公司内部票据规范制度

PAGE公司内部票据规范制度一、总则（一）目的为加强公司内部票据管理，规范票据使用行为，保证公司财务信息的真实性、准确性和完整性，防范财务风险，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在经济业务活动中涉及的各类票据管理。（三）基本原则1.合法性原则：票据的取得、使用和保管必须符合国家法律法规及相关财务制度的规定。2.真实性原则：票据所反映的经济业务必须真实发生，不得虚构或伪造。3.完整性原则：票据的各项内容必须填写完整、准确，不得遗漏或涂改。4.及时性原则：经济业务发生后，应及时取得或开具票据，并按规定进行处理。5.安全性原则：加强票据的保管，确保票据的安全，防止票据丢失、被盗或损坏。二、票据种类及适用范围（一）发票1.增值税专用发票：适用于公司与一般纳税人之间发生的销售货物、提供应税劳务或应税服务等业务。2.增值税普通发票：用于公司与小规模纳税人、个人消费者等发生的经济业务。3.其他发票：如机动车销售统一发票、农产品收购发票等，根据具体业务适用相应发票。（二）收据1.内部收据：用于公司内部各部门之间的资金往来结算，如员工借款、备用金领取等。2.外部收据：用于收取不属于应税范围的款项，如押金、保证金等。（三）财政票据如非税收入票据等，用于公司按照国家规定收取的非税收入项目。（四）其他票据如支票、汇票、本票等，根据公司实际业务需要使用。三、票据的取得与开具（一）取得票据1.在购买商品、接受服务或从事其他经营活动支付款项时，应当向收款方取得发票。取得发票时，不得要求变更品名和金额。2.对不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。3.取得的发票应及时进行审核，检查发票的真实性、完整性、合法性。如发现问题，应及时与开票方联系，要求其重新开具或更正。（二）开具票据1.公司销售商品、提供服务以及从事其他经营活动对外发生经营业务收取款项，应向付款方开具发票。开具发票应当按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。不得转借、转让、代开发票；不得自行扩大专业发票使用范围。2.公司应根据实际发生的经济业务内容开具发票，不得虚开发票。对于需要开具红字发票的情况，应按照国家税务总局的相关规定办理。3.开具发票后，如发生销货退回需开红字发票的，必须收回原发票并注明“作废”字样或取得对方有效证明；发生销售折让的，在收回原发票并注明“作废”字样后，重新开具销售发票。四、票据的传递与审核（一）传递流程1.业务部门在取得或开具票据后，应及时将票据传递给财务部门。传递过程中，应确保票据的安全，避免丢失或损坏。2.财务部门收到票据后，应按照规定的流程进行审核。审核通过后，进行账务处理。3.对于涉及多个部门的经济业务，票据应按照业务流程依次传递，各部门应在规定时间内完成相关审核和处理工作。（二）审核要点1.发票审核发票的真实性：通过国家税务总局发票查验平台等方式核实发票的真伪。发票的完整性：检查发票的基本信息是否齐全，包括发票代码、号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、项目名称、金额、税率、税额、发票专用章等。发票的合法性：审核发票开具是否符合国家税收法律法规及相关政策规定，发票内容是否与实际业务相符。2.收据审核：检查收据的格式是否符合公司规定，内容填写是否完整、准确，加盖的印章是否清晰、有效。对于外部收据，还应审核收款事项是否符合相关规定。3.财政票据审核：核对财政票据的种类、号码、开具日期、项目内容、金额、印章等是否与实际业务一致，是否符合财政部门的管理要求。4.其他票据审核：根据支票、汇票、本票等票据的特点，审核票据的填写是否规范、金额是否正确、背书是否连续等。五、票据的保管（一）保管要求1.设立专门的票据保管岗位或指定专人负责票据保管工作。票据保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉票据管理规定。2.建立票据保管台账，详细记录票据的种类、号码、取得日期、开具日期、金额、使用情况、保管期限等信息。3.票据应存放在安全、干燥、通风的地方，防止票据受潮、发霉、变质或损坏。同时，要采取必要的防盗、防火、防虫等措施。4.对于空白票据，应严格按照规定进行保管，不得随意放置或转借他人。（二）保管期限1.发票的保管期限按照国家税务总局的规定执行。一般情况下，已开具的发票存根联和发票登记簿应当保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。2.收据、财政票据等其他票据的保管期限根据相关法律法规及公司内部规定执行。一般为310年不等。保管期满后，经公司领导批准，按照规定程序进行销毁。（三）票据的盘点与清查1.定期对票据进行盘点，确保账实相符。盘点周期一般为每月或每季度进行一次。2.在盘点过程中，如发现票据丢失、被盗或损坏等情况，应立即查明原因，并及时采取补救措施。同时，要按照规定向公司领导和相关部门报告。3.每年至少进行一次全面的票据清查工作，对票据的保管、使用情况进行全面检查，发现问题及时整改。六、票据的使用与核销（一）使用规定1.公司各部门应严格按照规定的用途使用票据，不得擅自扩大或改变票据的使用范围。2.票据使用过程中，应按照编号顺序依次使用，不得跳号、重号。3.对于作废的票据，应加盖“作废”戳记，并全联次留存。作废票据的原因应在票据使用记录中注明。（二）核销流程1.业务部门在完成相关经济业务后，应及时将已使用的票据交回财务部门进行核销。2.财务部门收到业务部门交回的票据后，应核对票据的使用情况与相关业务记录是否一致，包括票据号码、开具金额、业务内容是否相符等。3.经审核无误后，在票据使用记录上进行核销标记，并将核销后的票据妥善保管。对于已核销的票据，应按照规定的保管期限进行保存。七、票据的遗失处理（一）发现遗失1.票据保管人员或使用人员发现票据遗失后，应立即向本部门负责人报告，并在公司内部发布遗失声明，声明内容包括票据种类、号码、遗失时间、遗失地点等信息。2.同时，要积极采取措施寻找遗失票据，如回忆票据可能遗失的地点、询问相关人员等。（二）挂失与补办1.对于重要票据（如发票、支票等）遗失，应及时向相关部门挂失。发票遗失的，应按照国家税务总局的规定，在规定媒体上刊登遗失声明，并向主管税务机关报告。同时，根据税务机关的要求，办理相关补办手续。支票遗失的，应立即向开户银行挂失止付，并按照银行的要求办理相关手续。2.对于其他票据遗失，应根据具体情况，按照相关规定或与相关方协商办理挂失与补办手续。3.因票据遗失给公司造成损失的，应追究相关责任人的责任。八、监督与检查（一）内部监督1.公司财务部门负责对票据的管理和使用情况进行日常监督检查。定期对各部门的票据使用情况进行抽查，发现问题及时督促整改。2.审计部门应定期对公司票据管理情况进行审计，检查票据管理制度的执行情况，发现违规行为及时提出审计意见，并督促相关部门进行整改。（二）外部监督1.接受税务机关、财政部门等相关外部部门的监督检查，积极配合其工作，如实提供票据管理的相关资料和信息。2.对于外部部门提出的整改意见，应认真落实，及时纠正存在的问题，确保公司票据管理工作符合法律法规及相关政策要求。九、罚则（一）对违规行为的界定1.未按照规定取得、开具、使用、保管票据的。2.虚开发票或使用虚假票据报销的。3.擅自转借、转让、代开发票或其他票据的。4.未按照规定进行票据传递、审核、核销的。5.因保管不善导致票据丢失、被盗或损坏，造成公司损失的。6.其他违反本制度规定的行为。（二）处罚措施及标准1.对于初次违规且情节较轻的，给予警告处分，并责令其限期整改。2.对于多次违规或情节严重的，除责令整改外，视情节轻重给予相应的经济处罚，如