工具辅材管理规范制度

PAGE工具辅材管理规范制度一、总则（一）目的为加强公司工具辅材的管理，确保工具辅材的合理使用、有效保管和成本控制，提高工作效率，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及工具辅材的采购、使用、保管、盘点、报废等环节的部门和人员。（三）基本原则1.统一管理原则：工具辅材的管理工作由公司指定部门统一负责，实行集中管理、统筹调配。2.合理使用原则：各部门应根据工作实际需求，合理领用和使用工具辅材，避免浪费和闲置。3.责任明晰原则：明确工具辅材管理各环节的责任主体，确保责任落实到人。4.成本控制原则：在保证工作正常开展的前提下，严格控制工具辅材的采购成本和使用成本。二、管理职责（一）采购部门职责1.根据公司各部门的需求计划，结合库存情况，编制工具辅材采购计划。2.选择合格的供应商，进行询价、比价、议价，签订采购合同。3.负责工具辅材的采购、运输、验收等工作，确保采购的工具辅材符合质量要求和使用标准。4.建立供应商档案，定期对供应商进行评估和管理。（二）仓库管理部门职责1.负责工具辅材的入库、存储、保管和发放工作。2.建立工具辅材库存台账，及时记录工具辅材的出入库情况，确保账实相符。3.对库存工具辅材进行定期盘点，发现问题及时上报并处理。4.做好仓库的安全管理工作，确保工具辅材的存储安全。（三）使用部门职责1.根据工作需要，提前向仓库管理部门提交工具辅材领用申请。2.正确使用和保管领用的工具辅材，不得擅自转借、挪用或丢失。3.定期对本部门使用的工具辅材进行清理和盘点，及时反馈工具辅材的使用情况和存在的问题。4.协助仓库管理部门做好工具辅材的盘点工作。（四）财务部门职责1.负责工具辅材采购资金的审核和支付。2.对工具辅材的成本进行核算和分析，提供成本控制建议。3.参与工具辅材的盘点工作，监督盘点结果。（五）质量管理部门职责1.对采购的工具辅材进行质量检验，确保其符合相关质量标准。2.对工具辅材在使用过程中的质量问题进行跟踪和处理。三、采购管理（一）采购计划1.各部门应根据工作任务和设备运行情况，提前制定工具辅材需求计划，并提交给采购部门。需求计划应明确工具辅材的名称、规格、型号、数量、预计使用时间等信息。2.采购部门结合各部门需求计划和库存情况，综合考虑市场供应、价格波动等因素，编制工具辅材采购计划。采购计划应包括采购项目、采购数量、采购时间、预算金额等内容。3.采购计划需经相关部门负责人审核，报公司领导批准后实施。（二）供应商选择1.采购部门应建立合格供应商名录，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行评估和审核。2.优先选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理且售后服务完善的供应商。对于新供应商，应进行实地考察或要求提供样品进行检验。3.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。（三）采购实施1.采购部门按照采购合同要求，及时向供应商下达采购订单，跟踪采购进度，确保按时、按质、按量完成采购任务。2.对于紧急采购需求，采购部门应在确保质量的前提下，采取快速有效的采购方式，满足生产经营的紧急需要。采购完成后，应及时补办相关审批手续。3.采购的工具辅材到货后，采购部门应通知仓库管理部门进行验收。验收内容包括数量、规格、型号、质量等方面，确保与采购合同一致。四、入库管理（一）验收1.仓库管理部门在收到采购的工具辅材后，应及时组织验收。验收人员应根据采购合同、质量标准等要求，对工具辅材的数量、规格、型号、外观、质量等进行仔细检查。2.对于重要的工具辅材或有特殊要求的工具辅材，应邀请质量管理部门或相关技术人员参与验收。验收合格后，验收人员应在验收单上签字确认。3.如发现工具辅材存在数量短缺质量问题等，验收人员应及时通知采购部门与供应商协商解决。在问题未解决之前，不得办理入库手续。（二）入库1.验收合格的工具辅材，仓库管理部门应按照规定的存放区域和方式进行分类存放，并做好标识。标识应包括工具辅材名称、规格、型号、批次、入库日期等信息。2.仓库管理人员应根据验收单和入库实际情况，及时在库存台账上记录工具辅材的入库时间、数量、规格、型号等信息，确保账实相符。3.对于贵重工具辅材或易损工具辅材，应单独存放，并采取相应的防护措施。五、库存管理（一）存储1.仓库应保持整洁、干燥、通风良好，具备必要的消防、安全设施，确保工具辅材的存储安全。2.工具辅材应按照类别、规格、型号等进行分类存放，并有明显的标识，便于查找和盘点。3.对于有保质期要求的工具辅材，应按照规定的存储条件进行存放，并建立保质期台账，定期检查，确保在保质期内使用。（二）盘点1.仓库管理部门应定期对工具辅材进行盘点，盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点，每年进行一次年终盘点。2.盘点前，仓库管理人员应做好准备工作，包括整理库存台账、核对账目、清理仓库等。盘点时，应采用实地清点的方式，确保账实相符。3.盘点结束后，仓库管理人员应编制盘点报告，详细记录盘点情况，包括盘盈、盘亏数量及原因分析等。如发现账实不符，应及时查明原因，并按照规定进行处理。（三）库存预警1.仓库管理部门应根据工具辅材的历史使用数据、采购周期等因素，设定合理的库存预警指标。当库存数量低于或高于预警指标时，应及时发出预警信息。2.库存预警信息应发送给采购部门、使用部门等相关人员，以便及时采取措施进行采购补充或调整使用计划。六、领用管理（一）领用申请1.使用部门如需领用工具辅材，应提前填写工具辅材领用申请表，注明工具辅材名称、规格、型号、数量、领用用途等信息。2.领用申请表需经部门负责人审核签字后，提交给仓库管理部门。（二）领用发放1.仓库管理部门收到领用申请表后，应根据库存情况进行审核。如库存充足，应及时办理发放手续；如库存不足，应告知使用部门并说明情况。2.仓库管理人员按照领用申请表的内容，发放工具辅材，并在库存台账上记录领用时间、领用部门、领用数量等信息。3.领用人员应在工具辅材领用登记表上签字确认，领取工具辅材后，应妥善保管和使用，不得擅自转借、挪用或丢失。七、使用管理（一）正确使用1.各部门应组织员工学习工具辅材的正确使用方法和操作规程，确保员工能够熟练、安全地使用工具辅材。2.使用人员在使用工具辅材时，应严格按照操作规程进行操作，不得违规使用，以免造成工具辅材损坏或安全事故。3.对于精密、贵重工具辅材，应指定专人负责使用，并进行必要的培训和指导。（二）维护保养1.使用部门应定期对领用的工具辅材进行维护保养，确保其性能良好，延长使用寿命。2.维护保养工作应包括清洁、润滑、紧固、调试、检查等内容，具体维护保养要求可根据工具辅材的特点和使用说明书进行制定。3.对于发现的工具辅材故障或损坏，使用部门应及时通知相关人员进行维修或更换，不得继续使用存在安全隐患的工具辅材。八、报废管理（一）报废鉴定1.工具辅材在使用过程中，如出现损坏、老化、性能下降等情况，无法继续使用时，使用部门应填写工具辅材报废申请表，注明报废原因、工具辅材名称、规格、型号、购置时间、已使用年限等信息。2.仓库管理部门收到报废申请表后，应会同质量管理部门、技术部门等相关人员对报废工具辅材进行鉴定，确定是否符合报废条件。3.对于价值较高的工具辅材或批量报废的工具辅材，应组织专门的鉴定小组进行评估和鉴定。（二）报废处理1.经鉴定符合报废条件的工具辅材，由仓库管理部门填写工具辅材报废清单，报公司领导批准后进行报废处理。2.报废处理方式可根据工具辅材的实际情况选择，如出售给废品回收公司、拆解后作为原材料再利用等。在报废处理过程中，应做好记录，确保报废工具辅材得到妥善处理。3.对于有保密要求或涉及知识产权的工具辅材，报废处理前应进行相应的保密措施，防止信息泄露。九、监督与考核（一）监督检查1.公司应定期对工具辅材的管理情况进行监督检查，检查内容包括采购计划执行情况、库存管理情况、领用发放情况、使用维护情况、报废处理情况等。2.监督检查可采用定期检查、不定期抽查等方式进行，检查人员应认真填写检查记录，对发现的问题及时提出整改意见。（二）考核评价1.建立工具辅材管理考核评价制度，对各部门和相关人员在