食品原料采购制度与规范

PAGE食品原料采购制度与规范一、总则1.目的本制度旨在规范公司食品原料采购行为，确保所采购的食品原料符合食品安全标准，保障公司生产经营活动的顺利进行，维护消费者的健康与安全。2.适用范围本制度适用于公司所有涉及食品原料采购的部门、岗位及相关人员。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。质量优先原则：优先采购质量可靠、信誉良好的供应商提供的食品原料，保障产品质量。公平公正原则：在采购过程中，遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益。成本效益原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购效益。二、采购计划与预算1.采购计划制定各部门应根据生产经营需求，提前制定食品原料采购计划。采购计划应明确原料名称、规格、数量、预计采购时间等详细信息。采购计划需经部门负责人审核后报采购部门汇总。采购部门根据汇总的采购计划，结合库存情况，制定公司整体采购计划。2.采购预算编制采购部门应根据采购计划，编制采购预算。采购预算应包括采购金额、运输费用、仓储费用等各项支出。采购预算需经财务部门审核，报公司管理层审批后执行。三、供应商管理1.供应商选择采购部门应建立供应商筛选机制，对潜在供应商进行评估和选择。评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。采购部门应要求供应商提供营业执照、食品生产许可证、食品经营许可证、产品质量检验报告等相关资质证明文件。采购部门应对供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系等情况。经考察合格的供应商，纳入公司合格供应商名录。2.供应商评估与考核采购部门应定期对供应商进行评估和考核，评估周期为每年一次。评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。采购部门应建立供应商评估档案，记录供应商的评估结果。对评估不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，采购部门应取消其合格供应商资格。3.供应商激励与淘汰采购部门应对表现优秀的供应商给予适当的激励，如增加采购量、优先付款等。对出现严重质量问题、交货期延误、价格不合理等情况的供应商，采购部门应及时淘汰，并在合格供应商名录中予以除名。四、采购流程1.采购申请各部门根据生产经营需求，填写采购申请表。采购申请表应包括原料名称、规格、数量、需求时间、用途等详细信息。采购申请表经部门负责人审核后报采购部门。2.采购审批采购部门收到采购申请表后，对其进行审核。审核内容包括采购计划、预算、供应商选择等方面。采购申请表经采购部门审核通过后，报公司管理层审批。公司管理层根据实际情况进行审批，并签署审批意见。3.采购实施采购部门根据审批通过的采购申请表，选择合适的供应商进行采购。采购人员应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括原料名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购人员应跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保原料按时、按质、按量交付。4.验收与入库原料到货后，采购部门应及时通知质量检验部门进行验收。质量检验部门应按照相关标准和要求，对原料的质量、规格、数量等进行检验。经检验合格的原料，质量检验部门应出具检验报告。采购人员凭检验报告办理入库手续，将原料存入仓库。经检验不合格的原料，采购人员应及时与供应商联系，要求其退换货或承担相应的责任。五、采购合同管理1.合同签订采购人员应在采购审批通过后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。采购合同应包括原料名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订后，采购人员应将合同副本交公司相关部门存档。2.合同执行与变更采购人员应跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保原料按时、按质、按量交付。如因特殊原因需要变更采购合同，采购人员应及时与供应商协商，并签订变更协议。变更协议应明确变更的内容、双方的权利和义务等条款。采购合同变更后，采购人员应将变更协议副本交公司相关部门存档。3.合同终止采购合同履行完毕后，采购人员应及时办理合同终止手续。合同终止手续包括清理货款、结算费用、退还保证金等。采购人员应将合同终止情况及时通知公司相关部门，并将合同原件存档。六、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应建立采购风险识别与评估机制，对采购过程中可能出现的风险进行识别和评估。风险识别内容包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险等方面。采购部门应根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。2.风险应对措施市场风险应对措施：采购部门应密切关注市场动态，及时了解原料价格变化情况，合理安排采购计划，避免因价格波动造成损失。质量风险应对措施：采购部门应加强对供应商的质量管理，要求供应商提供产品质量检验报告，对到货原料进行严格检验，确保原料质量符合要求。供应商风险应对措施：采购部门应建立供应商筛选机制，对潜在供应商进行评估和选择，选择信誉良好、生产能力强、产品质量可靠的供应商。同时，采购部门应加强对供应商的管理，定期对供应商进行评估和考核，及时淘汰不合格供应商。合同风险应对措施：采购部门应加强对采购合同的管理，签订合同前应仔细审查合同条款，确保合同内容合法合规、明确清晰。同时，采购部门应跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，避免因合同纠纷造成损失。七、采购监督与审计1.内部监督公司内部审计部门应定期对采购活动进行监督和审计，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况等。内部审计部门应及时发现采购活动中存在的问题，并提出整改意见和建议。采购部门应根据内部审计部门的意见和建议，及时进行整改，确保采购活动合法合规