公司规范使用公章制度

PAGE公司规范使用公章制度一、总则（一）制定目的为加强公司公章管理，规范公章使用行为，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构。（三）定义本制度所称公章，是指公司法定名称章、合同专用章、财务专用章、发票专用章等具有法律效力的印章。二、公章的刻制、启用与废止（一）公章的刻制1.公司公章的刻制由行政部门统一负责，根据公司设立、变更等需要，按照国家法律法规及公安部门的规定办理相关手续。2.刻制公章必须选择具有资质的正规印章制作单位，确保印章质量符合国家标准。3.新刻制的公章需在公安部门备案，并留存印模。（二）公章的启用1.新公章启用前，行政部门应填写《公章启用申请表》，详细注明公章名称、启用日期、使用范围等信息，经公司法定代表人或授权代表批准后启用。2.行政部门应将《公章启用申请表》及批准文件存档，并通知相关部门和人员。（三）公章的废止1.公章因磨损、遗失、变更等原因需要废止时，行政部门应填写《公章废止申请表》，详细注明废止原因、日期等信息，经公司法定代表人或授权代表批准后废止。2.废止的公章应及时上缴行政部门，由行政部门统一封存保管，并按规定办理注销备案手续。三、公章的保管（一）保管原则1.公章实行专人保管制度，确保公章安全存放，防止丢失、被盗、损坏等情况发生。2.公章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守公司公章管理制度。（二）保管人员职责1.负责公章的日常保管，确保公章存放安全，未经批准不得擅自将公章带出公司或交予他人使用。2.对公章的使用情况进行详细登记，包括使用日期、使用部门、使用事由、批准人等信息，确保使用记录完整、准确。3.定期检查公章的保管情况，如发现公章有损坏、遗失等情况，应及时报告并采取相应措施。（三）保管地点公章应存放在公司专门的保险柜或安全可靠的场所，保险柜应具备必要的防盗、防火、防潮等功能。四、公章的使用（一）使用范围1.公司法定名称章用于公司对外的各类文件、信函、证明等的签署。2.合同专用章用于公司签订各类合同、协议等法律文件。3.财务专用章用于公司财务收支、结算等相关业务。4.发票专用章用于公司开具发票。（二）使用流程1.申请：使用部门或个人填写《公章使用申请表》，详细注明使用事由、文件名称、份数等信息，并经部门负责人签字确认。2.审批：根据使用事项的性质和金额大小，按照公司授权审批制度进行审批。一般事项由部门负责人审批；重要事项或涉及金额较大的事项，需经公司法定代表人或授权代表审批。3.用印：公章保管人员在审核《公章使用申请表》及相关审批文件无误后，方可在规定位置加盖公章，并对盖章文件进行编号登记。4.登记：公章保管人员应及时将公章使用情况记录在《公章使用登记簿》上，包括使用日期、使用部门、使用事由、批准人、盖章文件编号等信息。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况，无法事先履行审批手续时，使用部门或个人应电话请示公司法定代表人或授权代表同意后，方可先行用印，但事后必须及时补办审批手续。2.涉及重大事项或法律纠纷的文件用印，需经公司法律顾问审核后，方可加盖公章。五、公章使用的监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对公章使用情况进行日常监督检查，审计部门负责对公章使用的合规性进行定期审计。（二）监督内容1.检查公章使用是否符合本制度规定的使用范围和流程。2.核实《公章使用申请表》及相关审批文件的真实性、完整性。3.检查《公章使用登记簿》的记录是否准确、及时。（三）违规处理1.如发现公章使用存在违规行为，行政部门应及时制止，并责令改正。对违规使用公章造成公司损失的，将依法追究相关人员的责任。2.对于违反本制度规定，私自使用公章或擅自将公章交予他人使用的行为，公司将视情节轻重给予警告、罚款、辞退等处理措施；构成犯罪的，依法追究刑事责任。六、附则（一）解释权本制度由公司行政部门负责解释。（二）修订与补