策划部服务活动制度规范

PAGE策划部服务活动制度规范一、总则（一）目的为了规范策划部在服务活动中的各项工作流程，提高服务质量和效率，确保活动策划与执行的标准化、规范化，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司策划部所承接的各类服务活动，包括但不限于商业活动、文化活动、营销活动等。（三）基本原则1.合法性原则：活动策划与执行必须符合国家法律法规及相关行业标准，确保活动合法合规进行。2.质量至上原则：以提供高质量的活动策划与服务为核心目标，满足客户需求，提升公司品牌形象。3.团队协作原则：策划部内部各岗位之间以及与其他部门之间应紧密协作，形成高效的工作团队。4.创新发展原则：鼓励创新思维，不断探索新的活动形式和策划方法，提升公司竞争力。二、活动策划流程规范（一）项目承接1.客户沟通接到客户活动需求后，由业务对接人员及时与客户取得联系，详细了解活动的主题、目的、时间、地点、参与人员、预算等关键信息。认真记录客户需求，对于模糊或不确定的内容，及时与客户沟通确认，确保准确理解客户意图。2.项目评估策划部负责人组织相关人员对项目进行评估，分析项目的可行性、风险程度以及对公司的收益情况。评估内容包括但不限于活动规模、市场需求、竞争对手情况、资源配置等。根据评估结果，决定是否承接该项目。若承接，需明确项目负责人及团队成员。（二）策划方案制定1.方案策划项目负责人组织策划团队进行方案策划，根据客户需求和项目评估结果，制定详细的活动策划方案。策划方案应包括活动主题、目标设定、活动流程、场地布置、宣传推广、人员安排、预算明细等内容。在策划过程中，充分考虑活动的创新性、趣味性和互动性，以吸引目标受众参与。2.方案审核策划方案初稿完成后，提交给策划部负责人进行审核。策划部负责人组织相关人员对方案进行审核，重点审核方案的可行性、合理性、创新性以及与客户需求的匹配度。审核过程中，提出修改意见和建议，项目负责人根据审核意见对方案进行修改完善，直至通过审核。（三）方案沟通与确认1.客户沟通将审核通过的策划方案提交给客户，与客户进行详细沟通。向客户介绍方案的内容和亮点，解答客户疑问，确保客户对方案满意。根据客户反馈意见，对方案进行必要的调整和优化，直至客户确认。2.内部沟通在与客户沟通确认方案的同时，组织策划部内部及相关部门进行沟通协调。明确各部门在活动执行过程中的职责和任务，确保各部门之间信息畅通，协同工作。（四）活动执行计划制定1.执行计划编制根据确认后的策划方案，制定详细的活动执行计划。执行计划应包括活动筹备阶段、活动实施阶段、活动收尾阶段的具体工作安排和时间节点。明确各项工作的责任人，确保每项工作都有人负责。2.计划审核执行计划初稿完成后，提交给策划部负责人进行审核。策划部负责人组织相关人员对计划进行审核，重点审核计划的完整性、合理性、可操作性以及与策划方案的一致性。根据审核意见，对执行计划进行修改完善，确保计划能够有效指导活动执行。三、活动筹备阶段规范（一）场地布置1.场地勘察在活动前，安排专人对活动场地进行勘察。了解场地的空间布局、设施设备、周边环境等情况，为场地布置提供依据。检查场地是否符合活动要求，如有问题及时与场地提供方沟通解决。2.布置方案制定根据场地勘察结果和策划方案，制定详细的场地布置方案。布置方案应包括舞台搭建、背景设计、灯光音响布置、座位安排、装饰布置等内容。确保布置方案既符合活动主题和氛围要求，又能满足活动的功能需求。3.布置实施：按照布置方案组织专业人员进行场地布置，确保布置工作按时、高质量完成。在布置过程中，严格遵守安全规范，确保施工安全。（二）物资准备1.物资清单制定根据活动执行计划，制定详细的物资清单。物资清单应包括活动所需的设备、道具、礼品、宣传资料、餐饮食品等各类物资。明确物资的规格、数量、质量要求以及采购时间节点。2.物资采购根据物资清单进行物资采购，选择信誉良好、质量可靠的供应商。与供应商签订采购合同，明确采购物资的规格、数量、价格、交货时间等条款，确保采购物资按时、按质、按量到货。对采购的物资进行严格验收，检查物资的质量、数量是否符合要求，如有问题及时与供应商协商解决。3.物资管理设立专门的物资仓库，对采购的物资进行分类存放、妥善保管。建立物资出入库管理制度，对物资的出入库进行详细记录，确保物资的安全和准确使用。在活动前，对物资进行全面检查和清点，确保物资齐全、完好。（三）人员安排1.人员招聘与培训根据活动执行计划，招聘和选拔活动所需的各类工作人员，包括主持人、演员、礼仪人员、安保人员、后勤人员等。对招聘的人员进行培训，使其熟悉活动流程、岗位职责和工作要求。培训内容包括活动主题、流程安排、服务规范、安全注意事项等。2.人员分工与协调根据活动执行计划，对工作人员进行明确的分工，确保每项工作都有专人负责。建立有效的沟通协调机制，加强工作人员之间的沟通与协作，及时解决工作中出现的问题。在活动前，组织工作人员进行现场演练，提高工作人员的应急处理能力和协同工作能力。（四）宣传推广1.宣传方案制定根据活动目标和目标受众，制定详细的宣传方案。宣传方案应包括宣传渠道选择、宣传内容策划、宣传时间安排等内容。选择合适的宣传渠道，如社交媒体、线下广告、新闻媒体等，确保宣传信息能够有效传达给目标受众。2.宣传内容制作根据宣传方案，制作高质量的宣传内容，如海报、宣传单页、视频、文案等。宣传内容应突出活动主题、亮点和特色，吸引目标受众的关注。对宣传内容进行审核，确保内容准确、合法、合规。3.宣传实施按照宣传方案组织实施宣传推广工作，确保宣传信息按时、准确发布。及时收集和分析宣传效果数据，根据数据反馈调整宣传策略和内容，提高宣传效果。四、活动实施阶段规范（一）活动现场管理1.现场指挥在活动现场设立现场指挥中心，由项目负责人担任现场总指挥。现场总指挥负责全面协调活动现场的各项工作，确保活动顺利进行。及时处理活动现场出现的各类突发情况，做出正确决策。2.安全管理制定安全管理制度，加强活动现场的安全管理。安排专人负责现场安全检查，确保场地设施设备安全、人员安全。制定应急预案，对可能出现的安全事故进行预防和应对。3.秩序维护安排安保人员维护活动现场秩序，确保活动现场人员有序流动。加强对活动现场的巡逻，及时发现和处理各类突发事件，保障活动的正常进行。（二）活动流程执行1.流程监控按照活动执行计划，对活动流程进行全程监控。确保活动各环节按时、按质、按量完成，严格遵守活动流程安排。及时发现和纠正流程执行过程中出现的松垮、延误等问题。2.应急处理制定应急预案，对活动过程中可能出现的突发情况进行应急处理。如遇突发情况，现场工作人员应立即按照应急预案采取相应措施，确保活动安全、有序进行。及时向上级领导汇报突发情况及处理结果，配合相关部门做好后续工作。（三）客户服务1.客户接待在活动现场安排专人负责客户接待工作，热情、周到地迎接客户。为客户提供必要的服务和帮助，如引导客户就座、提供饮品等。及时解答客户疑问，处理客户投诉，确保客户满意度。2.客户反馈收集在活动过程中，安排专人收集客户反馈意见。通过问卷调查、现场访谈等方式，了解客户对活动的评价和建议。对客户反馈意见进行及时整理和分析，为后续活动改进提供依据。五、活动收尾阶段规范（一）场地清理1.清理安排在活动结束后，及时组织人员对活动场地进行清理。清理内容包括拆除舞台、背景、装饰等布置，清理场地垃圾，归还场地设施设备等。确保场地恢复到活动前的状态。2.验收检查场地清理完成后，由场地提供方进行验收检查。验收合格后，办理场地交接手续。（二）物资清点与归还1.物资清点对活动现场剩余的物资进行全面清点，核对物资数量、质量是否与物资清单一致。对物资的使用情况进行详细记录，确保物资使用合理、规范。2.物资归还将剩余物资及时归还供应商或仓库。对租赁的物资，按照租赁合同要求进行归还和结算。（三）人员结算与总结1.人员结算根据工作人员的实际工作情况，进行人员费用结算。确保工作人员的工资、奖金等费用按时、足额发放。2.活动总结组织策划部及相关部门对活动进行全面总结。总结内容包括活动策划、执行过程中的经验教训、客户反馈意见等。根据活动总结，提出改进措施和建议，为今后的活动策划与执行提供参考。六、监督与考核（一）监督机制1.内部监督策划部负责人定期对活动策划与执行过程进行内部监督检查。检查内容包括工作流程执行情况、服务质量、安全管理等方面。对发现的问题及时提出整改意见，督促相关人员进行整改。2.客户监督建立客户监督机制，及时收集客户对活动策划与服务的意见和建议。对客户投诉和反馈的问题，认真对待，及时处理，确保客户满意度。（二）考核制度1.考核指标制定详细的考核指标体系，对策划部工作人员的工作表现进行考核。考核指标包括工作业绩、工作态度、团队协作、创新能力等方面。2.考核方式考核方式采用定期考