公司公文制度规范标准

PAGE公司公文制度规范标准一、总则（一）目的为加强公司公文管理，确保公文处理工作的规范化、制度化、科学化，提高公文质量和办理效率，根据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本制度规范标准。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间、公司与外部单位之间的公文往来，包括但不限于请示、报告、通知、函、会议纪要等各类公文。（三）基本原则1.准确规范原则：公文内容应准确无误，符合法律法规和政策要求，格式规范统一。2.及时高效原则：公文处理应及时、迅速，确保信息传递的时效性，提高工作效率。3.安全保密原则：严格遵守国家保密法律法规，确保公文在传递、处理过程中的安全，防止信息泄露。4.精简实用原则：公文应精简扼要，内容务实，注重针对性和可操作性，避免冗长繁琐。二、公文种类及适用范围（一）请示适用于向上级机关请求指示、批准。如遇重大事项、重要决策、资金使用、人事任免等需要上级机关明确意见的情况，应使用请示。（二）报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。包括工作进展报告、工作总结报告、专项工作报告等。（三）通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。如会议通知、工作安排通知、人事任免通知等。（四）函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。包括商洽函、询问函、答复函、请批函等。（五）会议纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。会议纪要应准确反映会议内容，明确会议议定的事项和要求，便于传达和执行。三、公文格式（一）页面设置公文应采用A4纸型，页边距上、下各为2.54厘米，左、右各为3.17厘米。（二）字体字号1.标题：一般用二号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。2.主送机关：编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。3.正文：一般用三号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。4.附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。5.发文机关署名、成文日期和印章：加盖印章的公文：单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。不加盖印章的公文：单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。加盖签发人签名章的公文：单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。6.附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。7.附件：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。（三）排版要求1.公文排版一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。2.公文如有附件，应当在正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附件X件”。四）公文处理流程（一）收文处理1.签收登记：公司办公室收到外部来文后，应及时进行签收，并按照来文的类别、密级、紧急程度等进行详细登记。登记内容包括来文日期、发文机关、文号、标题、密级、紧急程度、份数、承办部门等。2.分发传阅：办公室根据来文内容和公司领导分工，及时将来文分发给相关领导和承办部门。对于需要传阅的文件，应按照规定的传阅范围和顺序进行传阅，并做好传阅记录。传阅记录应包括传阅日期、传阅人姓名、意见等。3.承办办理：承办部门收到文件后，应按照文件要求及时办理。对于需要答复的文件，承办部门应在规定的时间内将办理结果反馈给办公室。对于涉及多个部门的文件，主办部门应主动与协办部门沟通协调，共同做好文件的办理工作。4.催办督办：办公室应对文件的办理情况进行跟踪催办，确保文件按时办理完毕。对于重要文件和紧急文件，应重点催办督办，并及时向公司领导汇报办理进展情况。5.归档保存：文件办理完毕后，承办部门应将文件正本、附件、领导批示、办理结果等相关材料整理齐全，交办公室归档保存。办公室应按照档案管理的要求，对文件进行分类、编号、装订、存储，确保文件的安全和完整。（二）发文处理1.拟稿审核：各部门需要发文时，应指定专人拟稿。拟稿人应根据发文目的和要求，认真撰写公文内容，确保公文表述准确、逻辑清晰、格式规范。拟稿完成后，应将文稿交本部门负责人审核。部门负责人应重点审核公文内容是否符合法律法规和政策要求，是否与公司整体工作部署一致，文字表述是否准确、简洁等。审核通过后，在文稿上签署意见并签名。2.会签核稿：对于涉及多个部门的公文，应进行会签。会签部门应认真审核文稿内容，提出意见和建议，并在文稿上签署意见和签名。会签完成后，由主办部门将文稿交公司办公室核稿。办公室核稿人员应重点审核公文格式是否符合要求，内容是否完整，发文程序是否合规等。核稿通过后，在文稿上签署意见并签名。3.签发印发：核稿后的文稿报公司领导签发。公司领导应根据公文内容和职责分工，认真审阅文稿，签署签发意见。签发后的文稿由办公室负责印发。办公室应按照公文格式要求进行排版、校对、印刷，并加盖公司印章。印发份数应根据文件的发送范围和实际需要确定。4.发文登记：办公室在印发公文后，应及时进行发文登记。登记内容包括发文日期、发文机关、文号、标题、密级、紧急程度、份数、主送机关、抄送机关等。发文登记应准确、完整，便于查询和统计。5.归档保存：办公室应将发文的正本、附件、签发稿、印刷清样等相关材料整理齐全，交公司档案室归档保存。档案室应按照档案管理的要求，对发文进行分类、编号、装订、存储，确保发文的安全和完整。五、公文管理职责（一）公司办公室职责1.负责公司公文制度的制定、修订和解释工作。2.负责公司公文的收发、登记、传阅、催办、归档等日常管理工作。3.负责对各部门公文处理工作进行指导和监督，定期检查公文处理情况，及时发现和解决问题。4.负责公司重要公文的起草、审核、会签、印发等工作。5.负责公司公文的保密管理工作，确保公文在传递、处理过程中的安全。（二）各部门职责1.负责本部门公文的拟稿、审核、会签、承办等工作，确保公文质量和办理效率。2.负责本部门收到的公文的签收、登记、传阅、承办、催办、归档等工作，按照公司公文制度的要求及时处理公文。3.负责本部门与其他部门之间的公文往来，主动沟通协调，确保工作顺利开展。4.负责本部门公文的保密管理工作，严格遵守公司保密制度，防止信息泄露。（三）公司领导职责1.负责对公司重要公文进行签发，对公文内容和质量负责。2.指导和督促公司各部门做好公文处理工作，确保公司公文制度的有效执行。六、公文保密管理（一）密级划分公司公文的密级分为绝密、机密、秘密三级。1.绝密级公文：是指涉及公司核心商业秘密、重大决策、战略规划等，一旦泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重损害的公文。2.机密级公文：是指涉及公司重要业务信息、财务数据、技术资料等，一旦泄露会使公司的权益和利益遭受严重损害的公文。3.秘密级公文：是指涉及公司一般业务信息、工作安排等，一旦泄露会使公司的权益和利益遭受一定损害的公文。（二）保密措施1.严格控制公文的知悉范围，按照规定的密级和保密期限进行管理。对于绝密级公文，应指定专人负责保管，严格限制接触人员；对于机密级公文，应在一定范围内传阅，并要求传阅人员签字确认；对于秘密级公文，应按照常规程序进行处理，但也要注意保密。2.采用加密存储、加密传输等技术手段，确保公文在电子存储和传输过程中的安全。对于涉及敏感信息的公文，应进行加密处理，并设置访问权限。3.加强对公文处理场所的安全