企业档案管理与保密制度

企业档案管理与保密制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》及行业相关标准制定，结合企业内部档案管理需求与风险防控要求，旨在规范企业档案的形成、收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等全过程管理，防范泄密风险，保障档案信息安全，促进企业合规运营。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司经营管理、技术研发、人力资源、财务审计等所有业务场景下的档案管理与保密工作，包括纸质档案、电子档案及其他形式载体档案的管理。第三条本制度下列术语定义如下：（一）“XX专项管理”指企业围绕档案管理风险防控建立的制度体系、操作规范及监督机制，涵盖档案全生命周期各环节的管理要求。（二）“XX风险”指因档案管理不善导致的信息泄露、篡改、损毁或非法利用等可能引发的法律责任、经济赔偿或声誉损失。（三）“XX合规”指企业档案管理活动符合国家法律法规、行业规范及内部制度要求，确保档案管理合法、安全、高效。第四条档案管理与保密工作遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：档案管理范围覆盖企业所有业务领域及档案类型，不留管理空白。（二）责任到人原则：明确各层级、各部门及岗位的档案管理与保密责任，确保责任可追溯。（三）风险导向原则：聚焦高风险环节，实施差异化管控措施，优先防范重大风险。（四）持续改进原则：定期评估档案管理效果，动态优化制度流程，提升管理效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司档案管理与保密工作负总责，统筹决策重大事项；分管领导作为直接责任人，负责组织落实制度执行，协调解决重大问题。第六条设立公司档案管理与保密工作领导小组，由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，成员包括各部门负责人及专责部门代表。领导小组负责统筹协调档案管理与保密工作，审批重大管理制度，监督评价管理成效。第七条公司档案管理部门（或指定牵头部门）承担以下职责：（一）统筹制定和修订档案管理与保密制度，组织培训宣贯；（二）开展档案管理风险识别与评估，建立风险台账；（三）监督检查制度执行情况，提出改进建议；（四）管理档案信息系统，保障系统安全稳定运行。第八条公司合规管理部（或指定专责部门）承担以下职责：（一）审核档案管理业务流程的合规性，优化操作规范；（二）处置重大档案管理风险事件，提供合规咨询；（三）参与档案保密审查，指导部门开展保密自查。第九条各部门及下属单位承担以下职责：（一）落实本领域档案管理要求，指定专人负责日常管理；（二）开展员工保密教育，确保岗位操作符合制度规定；（三）及时上报档案管理问题，配合风险处置工作。第十条基层执行岗位员工应履行以下义务：（一）签署岗位合规承诺书，明确保密责任；（二）按规定处理涉密档案，禁止违规复制、传递或销毁；（三）发现档案管理风险及时上报，协助调查处置。第三章专项管理重点内容与要求第十一条档案收集与形成管理档案收集应遵循完整性、及时性原则，确保业务活动档案完整记录关键信息，禁止遗漏或伪造。各部门应建立档案目录，明确归档范围及时间要求。第十二条档案整理与分类管理档案整理应遵循原始性原则，按业务类型、保管期限分类归档，确保档案信息准确、条理清晰。电子档案应采用统一格式存储，禁止使用非授权系统归档。第十三条档案保管与安全防护管理（一）纸质档案应存放在符合保密要求的专用库房，实施“双人双锁”管理；（二）电子档案应定期备份，存储在加密服务器，禁止违规外传或共享；（三）涉密档案应分级标注密级，实行“定密授权”制度，禁止非授权人员接触。第十四条档案利用与借阅管理（一）档案利用需经部门负责人审批，涉密档案需经分管领导核准；（二）借阅涉密档案应全程登记，使用完毕后立即归还，禁止拍照或复印；（三）档案销毁应严格履行审批程序，由档案管理部门监督执行，并记录销毁情况。第十五条档案鉴定与移交管理（一）定期开展档案鉴定，区分保管期限，对到期档案编制销毁清册；（二）对外合作项目档案应实行集中管理，禁止擅自提供给合作方；（三）重大建设项目档案应纳入集团统一监管，确保信息完整可追溯。第十六条档案信息化管理（一）统一建设档案管理系统，实现电子档案全流程在线管理；（二）系统权限设置遵循“最小授权”原则，定期开展权限核查；（三）信息系统应具备数据加密、访问日志等功能，确保数据安全。第十七条档案保密风险防控（一）制定档案保密应急预案，明确紧急情况下的处置流程；（二）定期开展保密自查，对发现的漏洞及时整改；（三）禁止使用非涉密设备处理涉密档案，禁止在公共网络传输敏感信息。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制档案管理部门应每年评估制度有效性，根据法律法规变化、业务调整及风险事件动态修订制度，确保制度适用性。第十九条风险识别预警机制（一）每季度开展档案管理风险排查，重点检查保管、利用等环节；（二）对高风险事项发布预警通知，要求相关部门限期整改；（三）建立风险趋势分析模型，提前识别潜在风险。第二十条合规审查机制（一）重大档案管理事项需经合规审查，未经审查禁止实施；（二）合同签订、项目启动等环节嵌入档案合规审查节点；（三）审查结果纳入部门绩效考核，确保审查刚性约束。第二十一条风险应对机制（一）一般风险由部门自行处置，重大风险由领导小组统筹协调；（二）制定风险事件上报流程，禁止隐瞒或迟报；（三）建立跨部门协同机制，确保风险处置高效联动。第二十二条责任追究机制（一）违规情形包括擅自销毁档案、违规传递涉密信息等，根据情节严重程度实施警告、降级等处罚；（二）重大泄密事件追究部门负责人连带责任，涉嫌犯罪的移交司法机关；（三）处罚结果与绩效考核、评优评先挂钩，形成正向约束。第二十三条评估改进机制（一）每年开展档案管理成效评估，从制度覆盖率、风险控制率等维度考核；（二）针对评估发现的问题制定优化方案，闭环管理；（三）定期向领导小组汇报评估结果，推动体系持续完善。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障（一）各级领导应将档案管理与保密工作纳入年度工作计划，明确推进责任；（二）设立档案管理与保密专项经费，保障制度落实所需资源。第二十五条考核激励机制（一）将档案管理与保密情况纳入部门年度考核，权重不低于X%；（二）对表现突出的部门和个人给予奖励，对违规行为实施负面积分；（三）考核结果与干部任免、评优评先直接挂钩。第二十六条培训宣传机制（一）新员工入职必须接受档案管理与保密培训，考核合格后方可上岗；（二）每年开展全员培训，重点讲解制度更新及典型案例；（三）制作宣传手册，在办公区显著位置张贴合规提示。第二十七条信息化支撑（一）采用电子签名、人脸识别等技术手段强化档案操作管控；（二）建立风险实时监控平台，对异常操作自动报警；（三）与财务、人力资源等系统对接，实现档案数据自动归集。第二十八条文化建设（一）每年开展“档案保密月”活动，营造全员合规氛围；（二）组织签订合规承诺书，明确岗位责任；（三）评选“档案管理标兵”，树立先进典型。第二十九条报告制度（一）每月上报风险事件处置情况，季度汇总分析管理成效；（二）年度提交档案管理与保密工作报告，内容包括制度执行情况、风险