公章管理制度书写规范

PAGE公章管理制度书写规范一、总则（一）目的为加强公司公章管理，规范公章使用流程，维护公司合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）定义本制度所称公章，是指公司正式对外使用的印章，包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等。二、公章的刻制、启用与废止（一）刻制1.公司公章的刻制由行政部门统一负责，须严格按照国家相关法律法规及公安部门的规定办理。2.申请刻制公章时，需填写《公章刻制申请表》，详细说明刻制公章的名称、用途、数量等信息，并经公司法定代表人或授权代表签字批准。3.行政部门持《公章刻制申请表》及相关证明材料到公安部门指定的刻章单位进行刻制。4.刻制完成后，行政部门应及时将新刻公章的印模留存备案，并通知相关部门及人员。（二）启用1.新刻公章启用前，行政部门应在公司内部发布启用通知，明确公章的启用时间、使用范围等信息。2.启用通知应发送至公司各部门及全体员工，并在公司公告栏进行张贴。3.新公章启用后，原公章同时废止。（三）废止1.公章因磨损、遗失、被盗等原因需要废止时，使用部门应及时向行政部门报告。2.行政部门核实情况后，填写《公章废止申请表》，经公司法定代表人或授权代表签字批准后，办理公章废止手续。3.废止的公章应及时上缴行政部门，由行政部门统一封存保管，并按规定进行销毁。三、公章的保管（一）保管原则1.公章实行专人保管制度，确保公章的安全存放。2.保管人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守公章管理制度。（二）保管人员职责1.负责公章的日常保管，确保公章存放安全，防止公章被盗、遗失或损坏。2.严格按照公章使用流程办理公章使用手续，对不符合规定的用章申请有权拒绝。3.定期对公章的使用情况进行登记和统计，并向行政部门负责人汇报。4.如发现公章丢失或被盗，应立即报告行政部门负责人，并采取相应的应急措施。（三）保管地点1.公司公章应存放在专门的保险柜或保险箱内，并放置在安全可靠的地点。2.保险柜或保险箱应配备必要的防盗、防火、防潮等设施。四、公章的使用（一）使用范围1.公司公章适用于公司对外签订合同、协议、文件、信函等正式文件。2.法定代表人章适用于公司法定代表人授权代表签署相关文件。3.合同专用章适用于公司对外签订各类合同。4.财务专用章适用于公司财务收支、结算等相关业务。（二）使用流程1.用章申请各部门或员工因工作需要使用公章时，应填写《公章使用申请表》，详细说明用章事由、用章文件名称、用章时间等信息。《公章使用申请表》应由部门负责人签字审核，并报公司相关领导审批。2.审批流程一般事项用章，经部门负责人签字审核后，报行政部门负责人审批。重要事项用章，经部门负责人、行政部门负责人签字审核后，报公司法定代表人或授权代表审批。3.用章登记行政部门公章保管人员对审批通过的《公章使用申请表》进行登记，记录用章时间、用章事由、用章文件名称、用章人等信息。用章登记应使用专门的《公章使用登记簿》，确保登记信息准确、完整。4.用章盖章公章保管人员应严格按照审批后的《公章使用申请表》内容进行盖章，确保盖章位置准确、清晰。盖章完成后，公章保管人员应在《公章使用申请表》上加盖“已用章”章，并将申请表存档。（三）禁止使用情况1.未经公司法定代表人或授权代表批准，严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖公章。2.严禁将公章借给其他单位或个人使用。3.严禁在与公司业务无关的文件上加盖公章。五、公章的监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对公章的使用情况进行监督检查。（二）检查内容1.公章保管情况，包括保管人员是否严格履行保管职责，公章存放是否安全等。2.公章使用情况，包括用章申请是否规范、审批流程是否严格、用章登记是否完整等。3.公章废止情况，包括废止公章是否及时上缴、封存保管及销毁等。（三）检查方式1.定期检查，行政部门每月对公章的使用情况进行一次全面检查。2.不定期抽查，行政部门根据工作需要对公章的使用情况进行不定期抽查。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，行政部门应及时下达整改通知书，要求相关部门或人员限期整改。2.对违反公章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款直至解除劳动合同等。六、法律责任1.因公章使用不当给公司造成经济损失或法律纠纷的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。2.违反本制度规定，擅自使用公章或故意泄露公章使用信息的，公司将依法追究其法律责任。七、附则1.