如何规范三方询价制度

PAGE如何规范三方询价制度一、总则（一）目的为了规范公司采购活动中的三方询价行为，确保采购过程的公平、公正、公开，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及采购的项目，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：三方询价活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保询价过程合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商应一视同仁，不得偏袒任何一方，保证询价结果公平公正。3.公开透明原则：询价过程和结果应向相关利益方公开，接受监督。4.诚实守信原则：参与询价的各方应诚实守信，如实提供相关信息。二、询价主体与职责（一）采购部门1.负责发起三方询价需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求等详细信息。2.组织实施三方询价活动，包括选择询价供应商、发放询价文件、收集报价等。3.对询价结果进行初步评估和分析，提出推荐意见。（二）需求部门1.提供采购项目的技术要求、使用需求等专业意见，协助采购部门制定准确的询价文件。2.参与询价过程中的技术交流和商务谈判，对供应商的技术方案和报价进行评估。（三）财务部门1.对采购项目的预算进行审核，确保询价活动在预算范围内进行。2.参与询价结果的审核，从成本效益角度提出意见。（四）审计部门1.对三方询价活动进行审计监督，检查询价过程是否合规、公正。2.对询价结果进行审计评估，防止不正当利益输送。三、询价流程（一）询价准备1.采购部门根据公司需求，确定采购项目，并填写《三方询价申请表》，详细说明采购项目名称、规格、数量、质量要求、预计采购金额、交货时间等信息，提交至需求部门、财务部门和审计部门审核。2.需求部门对采购项目的技术要求进行审核，提出修改意见，确保询价文件准确反映需求。3.财务部门审核采购项目预算，确认是否在预算范围内，并签署意见。4.审计部门对询价申请进行合规性审查，重点检查是否符合公司采购政策和相关法律法规要求。5.经各部门审核通过后，采购部门负责制定询价文件。询价文件应包括采购项目的详细规格、技术要求、商务条款、报价要求、交货时间、售后服务等内容。（二）供应商选择1.采购部门通过公司供应商库、行业推荐、网络搜索等渠道，筛选出至少三家符合采购项目要求的潜在供应商。2.对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、业绩证明、信誉记录等方面的审核，确保供应商具备提供合格产品或服务的能力。3.向资格审查合格的供应商发放询价文件，并要求其在规定时间内提交报价文件。（三）报价收集与整理1.供应商在收到询价文件后，应按照要求编制报价文件，详细列出产品或服务的价格、规格、数量、交货时间、售后服务等内容，并加盖公章。2.采购部门在规定时间内收集供应商的报价文件，对报价文件进行初步审查，检查报价文件是否完整、清晰，报价是否符合询价文件要求。3.整理报价信息，将各供应商的报价进行汇总，形成《三方询价报价汇总表》，包括供应商名称、报价金额、产品或服务规格、交货时间等内容。（四）询价评估与谈判1.采购部门组织需求部门、财务部门等相关人员对供应商的报价文件进行评估。评估内容包括价格、质量、交货期、售后服务、信誉等方面。2.根据评估结果，选择报价合理、产品质量可靠、交货期满足要求、售后服务良好的供应商作为谈判对象。3.与谈判对象进行商务谈判，进一步了解其产品或服务的详细情况，争取更优惠的价格、更好的交货期和售后服务等条款，并记录谈判过程和结果。（五）确定中标供应商1.采购部门根据谈判结果，综合考虑各方面因素，确定中标供应商，并填写《三方询价中标通知书》。2.将中标通知书发送给中标供应商，并通知其签订采购合同。同时，向未中标供应商发送《三方询价未中标通知书》，说明未中标原因。（六）合同签订与执行1.中标供应商与公司按照中标通知书的要求签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品或服务规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。2.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，确保供应商按时、按质、按量提供产品或服务。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施，追究其违约责任。四、询价文件编制规范（一）基本要求1.询价文件应清晰、准确地表达采购项目的需求，避免模糊或歧义性的表述。2.内容应完整，涵盖采购项目的各个方面，包括技术要求、商务条款、报价要求等。3.语言应规范、简洁，易于供应商理解和响应。（二）技术要求部分1.详细描述采购项目的规格、型号、性能指标等技术参数，如有特殊要求应明确说明。2.提供产品或服务的质量标准，包括国家标准、行业标准或公司自定标准等。3.如有技术图纸、样品等相关资料，应随询价文件一并提供。（三）商务条款部分1.明确报价要求，包括报价方式（含税价、不含税价等）、报价有效期等。2.规定交货时间、交货地点、运输方式等交货条款。3.说明售后服务要求，如质保期、维修响应时间、售后服务内容等。4.列出付款方式和结算周期。（四）格式规范1.询价文件应采用统一的格式，包括封面、目录、正文、附件等部分。2.正文部分应分章节编写，层次分明，便于供应商查阅和响应。3.附件部分应包括相关技术资料、资质证明文件等。五、询价过程中的监督与管理（一）内部监督1.审计部门定期对三方询价活动进行审计检查，重点检查询价过程是否合规、公正，是否存在不正当利益输送等问题。2.财务部门对询价过程中的费用支出进行审核，确保费用合理、合规。3.需求部门和采购部门应建立内部沟通机制，及时反馈询价过程中的问题和情况，共同协商解决。（二）供应商监督1.要求供应商在询价过程中诚实守信，如实提供相关信息。如发现供应商存在虚假报价、提供虚假资料等行为，应取消其参与询价资格，并追究其法律责任。2.建立供应商信誉评价机制，对供应商的询价表现进行评价，评价结果作为后续合作的参考依据。（三）信息公开与保密1.询价过程中的相关信息应按照规定进行公开，确保公司内部各部门之间的信息共享。2.同时，对涉及公司商业秘密、供应商机密等信息应严格保密，防止信息泄露。六、询价结果的处理与存档（一）结果公示1.采购部门将三方询价结果在公司内部进行公示，公示期一般为[X]个工作日。公示内容包括中标供应商名称、中标金额、采购项目名称等信息。2.接受公司内部员工的监督和反馈，如对询价结果有异议，可在公示期内向采购部门提出书面意见，采购部门应进行调查核实，并将处理结果及时反馈。（二）结果存档1.采购部门负责将三方询价活动的相关文件和资料进