全监督体系，各部门之间相互监督、相互制约。内部审计部门定期对核查提醒制度的执行情况进行监督检查，确保制度的有效落实。2.外部监督积极接受监管部门、股东、客户等外部相关方的监督，及时了解外部意见和建议，对核查提醒制度进行不断完善和优化。3.举报机制设立举报邮箱、举报电话等举报渠道，鼓励员工对发现的违规行为和问题进行举报。对举报内容进行及时受理、调查核实，对经查实的举报给予举报人适当奖励，并严格保护举报人的合法权益。（二）考核制度1.考核对象将核查提醒制度的执行情况纳入各部门和员工的绩效考核体系，考核对象包括各部门负责人和相关岗位工作人员。2.考核指标核查工作完成情况：包括核查计划完成率、核查问题发现数量、核查报告质量等。提醒处理效果：包括提醒发出及时率、整改完成率、问