刻章保管制度规范标准

PAGE刻章保管制度规范标准一、总则（一）目的为加强公司/组织印章的管理，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司/组织的利益，特制定本制度规范标准。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部所有印章的保管、使用和废止处理。（三）印章定义本制度所指印章包括公司/组织公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、部门章以及其他具有法律效力的专用章。二、印章的刻制与启用（一）印章的刻制1.公司/组织印章的刻制必须严格按照国家法律法规和相关行业标准进行。2.需刻制印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、样式等信息，并经部门负责人审核后，报公司/组织高层领导审批。3.审批通过后，由行政部门统一办理印章刻制手续，选择具有合法资质的印章制作单位进行刻制。4.印章刻制完成后，行政部门应及时对印章进行验收，检查印章的规格、材质、字体、图案等是否符合要求，并留存印章印模备案。（二）印章的启用1.新印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，注明启用日期、印章名称、保管部门等信息，并附上印章印模。2.《印章启用申请表》经公司/组织高层领导审批后，行政部门负责发布印章启用通知，明确印章的使用范围、审批流程等事项。3.印章启用后，保管部门应将印章存放在安全可靠的地方，并做好印章使用登记工作。三、印章的保管（一）保管原则1.印章保管实行专人负责制，确保印章安全存放，防止印章被盗用、遗失或损坏。2.印章保管人员应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章保管制度。（二）保管部门与人员1.公司/组织公章、法定代表人章由行政部门指定专人保管。2.财务专用章由财务部门指定专人保管。3.合同专用章由法务部门或合同管理部门指定专人保管。4.部门章由各部门指定专人保管。（三）保管要求1.印章保管人员应将印章存放在保险柜或专门的印章保管箱内，并确保存放地点安全可靠，具备防火、防盗、防潮、防虫等条件。2.印章保管人员不得将印章随意带出办公室，确因工作需要携带外出时，必须经过严格的审批程序，并采取必要的安全措施，确保印章安全。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，发现印章有损坏、变形、模糊等情况时，应及时报告并申请更换。4.印章保管人员离职或岗位变动时，应及时办理印章交接手续，确保印章交接清楚，责任明确。四、印章的使用（一）使用范围1.公司/组织公章用于以公司/组织名义对外发布的重要文件、报告、函件、合同等；代表公司/组织签署的各类协议、合同；办理公司/组织相关的工商登记、税务申报、银行开户等手续；以及其他需要加盖公章的事项。2.法定代表人章用于法定代表人以个人名义签署的文件、合同等；以及其他需要加盖法定代表人章的事项。3.财务专用章用于公司/组织的财务收支、资金结算、税务缴纳等财务相关业务。4.合同专用章用于公司/组织对外签订的各类合同、协议等。5.部门章用于各部门内部的文件流转；以部门名义对外发布的一般性通知、函件等；以及其他需要加盖部门章的事项。（二）使用流程1.填写《印章使用申请表》申请人需详细填写《印章使用申请表》，注明申请日期、申请部门、申请人、印章名称、使用事项、使用范围、文件名称及文号等信息。对于涉及重要事项或金额较大的合同、协议等，申请人还应附上相关的文件资料和审批文件。2.审批《印章使用申请表》经部门负责人审核后，报公司/组织相关领导审批。审批流程根据印章的使用范围和重要程度确定，一般情况下，涉及公司/组织重大决策、重要合同、大额资金支出等事项的印章使用，需经公司/组织高层领导审批；其他一般性事项的印章使用，可由相关部门负责人或授权人员审批。审批人员应认真审核申请事项的真实性、合法性和必要性，确保印章使用符合公司/组织的利益和规定。3.用印经审批同意后，申请人持《印章使用申请表》到印章保管部门办理用印手续。印章保管人员应仔细核对《印章使用申请表》上的审批签字和相关文件资料，确认无误后，方可在文件上加盖印章。用印时，印章保管人员应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或重叠。同时，应在《印章使用登记表》上详细记录用印时间、文件名称、用印次数、申请人等信息。4.登记与存档印章使用完毕后，印章保管人员应及时将《印章使用申请表》和相关文件资料进行整理归档，以便日后查阅。《印章使用登记表》应定期进行汇总和统计，并报送公司/组织相关部门备案。（三）使用限制1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖印章。如有特殊情况需要提前盖章，必须经过严格的审批程序，并在盖章后对文件内容进行严格控制，确保文件安全。2.印章使用必须严格按照规定的使用范围和审批流程进行，不得擅自扩大使用范围或简化审批程序。3.未经公司/组织授权，任何部门和个人不得擅自使用其他部门或公司/组织的印章。五、印章的废止与销毁（一）废止情形1.公司/组织名称变更、重组、注销等原因导致印章不再使用。2.印章损坏、遗失或被盗用，无法继续正常使用。3.因法律法规、政策调整或公司/组织内部管理需要，印章已不再具有使用价值。（二）废止程序1.当印章出现废止情形时，印章保管部门应及时填写《印章废止申请表》，详细说明印章废止的原因、日期等信息，并附上相关证明材料。2.《印章废止申请表》经公司/组织高层领导审批后，由行政部门负责发布印章废止通知，明确印章废止的相关事项。3.印章保管人员应在收到印章废止通知后，立即停止使用该印章，并将印章妥善保管，等待统一销毁。（三）销毁1.印章废止后，由行政部门组织相关人员对印章进行销毁。销毁过程应严格按照规定进行，确保印章彻底销毁，无法恢复使用。2.印章销毁时，应填写《印章销毁登记表》，详细记录印章名称、销毁日期、销毁方式、参与销毁人员等信息。3.《印章销毁登记表》应作为重要档案资料进行保存，以备日后查阅。六、监督与检查（一）监督部门公司/组织设立专门的印章管理监督小组，由行政部门、财务部门、法务部门等相关人员组成，负责对印章保管、使用情况进行定期监督检查。（二）检查内容1.印章保管情况，包括存放地点是否安全、保管人员是否符合要求等。2.印章使用情况，包括使用流程是否规范、审批手续是否齐全、使用记录是否完整等。3.印章废止与销毁情况，包括废止程序是否合规、销毁过程是否彻底等。（三）检查方式1.定期检查：监督小组定期对印章保管、使用情况进行全面检查，一般每季度进行一次。2.不定期抽查：监督小组根据工作需要，不定期对印章保管、使用情况进行抽查，重点检查印章使用的合规性和安全性。3.专项检查：针对印章管理中出现的问题或重要事项，监督小组开展专项检查，深入调查原因，提出整改措施。（四）违规处理1.对于违反印章保管制度规范标准的行为，监督小组应及时进行调查核实，并根据情节轻重给予相应的处罚。2.对于情节较轻的违规行为，如未按规定填写《印章使用申请表》、未履行审批手续等，给予批评教育，并责令限期整改。3.对于情节较重的违规行为，如擅自使用印章、将印章带出公司/组织未妥善保管等，视情况给予警告、罚款、降职、撤职等处分；造成公司/组织经济