外包规范管理制度范本

PAGE外包规范管理制度范本一、总则（一）目的为规范公司外包业务管理，确保外包活动符合相关法律法规及行业标准，提高外包服务质量，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有外包业务活动，包括但不限于信息技术外包、业务流程外包、人力资源外包等。（三）基本原则1.合法合规原则外包业务应严格遵守国家法律法规、行业规范以及公司内部规定，确保各项活动合法合规。2.风险可控原则对外包业务进行全面风险评估，采取有效措施进行风险防范和控制，降低潜在风险对公司的影响。3.质量保障原则明确外包服务质量标准，加强对外包商的监督管理，确保外包服务质量达到或优于公司要求。4.合作共赢原则与外包商建立良好的合作关系，实现优势互补，共同发展，促进公司整体业务目标的实现。二、外包业务分类及定义（一）信息技术外包（ITO）指公司将信息技术相关的部分或全部工作委托给专业的信息技术服务提供商，包括软件开发、系统维护、数据处理、网络管理等。（二）业务流程外包（BPO）涵盖公司将特定的业务流程委托给外部专业机构进行管理和运作，如财务流程外包、客户服务外包、供应链管理外包等。（三）人力资源外包（HRO）主要是公司将人力资源管理的部分职能外包给专业人力资源服务机构，如招聘外包、培训外包、薪酬福利管理外包等。三、外包商选择与评估（一）外包商选择标准1.资质信誉具备合法经营资质，在行业内拥有良好的信誉和口碑，无重大违法违规记录。2.专业能力拥有与外包业务相匹配的专业技术、管理团队和丰富的行业经验，能够提供高质量的服务。3.服务质量具备完善的服务质量管理体系，能够有效保障服务的稳定性、可靠性和及时性。4.财务状况财务状况良好，具备较强的资金实力和抗风险能力，能够确保外包服务的持续开展。5.价格合理在保证服务质量的前提下，提供具有竞争力的价格，符合公司成本控制要求。（二）外包商筛选流程1.需求分析根据公司业务需求，明确外包业务的具体要求和标准。2.信息收集通过多种渠道收集潜在外包商的信息，包括市场调研、行业推荐、网络搜索等。3.初步筛选对外包商提交的资料进行初步审核，筛选出符合基本条件的外包商名单。4.实地考察对初步筛选出的外包商进行实地考察，了解其实际运营情况、管理水平、技术能力等。5.综合评估组织相关部门和人员对外包商进行综合评估，评估内容包括资质信誉、专业能力、服务质量、财务状况、价格等方面。6.确定合作外包商根据综合评估结果，确定最终合作的外包商，并签订合作协议。（三）外包商定期评估1.评估周期每年对外包商进行一次全面评估，每季度进行一次定期检查。2.评估内容包括服务质量、工作进度、成本控制、客户满意度、合规情况等方面。3.评估方式采用定量与定性相结合的方式，通过数据分析、现场检查、客户反馈、问卷调查等多种途径收集评估信息。4.评估结果应用根据评估结果，对外包商进行分类管理。对于表现优秀的外包商，给予适当奖励和更多合作机会；对于存在问题的外包商，及时发出整改通知，要求其限期整改；对于整改不力或严重违反合作协议的外包商，终止合作关系。四、外包合同管理（一）合同签订1.合同起草由公司相关部门根据外包业务需求起草合同文本，明确双方的权利义务、服务内容、服务标准、价格条款、保密条款、违约责任等重要事项。2.合同审核合同文本起草完成后，提交公司法务部门、财务部门等相关部门进行审核，确保合同内容合法合规、条款清晰明确、风险可控。3.合同签订审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与外包商签订合同，并加盖双方公章。（二）合同执行与监督1.合同交底合同签订后，由合同管理部门组织相关部门和人员进行合同交底，确保各部门了解合同内容和要求，明确各自职责。2.服务跟踪建立外包服务跟踪机制，定期对外包商的服务进度、质量等进行检查和监督，及时发现并解决问题。3.变更管理如因业务需求变化等原因需要对外包合同进行变更，应按照合同约定的变更程序进行操作，签订变更协议，并确保变更后的合同内容合法合规。（三）合同终止1.正常终止合同期满或双方协商一致同意终止合同的，按照合同约定办理终止手续。2.提前终止如外包商出现严重违约行为或因不可抗力等原因导致合同无法继续履行的，公司有权提前终止合同，并要求外包商承担相应的违约责任。3.终止清算合同终止后，组织相关部门对合同执行情况进行清算，包括服务费用结算、资产交接、资料归档等工作。五、外包业务过程管理（一）项目启动1.项目立项明确外包项目的目标、范围、时间、质量、成本等要求，制定项目计划，并报公司相关部门审批。2.项目团队组建根据项目需求，组建由公司内部人员和外包商人员组成的项目团队，明确团队成员的职责分工。3.项目启动会议召开项目启动会议，向项目团队成员传达项目目标、要求和计划，明确工作流程和沟通机制。（二）项目实施1.工作安排外包商按照项目计划和合同要求，组织开展各项外包服务工作，并定期向公司汇报工作进展情况。2.质量控制建立外包服务质量控制体系，制定质量标准和检验流程，对外包服务过程进行全程监控，确保服务质量符合要求。3.进度监控定期检查外包项目的进度执行情况，及时发现并解决进度滞后等问题，确保项目按时完成。4.沟通协调建立有效的沟通协调机制，加强公司内部各部门之间以及公司与外包商之间的沟通与协作，及时解决项目实施过程中出现的问题。（三）项目验收1.验收准备外包商完成项目任务后，提交项目验收申请，并提供相关验收资料。公司组织相关部门和人员进行验收准备工作。2.验收实施按照合同约定的验收标准和程序，对项目进行全面验收。验收内容包括服务质量、工作成果、文档资料等方面。3.验收报告验收合格后，出具验收报告；验收不合格的，要求外包商限期整改，直至验收合格。六、信息安全管理（一）信息安全责任划分1.公司责任公司负责制定外包业务信息安全管理制度和标准，明确信息安全管理要求，并对外包商的信息安全管理工作进行监督和指导。2.外包商责任外包商应建立健全信息安全管理体系，采取有效的信息安全防护措施，确保公司信息资产的安全。（二）信息安全措施1.网络安全对外包业务涉及的网络进行安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等，防止网络攻击和数据泄露。2.数据安全对公司重要数据进行加密处理，定期备份，并严格控制数据访问权限，防止数据被非法获取或篡改。3.人员安全加强对外包商人员的信息安全培训和管理，签订保密协议，明确保密责任和义务。4.应急管理制定信息安全应急预案，定期进行演练，确保在发生信息安全事件时能够及时响应和处理。（三）信息安全审计1.定期审计定期对外包商的信息安全管理情况进行审计，检查其信息安全措施的执行情况和效果。2.专项审计根据需要，对外包业务涉及的特定信息安全事项进行专项审计，及时发现并解决存在的问题。七、保密管理（一）保密范围1.公司商业秘密包括公司的技术秘密、经营秘密、客户信息、财务信息等。2.外包业务相关信息涉及外包业务的项目计划、合同文本、技术资料、业务数据等。（二）保密措施1.保密协议与外包商签订保密协议，明确保密责任和义务，约定保密期限和违约责任。2.人员管理对外包商人员进行保密教育和培训，要求其遵守公司保密制度。3.物理环境安全对外包业务涉及的办公场所、设备等采取安全防护措施，防止信息泄露。4.信息传输安全在信息传输过程中，采取加密等安全措施，确保信息安全。（三）保密监督与检查1.定期检查定期对外包商的保密工作进行检查，发现问题及时督促整改。2.违规处理如外包商违反保密协议，公司有权要求其承担违约责任，并采取相应的法律措施追究其责任。八、风险管理（一）风险识别与评估1.风险识别对外包业务可能面临的风险进行全面识别，包括市场风险、技术风险、质量风险、安全风险、法律风险等。2.风险评估采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险等级和影响程度。（二）风险应对措施1.风险规避对于高风险且无法有效控制的外包业务，采取风险规避策略，停止相关外包活动。2.风险降低通过加强管理、完善制度、优化流程等措施，降低外包业务风险发生的可能性和影响程度。3.风险转移通过购买保险、签订免责条款等方式，将部分风险转移给第三方。4.风险接受对于风险较低且在公司可承受范围内的外包业务，采取风险接受策略，密切关注风险变化情况。（三）风险监控与预警1.风险监控建立风险监控机制，定期对外包业务风险进行监测和分析，及时掌握风险动态。2.预警管理设定风险预警指标和阈值，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施。九、培训与沟通管理（一）培训管理1.培训需求分析根据外包业务特点和公司要求，定期分析外包商人员的培训需求。2.培训计划制定制定针对性的培训计划，明确培训内容、培训方式、培训时间等。3.培训实施组织开展外包商人员培训工作，确保培训效果达到预期目标。（二）