设备进出场核验制度规范

PAGE设备进出场核验制度规范一、总则（一）目的为加强公司设备进出场管理，确保设备进出场过程的规范、有序，保障公司资产安全，提高设备使用效率，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司所有设备的进出场核验管理，包括但不限于生产设备、办公设备、运输设备等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家相关法律法规及行业标准，确保设备进出场行为合法合规。2.准确性原则：对设备的信息进行准确核验，保证设备的型号、数量、规格等与相关文件一致。3.完整性原则：全面核验设备的各项资料及状态，确保设备进出场时具备完整的相关文件和良好的运行状态。4.责任明确原则：明确各环节的责任主体，确保设备进出场过程中责任清晰，便于追溯和管理。二、设备进场核验（一）设备采购进场1.采购部门在签订设备采购合同后，应及时将合同副本及设备清单提交给设备管理部门。2.设备管理部门依据合同及清单，提前做好设备进场准备工作，包括安排核验场地、准备核验工具等。3.设备到货前，采购部门应通知设备管理部门及相关使用部门。设备到货时，采购部门、设备管理部门及使用部门共同参与核验。4.核验内容包括：设备外观：检查设备有无损坏、变形、掉漆等情况。设备型号、规格：核对设备铭牌及相关技术文件，确保与合同一致。设备数量：清点设备主机、附件、配件等的数量是否齐全。随机资料：检查设备的使用说明书、合格证、质量检验报告等随机资料是否齐全。5.核验过程中，如发现设备存在问题，采购部门应及时与供应商沟通协调解决。对于严重质量问题的设备，应拒绝接收，并按照合同约定处理。6.核验合格后，设备管理部门填写《设备进场核验记录》，各方签字确认。设备管理部门将设备移交使用部门，并办理相关交接手续。（二）设备租赁进场1.租赁部门在签订设备租赁合同后，应将合同副本提交给设备管理部门。2.设备管理部门按照采购设备进场的要求，对租赁设备进行核验。3.除上述采购设备进场核验内容外，还需核验设备的租赁期限、租赁费用等相关条款是否与合同一致。4.对于租赁设备的特殊要求，如设备的安装调试、操作人员培训等，租赁部门应确保供应商按照合同约定执行。5.核验合格后，同样填写《设备进场核验记录》，各方签字确认。设备管理部门将设备移交使用部门，并告知租赁相关事宜。（三）设备调拨进场1.设备调拨申请部门填写《设备调拨申请表》，详细说明调拨设备的名称、型号、数量、调拨原因等信息，并提交给设备管理部门。2.设备管理部门审核调拨申请，如同意调拨，安排调出部门与调入部门进行设备交接核验。3.核验内容包括：设备外观、型号规格、数量、运行状态等。调出部门应确保设备完好，并提供设备的相关资料。4.核验合格后，调入部门、调出部门及设备管理部门共同填写《设备调拨交接记录》，各方签字确认。设备管理部门更新设备台账信息。三、设备出场核验（一）设备报废出场1.使用部门提出设备报废申请，填写《设备报废申请表》，详细说明设备报废原因、设备现状等情况，并提交相关证明材料。2.设备管理部门组织技术人员对申请报废的设备进行技术鉴定，确认设备是否符合报废条件。3.经鉴定符合报废条件的设备，设备管理部门审核申请，报公司领导审批。4.审批通过后，设备管理部门安排设备报废出场。在设备出场前，对设备进行最后一次核验，确保设备已拆除相关重要部件，防止资产流失。5.设备报废出场时，设备管理部门填写《设备报废出场记录》，记录设备的去向等信息。（二）设备外借出场1.外借部门填写《设备外借申请表》，注明外借设备的名称、型号、数量、外借期限、外借用途等信息，并提交给设备管理部门。2.设备管理部门审核外借申请，评估外借风险。如同意外借，要求外借部门提供担保或签订外借协议。3.外借设备出场前，设备管理部门对设备进行核验，确保设备完好、资料齐全。4.核验合格后，在外借设备上做好标识，填写《设备外借出场记录》，记录外借设备的相关信息及外借部门、外借期限等内容。外借部门与设备管理部门办理交接手续。5.外借期限届满，外借部门应按时归还设备。设备管理部门对归还的设备进行核验，如设备存在损坏等情况，按照外借协议处理。（三）设备出售出场1.出售设备的部门填写《设备出售申请表》及《设备出售清单》，详细列出出售设备的信息，并提交给设备管理部门。2.设备管理部门审核出售申请，报公司领导审批。审批通过后，组织对出售设备进行评估定价。确定价格后，发布出售信息。3.购买方确定后，签订设备出售合同。在设备出场前，设备管理部门按照进场核验要求对设备进行核验，确保设备符合出售合同约定。4.核验合格后，填写《设备出售出场记录》，记录设备出售的相关信息，包括购买方、合同编号、设备信息等。设备管理部门与购买方办理设备交接手续，并按照合同约定收取款项。四、核验人员职责（一）采购部门人员职责1.负责与供应商沟通设备采购相关事宜，确保设备按时、按质到货。2.参与设备采购进场核验，协助设备管理部门及使用部门核对设备合同条款及相关资料。当设备出现问题时，负责与供应商协商解决。（二）设备管理部门人员职责1.制定设备进出场核验计划，组织实施核验工作。2.负责审核设备进出场申请，确保申请符合公司规定和流程。3.对设备进出场进行全面核验，包括设备外观、型号规格、数量、资料等，并填写相关核验记录。4.建立设备进出场档案，妥善保管核验记录及相关资料，便于查询和追溯。5.定期对设备进出场核验情况进行总结分析，提出改进措施和建议。（三）使用部门人员职责1.配合设备管理部门做好设备进出场核验工作，提供设备使用过程中的相关信息。2.对进场设备进行验收，检查设备是否满足使用要求。3.在设备出场时，确保设备已清理干净，相关资料已归还设备管理部门。（四）技术人员职责1.参与设备进出场核验中的技术鉴定工作，如对报废设备进行技术评估，判断是否符合报废条件。2.对设备的技术性能、运行状态等进行专业检查，为核验工作提供技术支持。五、核验记录与档案管理（一）核验记录1.每次设备进出场核验均应填写详细的《设备进出场核验记录》，记录内容包括设备名称、型号、规格、数量、进出场日期、核验情况、存在问题及处理结果等。2.《设备进出场核验记录》应由核验人员、设备管理部门负责人、使用部门负责人等相关人员签字确认，确保记录的真实性和有效性。3.设备进出场核验记录应妥善保存，保存期限按照公司档案管理规定执行，以便日后查询和追溯。（二）档案管理1.设备管理部门应建立设备进出场档案库，将设备进出场的相关资料进行分类归档。档案资料包括设备采购合同、租赁合同、调拨申请表、报废申请表、外借申请表、出售申请表、设备清单、核验记录、随机资料等。2.档案应按照设备类别、进出场时间等进行分类整理，便于查找和管理。同时，应建立电子档案，实现档案的信息化管理，提高档案查阅效率。3.档案管理人员应定期对设备进出场档案进行检查和维护，确保档案的完整性和安全性。对于过期档案，应按照公司规定进行销毁处理。六、监督与考核（一）监督机制1.公司内部设立设备进出场核验监督小组，由设备管理部门、财务部门、审计部门等相关人员组成。监督小组定期对设备进出场核验工作进行检查，确保核验工作严格按照制度规范执行。2.监督小组有权对设备进出场过程中的违规行为进行制止和纠正，并要求相关责任部门限期整改。对于严重违规行为及造成公司损失的情况，将追究相关人员的责任。（二）考核办法1.制定设备进出场核验工作考核指标，包括核验准确率、资料完整性、问题处理及时性等。2.对设备管理部门、采购部门、使用部门等相关部门及人员的设备进出场核验工作进行考核评分。考核结果与部门及个人的绩效挂钩。3.对于在设备进出场核验工作