街道档案规范化管理制度

PAGE街道档案规范化管理制度一、总则（一）目的为加强街道档案管理工作，实现档案管理的规范化、科学化、制度化，有效保护和利用档案资源，为街道各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于街道机关各部门、各社区及下属事业单位在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则街道档案实行集中统一管理，由街道档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实、准确地反映街道各项工作的实际情况，严禁弄虚作假。3.安全保密原则加强档案安全保密工作，采取必要的安全防护措施，确保档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案利用效率，为街道工作人员和社会公众提供便捷的档案查阅服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门街道设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责街道档案管理工作的组织、协调和实施。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案的质量。2.做好档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。3.按照规定的程序和要求，为街道工作人员和社会公众提供档案查阅、借阅服务。4.负责档案信息化建设，将档案信息录入计算机系统，实现档案信息的数字化管理。5.参与档案鉴定、销毁等工作，确保档案的安全和有效利用。6.开展档案业务培训和宣传工作，提高街道工作人员的档案意识和业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.街道党工委、办事处的各类文件、会议记录、工作计划、总结、报告等。2.街道各部门在履行职责过程中形成的文件、报表、统计资料、业务档案等。3.社区党组织、居委会在社区建设、管理、服务等工作中形成的文件、资料、会议记录等。4.街道下属事业单位的各类文件、业务档案、财务档案等。5.街道在开展重大活动、重点项目建设等工作中形成的文件、资料、照片、音像等。6.街道与上级部门、其他单位之间的往来文件、函件等。7.其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门、各社区及下属事业单位应明确专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整地收集。2.收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁、丢失。3.对于电子文件，应同时收集其纸质版本，并确保两者内容一致。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为党群工作类、行政工作类、社区建设类、经济发展类、社会事务类、综合管理类等类别。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速检索档案。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保其正常运行。（三）档案存放1.按照档案的分类和编号顺序，将档案存放在档案柜或档案架上，便于查找和管理。2.对于珍贵档案和易损档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放或进行复制备份。（四）档案清点与检查1.定期对档案进行清点，确保档案的数量准确无误。2.每年对档案的保管状况进行全面检查，发现问题及时处理。五、档案的利用（一）利用范围1.街道工作人员因工作需要查阅档案。2.社区居民因涉及个人权益等事项查阅相关档案。3.其他单位或个人因工作需要查阅档案，须经街道档案管理部门批准。（二）利用方式1.查阅街道工作人员和社区居民可直接到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应提供必要的帮助和指导。2.借阅因工作需要借阅档案的，须填写借阅申请表，经所在部门负责人或社区负责人签字同意后，报档案管理部门批准。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损毁、丢失。3.复制因工作需要复制档案的，须填写复制申请表，经所在部门负责人或社区负责人签字同意后，报档案管理部门批准。档案管理人员应按照规定的程序和要求进行复制，并对复制件进行核对和盖章确认。（三）利用登记建立档案利用登记制度,对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细登记，包括利用时间、利用人姓名、所在部门、利用目的、档案名称及编号等信息。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和街道档案管理规定为依据，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点,从街道各项工作的实际出发，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对档案逐件进行审查，分析其内容和形式，确定其保存价值。2.定期鉴定每年定期对档案进行鉴定，及时剔除失去保存价值的档案。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，填写档案销毁清单。2.档案销毁清单经街道分管领导批准后，由档案管理部门负责组织销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人应在档案销毁清单上签字确认。4.档案销毁清单应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立街道档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息录入1.对已整理好的档案进行数字化扫描，将档案信息录入计算机系统。2.录入的档案信息应准确、完整，与纸质档案内容一致。（三）系统管理1.配备专业的系统管理人员，负责档案信息管理系统的日常维护和管理。2.定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。3.加强系统安全防护，设置用户权限，防止非法访问和数据泄露。（四）信息利用1.街道工作人员可通过档案信息管理系统查询、借阅档案，提高工作效率。2.逐步实现档案信息的网上共享，为社区居民和社会公众提供便捷的档案查阅服务。八、监督与考核（一）监督检查1.街道档案管理部门定期对各部门、各社区及下属事业单位的档案管理工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.对违反档案管理规定的行为，及时进行纠正，并视情节轻重给予相应的处罚。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价制度，将档案管理工作纳入街道年度目标考核体系。