规范性文件管理服务制度

PAGE规范性文件管理服务制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织规范性文件的管理，确保文件的合法性、规范性和有效性，提高工作效率，保障公司/组织各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部制定、发布、修订、废止以及使用的各类规范性文件。（三）定义1.规范性文件：是指公司/组织在履行职能过程中制定的，具有普遍约束力、能够反复适用的文件，包括规定、办法、细则、规则、规程、标准等。2.制定主体：指公司/组织内有权制定规范性文件的部门或机构。3.审核机构：负责对规范性文件进行合法性、合规性审核的部门或组织。（四）基本原则1.合法性原则：规范性文件的制定应当符合国家法律法规和政策要求，不得与上位法相抵触。2.规范性原则：文件内容应明确、具体、严谨，逻辑清晰，语言规范，避免模糊不清和歧义。3.统一协调原则：规范性文件应与公司/组织其他相关文件相互衔接、协调一致，避免出现矛盾和冲突。4.公开透明原则：规范性文件的制定、修订、废止等过程应按照规定程序进行公开，广泛征求意见，保障员工的知情权和参与权。二、规范性文件的制定（一）制定主体与权限1.公司/组织各部门根据其职责范围，负责制定本部门业务范围内的规范性文件。涉及多个部门职责的规范性文件，由相关部门联合制定，或由公司/组织指定牵头部门负责制定。2.重大事项或涉及全局性的规范性文件，由公司/组织高层决策机构研究决定制定，并明确起草部门。（二）制定程序1.立项各部门根据工作需要，每年年初提出本年度规范性文件制定计划，填写《规范性文件立项申请表》，包括文件名称、制定目的、主要内容、拟发布时间等。公司/组织综合管理部门对各部门报送的立项申请进行汇总审核，结合公司/组织年度工作重点和发展规划，确定年度规范性文件制定计划，并报公司/组织领导批准。2.起草起草部门应成立起草小组，明确小组成员的职责分工。起草人员应具备相应的专业知识和工作经验，熟悉相关法律法规和政策要求。起草过程中，起草人员应深入调研，广泛征求意见，收集相关资料，确保文件内容具有针对性和可操作性。规范性文件应结构完整，一般包括总则、分则、附则等部分。总则应阐明制定目的、依据、适用范围、基本原则等；分则应详细规定具体内容；附则应说明施行日期、解释权等事项。3.征求意见起草部门完成初稿后，应将文件送审稿发送至公司/组织内部相关部门以及可能涉及的外部单位（如合作伙伴、监管部门等）征求意见。征求意见期限一般不少于[X]个工作日。对于涉及员工切身利益、专业性较强或社会关注度较高的规范性文件，还应通过公司/组织内部公告栏、网站等渠道向全体员工公开征求意见。起草部门应对收到的意见进行认真梳理和分析，对合理意见予以采纳，并在修改说明中注明意见采纳情况。未采纳的意见，应说明理由。4.审核征求意见结束后，起草部门应将修改后的文件送审稿连同征求意见情况一并提交公司/组织审核机构进行审核。审核机构应从合法性、合规性、规范性等方面对文件送审稿进行全面审查。审核内容包括文件是否符合法律法规和政策要求，是否与公司/组织其他相关文件协调一致，文件内容是否明确、具体、可行等。审核机构在审核过程中可要求起草部门对有关问题进行说明或补充材料。审核结束后，审核机构应出具审核意见，明确文件是否通过审核。5.签发通过审核的规范性文件送审稿，由起草部门按照公司/组织公文处理程序，报公司/组织领导签发。公司/组织领导根据文件内容和审核意见，对文件进行最终审定，并签署签发意见。（三）编号与发布1.规范性文件统一编号，编号格式为：[公司/组织简称][年份][序号]，例如：[公司简称]20XX[0X]。2.文件经签发后，由公司/组织综合管理部门负责排版印刷，并通过公司/组织内部公告栏、网站、办公系统等渠道发布。发布时应注明文件的名称、编号、发布日期、生效日期等信息。三、规范性文件的备案与清理（一）备案1.规范性文件发布后，起草部门应在[X]个工作日内将文件纸质版和电子版报送公司/组织综合管理部门备案。备案内容包括文件的名称、编号、发布日期、生效日期、起草说明、审核意见等。2.公司/组织综合管理部门应建立规范性文件备案台账，对备案文件进行登记和管理，并定期对备案情况进行检查。（二）清理1.公司/组织综合管理部门应定期组织对规范性文件进行清理，清理周期一般为[X]年。清理工作应根据法律法规和政策变化、公司/组织发展需要以及实际执行情况等，对规范性文件进行全面审查。2.清理内容包括文件的合法性、有效性、适用性等。对于不符合法律法规和政策要求、已不适应实际工作需要或存在相互矛盾冲突的规范性文件，应及时予以修订或废止。3.起草部门负责对本部门制定的规范性文件进行自查清理，并将清理结果报送公司/组织综合管理部门。公司/组织综合管理部门汇总各部门清理情况后，提出规范性文件清理意见，报公司/组织领导批准。4.规范性文件清理结果应及时向公司/组织内部公布，并通过适当方式告知相关外部单位。四、规范性文件的使用与执行（一）文件传达1.公司/组织综合管理部门负责将发布的规范性文件及时传达给相关部门和人员。传达方式包括在办公系统发布通知、组织专题培训、发放纸质文件等。2.各部门应确保本部门员工及时了解和掌握与工作相关的规范性文件内容，并组织员工进行学习和培训，确保员工熟悉文件要求，正确执行文件规定。（二）文件执行1.公司/组织全体员工应严格遵守规范性文件的规定，按照文件要求履行职责，开展工作。各部门应将规范性文件执行情况纳入部门绩效考核体系，确保文件执行到位。2.在执行过程中，如发现规范性文件存在问题或需要进一步明确相关规定的，应及时向起草部门或公司/组织综合管理部门反馈。起草部门应根据反馈情况，及时对文件进行解释或修订。（三）监督检查1.公司/组织综合管理部门负责对规范性文件的执行情况进行监督检查，定期或不定期对各部门执行规范性文件的情况进行抽查。2.监督检查内容包括文件的传达学习情况、执行情况、执行效果等。对于发现的问题，应及时督促相关部门进行整改，并跟踪整改落实情况