内江合同管理制度规范

PAGE内江合同管理制度规范一、总则（一）目的为加强内江[公司/组织名称]合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于内江[公司/组织名称]及其所属各部门、分支机构在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.诚实守信原则：合同各方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。3.风险防范原则：注重合同风险的识别、评估和控制，确保公司利益不受损害。4.统一管理原则：合同管理实行统一领导、分级负责，归口管理部门对合同进行集中管理。二、合同管理部门及职责（一）归口管理部门公司[具体部门名称]作为合同归口管理部门，负责合同管理的统筹、协调和指导工作。其主要职责包括：1.制定和完善合同管理制度、流程和文本模板。2.组织合同法律知识培训，提高员工合同法律意识。3.参与重大合同的谈判、起草、审核等工作。4.对合同签订、履行情况进行监督检查，定期统计分析合同管理情况。5.协调处理合同纠纷，参与合同纠纷的诉讼、仲裁等活动。（二）业务部门各业务部门负责本部门合同的起草、谈判、签订、履行、变更、解除等具体工作，并配合归口管理部门做好合同管理相关工作。其主要职责包括：1.根据业务需要，及时起草合同文本，并提交归口管理部门审核。2.负责合同的谈判工作，与合同对方就合同条款进行协商，争取有利的合同条件。3.严格按照合同约定履行义务，及时处理合同履行过程中出现的问题，并向归口管理部门报告。4.负责合同变更、解除等事项的提出和办理，并将相关情况告知归口管理部门。5.保管本部门签订的合同档案资料，按照规定进行归档和移交。（三）法务部门法务部门负责对合同进行法律审核，提供法律意见和建议，防范法律风险。其主要职责包括：1.对合同文本进行合法性审查，确保合同条款符合法律法规要求。2.参与重大合同的谈判，从法律角度提出风险防范措施和建议。3.解答合同签订、履行过程中的法律问题，处理合同纠纷的法律事务。4.定期对合同管理情况进行法律风险评估，提出改进意见和建议。（四）财务部门财务部门负责对合同涉及资金往来的条款进行审核，监督合同款项的收付，确保资金安全。其主要职责包括：1.审查合同中关于价款、支付方式、结算时间等资金条款的合理性和准确性。2.根据合同约定，及时办理款项收付手续，对合同款项的收付情况进行登记和核算。3.定期与业务部门核对合同款项收付情况，发现问题及时沟通解决。4.参与合同纠纷的处理，协助追收合同款项。三、合同签订管理（一）合同相对方选择1.业务部门在选择合同相对方时，应进行充分的市场调研和资信调查，了解其主体资格、经营状况、财务状况、商业信誉等情况。2.优先选择具有良好信誉、较强经济实力和履约能力的合同相对方。对于新的合作对象，应要求其提供营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等相关资料，并进行核实。3.对于涉及重大利益的合同，可委托专业机构对合同相对方进行资信调查和风险评估。（二）合同文本起草1.合同文本原则上由业务部门负责起草。起草合同文本应遵循公平、公正、合理的原则，明确双方的权利义务，避免出现模糊不清、歧义或显失公平的条款。2.合同文本应使用规范的语言文字，表述准确、清晰、完整。对于重要条款和关键内容，应进行详细阐述和说明。3.合同文本应参照公司统一的合同文本模板进行起草，如无合适模板，可根据实际情况自行拟定，但应确保符合法律法规和公司制度要求。（三）合同审核1.合同起草完成后，业务部门应将合同文本提交归口管理部门进行审核。归口管理部门应组织法务部门、财务部门等相关人员对合同进行会审。2.审核内容包括合同的合法性、合规性、完整性、准确性、可行性等方面。重点审核合同条款是否符合法律法规规定，是否存在法律风险；合同标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式等条款是否明确具体；合同双方的权利义务是否对等；合同的违约责任是否明确合理等。3.审核部门应在规定时间内完成审核工作，并出具审核意见。对于审核中发现的问题，业务部门应及时与合同相对方协商修改，确保合同符合要求后再行签订。（四）合同签订1.合同经审核通过后，由公司法定代表人或其授权代表与合同相对方签订。签订合同应使用公司统一的合同专用章，并严格按照公司印章管理制度办理盖章手续。2.签订合同前，应仔细核对合同文本与审核通过的版本是否一致，确保合同内容准确无误。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本送归口管理部门、法务部门、财务部门等相关部门备案。四、合同履行管理（一）履行计划制定1.合同签订后，业务部门应根据合同约定制定详细的履行计划，明确各阶段的工作任务、责任人和时间节点。2.履行计划应具有可操作性和可监控性，确保合同能够按时、按质、按量履行。3.履行计划应报归口管理部门备案，以便于对合同履行情况进行跟踪和监督。（二）履行跟踪与监督1.业务部门应按照履行计划组织实施合同履行工作，并定期向归口管理部门报告合同履行进展情况。2.归口管理部门应建立合同履行跟踪台账，对合同履行情况进行实时监控，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。3.对于合同履行过程中出现的重大问题或风险，业务部门应及时向公司领导报告，并采取有效措施加以解决，同时通知归口管理部门、法务部门等相关部门。（三）合同款项收付管理1.财务部门应严格按照合同约定的价款、支付方式、结算时间等办理款项收付手续。2.业务部门在收到合同款项后，应及时通知财务部门进行入账处理，并将收款情况告知归口管理部门。3.支付合同款项时，业务部门应填写付款申请单，经相关领导审批后，财务部门方可办理付款手续。付款申请单应注明合同编号、付款金额、付款原因、收款单位等信息。4.财务部门应定期与业务部门核对合同款项收付情况，确保账实相符。（四）合同变更管理1.合同履行过程中，如需变更合同内容，业务部门应及时与合同相对方协商一致，并签订书面变更协议。2.变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。变更协议签订后，业务部门应将变更情况及时通知归口管理部门、法务部门、财务部门等相关部门。3.归口管理部门应组织对变更协议进行审核，审核内容与合同签订审核要求相同。审核通过后，变更协议方可生效。（五）合同解除管理1.合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，业务部门应及时与合同相对方协商解除合同，并签订书面解除协议。2.解除协议应明确解除合同的原因、双方的权利义务、合同解除后的处理方式等内容。3.合同解除后，业务部门应及时清理合同履行过程中的相关事项，如已交付的货物、已完成的服务、已支付的款项等，并将清理情况告知归口管理部门、法务部门、财务部门等相关部门。4.财务部门应按照合同解除协议的约定，办理款项结算和退款等手续。五、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应负责收集合同签订过程中形成的各类文件资料，包括合同文本、谈判记录、往来信函、审批文件、补充协议、变更协议、解除协议等。2.业务部门应在合同履行完毕或终止后[规定时间]内，将合同档案资料整理齐全，移交归口管理部门统一保管。（二）档案整理与归档1.归口管理部门应按照档案管理的要求，对收集到的合同档案资料进行整理、分类、编号和装订。2.合同档案应按照合同类别、签订时间、保管期限等进行分类存放，便于查找和利用。3.归档后的合同档案资料应建立电子档案和纸质档案，电子档案应与纸质档案内容一致，并进行备份存储。（三）档案保管1.归口管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，确保合同档案的安全保管。2.合同档案应按照国家档案管理规定和公司档案管理制度的要求，确定保管期限。保管期限分为永久、长期和短期，具体划分标准按照相关规定执行。3.定期对合同档案进行清查盘点，确保档案的完整性和准确性。对于超过保管期限的合同档案，应按照规定进行鉴定和销毁。（四）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经归口管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅申请表应注明查阅人姓名、部门、查阅原因、查阅合同名称及编号等信息。2.查阅合同档案时，应在指定地点进行，查阅人不得擅自将档案带出档案室或进行涂改、损毁、抽取等行为。3.因工作需要借阅合同档案的，应填写借阅申请表，经归口管理部门负责人和公司分管领导批准后，方可借阅。借阅申请表应注明借阅人姓名、部门、借阅原因、借阅合同名称及编号、借阅期限等信息。4.借阅期限一般不得超过[规定天数]，借阅人应按时归还档案。如需延期借阅，应办理续借手续。5.借阅人应对借阅的合同档案妥善保管，不得转借他人或用于其他非工作目的。如因保管不善造成档案损坏、丢失的，借阅人应承担相应的赔偿责任。六、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.加强合同管理，严格合同签订、履行等环节的操作流程，确保合同条款明确、合法、有效，避免因合同漏洞或不规范引发纠纷。2.定期组织合同法律知识培训，提高员工的法律意识和风险防范能力，在合同签订和履行过程中自觉遵守法律法规和合同约定。3.建立合同履行情况跟踪和预警机制，及时发现合同履行过程中的问题和风险，提前采取措施加以解决，防止纠纷的发生。（二）纠纷处理流程1.合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时向归口管理部门报告，并提供相关证据材料。2.归口管理部门应会同法务部门等相关部门对纠纷情况进行调查了解，分析纠纷原因，评估纠纷风险，制定纠纷处理方案。3.根据纠纷处理方案，业务部门负责与合同相对方进行沟通协商，争取通过友好协商解决纠纷。协商过程中，应注意收集和保留相关证据