费用报销单填写规范制度

PAGE费用报销单填写规范制度一、总则1.目的为了加强公司财务管理，规范费用报销流程，确保费用报销的真实性、合理性、合法性，提高财务管理效率，特制定本费用报销单填写规范制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工在日常工作中发生的各类费用报销事项。3.基本原则费用报销应遵循真实性、合理性、相关性、合法性的原则。报销费用必须是实际发生的，与公司经营活动相关，且符合国家法律法规和公司财务制度的规定。二、费用报销单填写要求1.基本信息报销日期：填写实际报销的日期。员工姓名：填写报销人的姓名，应与公司人事档案一致。部门：填写报销人所在的部门。员工编号：填写公司为员工分配的唯一编号。2.费用明细费用项目：详细填写费用的具体内容，如差旅费、办公用品费、业务招待费等，应与公司费用报销分类一致。金额：填写实际发生的费用金额，大小写必须一致，不得涂改。附件张数：填写所附报销凭证的张数，确保附件完整、清晰。3.报销事由简要描述费用发生的原因和用途，应真实、准确、清晰，能够反映费用的实际情况。对于差旅费，应注明出差时间、地点、事由等；对于业务招待费，应注明招待对象、目的等。4.审批签字部门负责人：对费用的真实性、合理性进行审核，并签字确认。财务审核：财务人员对费用报销的合规性、票据的真实性等进行审核，并签字确认。总经理审批：根据公司授权，总经理对重大费用报销进行审批签字。三、费用报销分类及填写规范1.差旅费定义：员工因工作需要到外地出差所发生的交通、住宿、餐饮等费用。填写规范交通费用：填写乘坐交通工具的类型、起止地点、票价等信息，并附上相应的车票、机票等凭证。住宿费用：填写住宿酒店名称、地址、住宿时间、房价等信息，并附上酒店开具的发票。餐饮补贴：按照公司规定的标准填写补贴金额，并注明补贴天数。其他费用：如市内交通费、通讯费等，应详细填写费用明细，并附上相应凭证。2.办公用品费定义：公司购买日常办公所需的文具、纸张、设备等费用。填写规范购买日期：填写办公用品的购买日期。物品名称：详细列出所购买办公用品的名称、规格、数量等。单价：填写每件办公用品的价格。金额：根据单价和数量计算得出的总金额。供应商名称：填写提供办公用品的供应商名称。发票号码：附上购买办公用品的发票号码。3.业务招待费定义：公司为开展业务活动而发生的招待客户的餐饮、住宿、娱乐等费用。填写规范招待日期：填写业务招待的具体日期。招待对象：详细列出招待客户的单位名称、人员姓名等。招待事由：说明招待客户的原因和目的。费用明细：分别列出餐饮、住宿、娱乐等各项费用的金额，并附上相应发票。审批依据：注明本次业务招待是否符合公司业务招待标准及相关审批程序。4.通讯费定义：员工因工作需要发生的手机话费、固定电话费等费用。填写规范通讯类型：注明是手机话费还是固定电话费。号码：填写手机号码或固定电话号码。费用期间：填写通讯费用发生的时间段。金额：填写实际发生的通讯费用金额。发票号码：附上通讯费发票。5.车辆费用定义：公司车辆使用过程中发生的加油费、维修费、保险费等费用。填写规范车辆信息：填写车辆的车牌号、车型等。费用项目：分别填写加油费、维修费、保险费等具体费用项目。金额：填写各项费用的实际金额，并附上相应发票。使用部门：注明车辆的使用部门。6.会议费定义：公司组织召开会议所发生的场地租赁、会议设备租赁、餐饮、住宿等费用。填写规范会议名称：填写会议的具体名称。会议时间：注明会议召开的起止时间。会议地点：填写会议召开的地点。参会人数：统计参加会议的人数。费用明细：分别列出场地租赁、设备租赁、餐饮、住宿等各项费用金额，并附上相应发票。会议议程：简要描述会议的主要议程和内容。7.培训费定义：公司员工参加外部培训所发生的培训费用，包括学费、教材费、住宿费等。填写规范培训课程名称：填写参加培训的具体课程名称。培训机构名称：注明培训机构的全称。培训时间：填写培训的起止时间。费用明细：分别列出学费、教材费、住宿费等各项费用金额，并附上相应发票。培训证书编号：如有培训证书，填写证书编号。培训效果评估：简要描述培训后的收获和对工作的帮助。四、费用报销流程1.报销人准备按照本制度要求填写费用报销单，并将相关报销凭证粘贴整齐，附在报销单后面。确保报销凭证真实、合法、有效，发票应加盖发票专用章，收据应加盖财务专用章或发票专用章。2.部门负责人审核部门负责人对报销费用的真实性、合理性进行审核，确认费用与工作相关，并签字批准。如发现费用不合理或不符合公司规定，部门负责人应拒绝签字，并要求报销人作出解释或补充相关资料。3.财务审核财务人员收到报销单后进行合规性审核，检查报销凭证是否齐全、合规，费用计算是否正确，报销金额是否符合公司标准等。对不符合要求的报销单，财务人员应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关信息。4.总经理审批根据公司规定，对于超过一定金额的费用报销，需总经理审批。总经理对费用报销的必要性、合理性进行最终审核，并签字批准。5.报销支付经总经理审批后的报销单，财务人员按照公司财务流程进行报销支付。报销款项一般通过银行转账方式支付到报销人指定的银行账户，特殊情况需现金支付的，应严格按照公司现金管理规定执行。五、费用报销时间规定1.员工应在费用发生后及时填写报销单，并在规定时间内提交审批。一般情况下，费用报销应在费用发生后的[X]个工作日内提交，特殊情况经部门负责人和财务部门同意后可适当延长，但最长不得超过[X]个工作日。2.每月[具体日期]为集中报销时间，财务部门集中处理当月的费用报销事项。对于在集中报销时间之后提交的报销单，将顺延至下一个月处理。六、费用报销的其他规定1.票据要求报销凭证必须是正规发票或财政监制的收据，发票内容应完整、准确，包括发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等。发票应加盖发票专用章，印章清晰、完整，不得加盖其他印章或手写盖章。对于不符合规定的发票，财务部门有权拒绝报销。2.费用分摊对于多人共同发生的费用，如差旅费、会议费等，应根据实际情况进行合理分摊，并在报销单上注明分摊方式和每人分摊的金额。分摊费用的报销凭证可以是一张发票的复印件，但需在复印件上注明原件存放处，并由原件持有人签字确认。3.预付款项因业务需要预先支付的款项，如采购预付款、出差借款等，应填写预付款申请单，并按照公司预付款审批流程进行审批。预付款项在实际发生费用后，应及时办理报销手续，冲销预付款。4.特殊情况处理对于因特殊原因无法取得正规发票的费用报销，应填写情况说明，并经部门负责人、财务负责人和总经理审批后，方可报销。情况说明应详细说明费用发生的原因、金额、支付方式等信息。对于涉及外币的费用报销，应按照国家外汇管理规定进行折算，并提供相关汇率依据。七、监督与检查1.公司财务部门负责对费用报销情况进行定期检查和不定期抽查，确保费用报销符合本制度规定。2.对于违反本制度的费用报销行为，财务部门有权拒绝报销，并责令报销人改正