单位文件保存制度规范

PAGE单位文件保存制度规范一、总则（一）目的为加强单位文件管理，确保文件的完整性、准确性和安全性，便于文件的查阅、使用和追溯，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于单位内部各部门、各分支机构以及全体员工在工作过程中形成的各类文件。（三）文件定义本制度所指文件包括但不限于纸质文件、电子文件（含电子邮件、电子文档、数据库记录等）、图表、音像资料等。二、文件分类与编号（一）文件分类1.行政文件：包括单位发布的规章制度、通知、通报、报告、请示、批复等行政公文。2.业务文件：与单位业务活动相关的各类文件，如合同协议、项目文档、业务报表、技术资料等。3.人事文件：涉及员工招聘、培训、考核、晋升、奖惩等人事管理方面的文件。4.财务文件：财务预算、决算、审计报告、会计凭证、财务报表等财务相关文件。5.其他文件：不属于上述分类的其他文件，如会议纪要、宣传资料、外事文件等。（二）编号规则1.各类文件应按照一定的编号规则进行编号，以便于识别和管理。编号应具有唯一性，避免重复。2.编号由文件类别代码、年份、顺序号等部分组成。例如，行政文件编号格式为：XZ[年份][顺序号]，其中“XZ”为行政文件类别代码；业务文件编号格式为：YW[年份][顺序号]，以此类推。3.年份采用公元纪年，用四位数字表示。顺序号按照文件产生的先后顺序依次编排，从001开始。三、文件形成与收集（一）文件形成1.各部门、各岗位在工作过程中应及时形成各类文件。文件的内容应真实、准确、完整，符合法律法规和行业标准要求。2.文件形成过程中，应明确文件的起草人、审核人、批准人等职责，确保文件质量。起草人应认真撰写文件，内容应条理清晰、逻辑严谨；审核人应对文件的内容、格式、准确性等进行全面审核；批准人应根据相关规定对文件进行最终审批。（二）文件收集1.文件形成后，起草人应及时将文件提交给本部门的文件管理人员。文件管理人员应负责对文件进行初步整理和登记，确保文件的完整性和准确性。2.对于涉及多个部门的文件，主办部门应负责组织相关部门进行会签，并收集各部门的意见和反馈。会签完成后，主办部门应将文件及会签意见一并提交给文件管理人员。3.文件管理人员应定期对各部门提交的文件进行汇总和整理，确保各类文件及时、准确地收集到单位文件管理系统中。四、文件审核与批准（一）审核流程1.文件起草完成后，应由起草人所在部门负责人进行初审。初审主要审核文件的内容是否符合本部门工作实际，是否与相关政策法规和单位制度相符合，格式是否规范等。2.初审通过后，文件应提交给相关职能部门进行会审（如有需要）。会审部门应从专业角度对文件进行审核，提出修改意见和建议。3.会审通过后，文件应提交给单位领导进行最终批准。单位领导应根据文件的重要性、涉及范围等因素进行审批，决定文件是否可以发布或实施。（二）批准权限1.一般性行政文件、业务文件等，由部门负责人审核后，报分管领导批准。2.重要的行政文件、涉及单位重大决策的业务文件等，由部门负责人审核，分管领导审核后，报单位主要领导批准。3.人事文件、财务文件等涉及重要人事变动和财务事项的文件，应按照单位相关规定，经过严格的审核和批准程序。五、文件发布与归档（一）文件发布1.经批准的文件，应按照规定的方式进行发布。对于行政文件，一般通过单位内部办公系统、公告栏等方式发布；对于业务文件，应根据文件的性质和使用范围，发送给相关部门和人员。2.文件发布后，文件管理人员应及时更新文件管理系统中的文件状态，确保文件的有效性和可查阅性。同时，应将文件的发布情况记录在案，包括发布时间、发布方式、接收部门和人员等。（二）文件归档1.文件发布或执行完毕后，应及时进行归档。归档文件应按照分类和编号规则进行整理，确保文件的系统性和完整性。2.纸质文件应按照顺序装订成册，并在文件首页附上文件目录。电子文件应按照规定的存储路径进行存储，并建立相应的索引和链接，便于快速查找和访问。3.文件管理人员应定期对归档文件进行检查和清点，确保文件的安全和完整。如发现文件有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行补救。六、文件查阅与借阅（一）查阅权限1.单位内部员工因工作需要查阅文件的，应填写《文件查阅申请表》，注明查阅文件的名称、编号、查阅目的等信息。申请表经所在部门负责人批准后，提交给文件管理人员。2.文件管理人员应根据申请表的内容，为查阅人员提供相应的文件，并在查阅登记表上记录查阅时间、查阅人员、查阅文件名称等信息。3.涉及单位机密的文件，应严格限制查阅权限。查阅人员应经过单位保密管理部门的审批，并签署保密协议。未经批准，不得查阅机密文件。（二）借阅规定1.因工作需要借阅文件的，应填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息。申请表经所在部门负责人和文件管理部门负责人批准后，方可借阅。2.文件管理人员应按照申请表的要求，为借阅人员提供相应的文件，并办理借阅登记手续。借阅人员应在规定的借阅期限内归还文件，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的文件，不得擅自转借、复印、涂改、损坏文件。如发现文件有损坏或丢失情况，应及时向文件管理人员报告，并承担相应的责任。七、文件保密与安全（一）保密措施1.单位应建立健全文件保密制度，明确文件保密责任。对于涉及单位机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的文件，应采取严格的保密措施。2.文件管理人员应严格遵守保密制度，对文件的查阅、借阅、使用等情况进行严格登记和管理。不得泄露文件内容，不得擅自将文件带出单位或提供给无关人员。3.员工在工作过程中应妥善保管涉及保密信息的文件，不得在非工作场所谈论或传播文件内容。如发现文件有泄密风险，应及时采取措施进行处理，并向单位保密管理部门报告。（二）安全管理1.文件管理部门应加强文件存储场所的安全管理，确保文件存储环境安全可靠。文件存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等设施，定期进行检查和维护。2.对于电子文件，应采取有效的安全防护措施，如设置密码、加密存储、定期备份等。同时，应安装防病毒软件和防火墙，防止电子文件受到病毒感染和网络攻击。3.文件管理人员应定期对文件进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。如发生文件丢失或损坏情况，应及时利用备份数据进行恢复。八、文件清理与销毁（一）清理原则1.文件管理部门应定期对文件进行清理，确保文件的时效性和有效性。清理文件应遵循“保留必要、清理冗余”的原则，避免文件积压和浪费存储空间。2.对于已过保存期限、失去使用价值或已被新文件替代的文件，应及时进行清理。清理文件时，应进行严格的审核和审批，确保清理工作的准确性和合法性。（二）销毁程序1.文件清理后，对于需要销毁的文件，应填写《文件销毁申请表》，注明销毁文件的名称、编号、数量、销毁原因等信息。申请表经所在部门负责人和文件管理部门负责人批准后，方可进行销毁。2.文件销毁应采用适当的方式进行，确保文件信息无法恢复。对于纸质文件，一般采用焚烧或粉碎等方式进行销毁；对于电子文件，应采用格式化、删除等方式进行销毁，并对存储介质进行物理销毁。3.文件销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作彻底、安全。销毁