部门会议管理制度及规范

PAGE部门会议管理制度及规范一、总则（一）目的为了规范公司部门会议的组织与管理，提高会议效率，确保会议决策的有效执行，特制定本管理制度及规范。（二）适用范围本制度适用于公司各部门组织召开的各类会议，包括但不限于部门例会、专题会议、项目会议等。（三）会议原则1.高效务实原则：会议应围绕明确的主题展开，注重解决实际问题，提高工作效率，避免形式主义。2.民主集中原则：充分发扬民主，鼓励参会人员积极发表意见和建议，同时遵循集中决策的原则，确保会议形成有效决议。3.精简节约原则：合理控制会议规模、时间和费用，避免不必要的会议开支。二、会议组织与安排（一）会议发起1.发起主体：各部门负责人或指定人员有权发起部门会议。2.发起事由：根据工作需要，如部署工作任务、总结工作进展、协调解决问题、讨论重要事项等，确定发起会议。3.发起时间：提前[X]个工作日确定会议时间，并通知相关参会人员。（二）会议通知1.通知内容：明确会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程及相关准备事项等。2.通知方式：通过公司内部邮件、即时通讯工具等正式渠道发送通知，确保参会人员及时收到。3.特殊情况说明：如参会人员因特殊原因无法按时参加会议，应提前向会议发起者请假，并说明原因。（三）会议准备1.会议资料准备：会议发起者应提前准备好与会议主题相关的资料，如工作报告、方案草案、数据统计等，确保参会人员能够提前了解会议内容，提高会议效率。2.场地布置：根据会议规模和需求，合理安排会议场地，确保场地设施齐全、环境舒适。3.设备调试：提前调试好会议所需的音响、投影仪、麦克风等设备，确保会议顺利进行。三、会议议程与主持（一）会议议程制定1.议程内容：会议议程应包括会议主题、各项议题的顺序及时间安排、主持人及参会人员的发言顺序等。2.议程审核：会议发起者应将会议议程提前提交给上级领导审核，确保议程合理、全面，符合会议目的。（二）会议主持1.主持人职责：负责会议的开场、引导、组织和总结，确保会议按照预定议程有序进行。把控会议节奏，合理分配发言时间，避免出现冷场或讨论时间过长的情况。鼓励参会人员积极发言，引导各方充分发表意见，促进会议讨论的深入和有效。对会议讨论的内容进行记录和整理，确保会议决议清晰明确。2.主持人选定：一般由部门负责人或指定的资深员工担任会议主持人。如部门负责人无法主持会议，应提前指定替代人员，并通知参会人员。四、会议记录与纪要（一）会议记录1.记录人员：每次会议应指定专人负责会议记录，记录人员应具备良好的文字记录能力和理解能力。2.记录内容：详细记录会议时间、地点、参会人员、会议议程、发言内容、讨论结果、决议事项及责任人等。3.记录要求：记录应准确、完整、客观，尽量采用原话记录，不得随意增减或歪曲发言内容。（二）会议纪要1.纪要撰写：会议结束后，记录人员应及时整理会议记录，撰写会议纪要。会议纪要应突出会议重点，明确会议决议事项、责任人及完成时间。2.纪要审核：会议纪要初稿完成后，应提交给会议主持人审核，确保纪要内容准确反映会议精神。3.纪要发布：审核通过后的会议纪要应及时发送给参会人员及相关部门，并在公司内部进行存档。五、会议讨论与决策（一）讨论规则1.发言顺序：按照会议议程确定的发言顺序进行发言，如有特殊情况需要调整，应经主持人同意。2.尊重他人：参会人员应尊重他人的发言权利，认真倾听他人意见，不得打断或干扰他人发言。3.理性讨论：讨论应基于事实和数据，避免情绪化和片面性的观点，鼓励提出建设性的意见和建议。（二）决策方式1.共识决策：对于一般性问题，通过充分讨论达成共识，形成会议决议。2.投票决策：对于重要事项或存在较大分歧的问题，可采用投票方式进行决策。投票结果应记录在案，并作为会议决议的依据。3.领导决策：对于涉及公司战略、重大政策等事项，由公司领导进行最终决策。六、会议纪律与要求（一）参会纪律1.按时参会：参会人员应严格按照会议通知要求的时间准时到达会议地点，不得迟到、早退。2.遵守秩序：参会人员应遵守会议秩序，将手机调至静音或关机状态，不得在会议期间随意走动、接听电话或从事与会议无关的事情。3.积极参与：参会人员应认真准备会议发言，积极参与会议讨论，为解决问题和推动工作贡献自己的智慧和力量。（二）请假制度1.请假原因：如因特殊情况无法参加会议，应提前向会议发起者请假，并说明请假原因。2.请假流程：请假人应填写《会议请假申请表》，经部门负责人批准后，提交给会议发起者备案。（三）保密要求1.保密范围：会议讨论的涉及公司商业秘密、敏感信息等内容，参会人员应严格保密，不得泄露给无关人员。2.保密措施：会议资料应妥善保管，不得随意复印、传播；会议期间如需使用电子设备记录会议内容，应确保设备安全，防止信息泄露。七、会议效果评估与改进（一）效果评估1.评估指标：定期对部门会议的效果进行评估，评估指标包括会议目标达成情况、决策执行情况、参会人员满意度等。2.评估方式：通过问卷调查、数据分析、现场观察等方式收集评估信息，对会议效果进行客观评价。（二）改进措施1.问题分析：根据会议效果评估结果，分析会议组织与管理过程中存在的问题，如会议议程不合理、讨论时间过长、决