集团公司总务部规范制度

PAGE集团公司总务部规范制度一、总则（一）目的本规范制度旨在明确集团公司总务部的工作职责、工作流程和工作标准，确保总务部各项工作的规范化、科学化和高效化，为集团公司的稳定运营提供有力的后勤保障。（二）适用范围本规范制度适用于集团公司总务部全体员工，以及与总务部工作相关的其他部门和人员。（三）基本原则1.服务至上原则：总务部工作以服务集团公司各部门和员工为宗旨，树立主动服务意识，不断提高服务质量和水平。2.规范高效原则：建立健全各项规章制度和工作流程，严格按照规定办事，提高工作效率，确保工作质量。3.勤俭节约原则：合理利用资源，降低运营成本，杜绝浪费，实现资源的优化配置。4.安全第一原则：加强安全管理，确保办公区域、员工生活区域及各类设施设备的安全，保障员工生命财产安全。二、组织架构与职责（一）组织架构总务部设部长一名，副部长若干名，下设行政办公室、后勤保障科、安全保卫科、物业管理科等科室。（二）职责分工1.部长职责全面负责总务部的管理工作，制定部门工作计划和目标，并组织实施。协调总务部与集团公司其他部门之间的工作关系，确保各项工作顺利开展。负责总务部人员的管理和考核，提高部门整体素质和工作效率。审核总务部各项费用支出，控制成本，确保预算执行。参与集团公司重大决策，提供后勤保障方面的意见和建议。2.副部长职责协助部长开展工作，负责分管科室的日常管理。组织实施分管科室的工作计划和任务，确保工作质量和进度。协调分管科室与其他科室之间的工作关系，及时解决工作中出现的问题。对分管科室的工作进行监督和检查，提出改进意见和建议。完成部长交办的其他工作任务。3.行政办公室职责负责集团公司公文的起草、审核、印发和归档工作。组织安排集团公司各类会议、活动，做好会议记录和活动总结。负责集团公司办公用品、办公设备的采购、发放和管理。管理集团公司印章，严格按照规定使用印章。负责集团公司车辆的调度、维修和保养，确保车辆正常运行。做好集团公司对外联络和接待工作，树立良好的企业形象。4.后勤保障科职责负责集团公司办公区域、员工生活区域的环境卫生清扫和保洁工作。管理集团公司食堂，确保食品安全和饭菜质量，为员工提供优质的餐饮服务。负责集团公司员工宿舍的管理，为员工提供良好的住宿条件。做好集团公司水电暖等能源供应的保障工作，及时维修和处理设施设备故障。负责集团公司各类物资的仓库管理，做好物资的出入库登记和盘点工作。5.安全保卫科职责制定并实施集团公司安全保卫制度，维护办公区域和生活区域的安全秩序。负责集团公司门禁管理，严格人员和车辆出入登记。组织开展安全检查和隐患排查，及时发现和消除安全隐患。制定安全应急预案，组织开展应急演练，提高应对突发事件的能力。负责集团公司消防安全工作，确保消防设施设备完好有效。协助公安机关处理各类治安案件和突发事件。6.物业管理科职责负责集团公司办公场所及附属设施的物业管理，签订物业管理合同并监督执行。对物业管理公司的服务质量进行监督和考核，定期评估物业管理效果。协调处理物业管理中的各类纠纷和问题，维护业主和使用人的合法权益。参与集团公司办公场所的装修改造项目，提出物业管理方面的意见和建议。负责集团公司物业费用的核算和支付，审核物业管理公司的费用报表。三、工作流程与标准（一）办公用品管理流程1.需求申报：各部门根据工作需要，填写办公用品需求申请表，注明办公用品名称、规格、数量等信息，提交至行政办公室。2.审核汇总：行政办公室对各部门提交的需求申请表进行审核，汇总后形成办公用品采购计划。3.采购实施：根据采购计划，行政办公室选择合格的供应商进行采购。采购过程中要严格按照相关规定进行招标、询价等操作，确保采购物品的质量和价格合理。4.验收入库：办公用品到货后，行政办公室组织相关人员进行验收。验收合格的办公用品办理入库手续，填写入库单，注明物品名称、规格、数量、供应商等信息。5.发放领用：各部门根据工作需要，到行政办公室领用办公用品。领用人填写领用单，经部门负责人签字确认后领取办公用品。行政办公室定期对办公用品的领用情况进行统计和分析。（二）会议组织流程1.会议申请：各部门如需组织会议，提前填写会议申请表，注明会议主题、时间、地点、参会人员等信息，提交至行政办公室。2.审核安排：行政办公室对会议申请表进行审核，根据会议规模和重要性安排会议场地、通知参会人员等。3.会议准备：行政办公室负责会议资料的准备，如会议文件、发言稿、投影仪等设备的调试。后勤保障科负责会议期间的茶水、点心等服务。4.会议记录：安排专人负责会议记录，详细记录会议内容、讨论结果、决议事项等。5.会议总结：会议结束后，行政办公室及时整理会议记录，形成会议纪要，经领导审核后发送给参会人员，并督促相关部门落实会议决议事项。（三）车辆管理流程1.用车申请：员工因工作需要用车，提前填写用车申请表，注明用车时间、地点、事由等信息，提交至行政办公室。2.调度安排：行政办公室根据车辆使用情况和申请顺序进行调度安排，合理调配车辆资源。3.出车登记：驾驶员接到出车任务后，填写出车登记表，记录出车时间、地点、里程等信息。4.车辆使用：驾驶员按照规定路线和时间安全驾驶车辆，确保乘车人员安全。5.车辆维修：车辆出现故障或需要保养时，驾驶员及时向行政办公室报告。行政办公室安排车辆维修和保养工作，选择合格的维修厂家进行维修，维修费用经审核后报销。6.车辆归还：用车结束后，驾驶员将车辆清洗干净，停放在指定位置，并将出车登记表交回行政办公室。（四）食堂管理流程1.食材采购：后勤保障科根据食堂用餐人数和菜谱，制定食材采购计划。选择合格的供应商进行采购，确保食材的新鲜度和质量安全。采购的食材要进行验收，填写验收单，注明食材名称、规格、数量、供应商等信息。2.食品加工：食堂工作人员按照卫生标准和操作规程进行食品加工，确保饭菜的口味和质量。加工过程中要严格遵守食品安全相关规定，做好食品留样工作。3.饭菜供应：按照规定的时间和标准为员工提供饭菜。后勤保障科负责食堂的环境卫生清扫和餐具消毒工作，确保食堂环境整洁卫生。4.意见收集：定期收集员工对食堂饭菜质量、服务等方面的意见和建议，及时进行整改和改进。（五）安全保卫工作流程1.人员出入管理：安全保卫科在办公区域入口设置门禁系统，严格人员出入登记。外来人员进入集团公司需经被访部门或人员同意，并进行登记，领取临时出入证后方可进入。2.车辆出入管理：车辆进入集团公司时，驾驶员需出示有效证件，经安全保卫人员检查后登记放行。外来车辆需经被访部门或人员同意，并进行登记，按指定路线停放。3.安全检查：安全保卫科定期组织开展安全检查，包括消防设施设备检查、电气安全检查、治安防范检查等。对检查中发现的安全隐患及时下达整改通知书，督促相关部门或人员进行整改。4.应急处置：发生突发事件时，安全保卫人员按照应急预案迅速采取措施进行处置。及时报告上级领导，并协助相关部门做好现场保护、人员疏散等工作。5.消防安全管理：定期组织开展消防安全培训和演练，提高员工的消防安全意识和应急处置能力。确保消防设施设备完好有效，疏散通道畅通无阻。四、物资管理（一）物资采购1.总务部根据集团公司实际需求，制定物资采购计划。采购计划应明确物资名称、规格、数量、采购时间等信息。2.物资采购应遵循公开、公平、公正的原则，选择合格的供应商。对于大额物资采购，应按照相关规定进行招标采购。3.采购合同应明确物资的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，确保双方权益。4.物资到货后，采购人员应及时通知相关人员进行验收。验收合格的物资办理入库手续，验收不合格的物资应及时与供应商协商处理。（二）物资库存管理1.设立物资仓库，对各类物资进行分类存放。物资应按照类别、规格、型号等进行标识，便于查找和管理。2.建立物资库存台账，详细记录物资的出入库情况，包括物资名称、规格、数量、出入库时间、领用部门等信息。3.定期对物资进行盘点，确保账实相符。盘点结果应形成报告，对盘盈、盘亏等情况进行分析和处理。4.物资仓库应保持良好的通风、防潮、防火等条件，确保物资质量不受影响。（三）物资领用与发放1.各部门因工作需要领用物资时，应填写物资领用申请表，经部门负责人签字后提交至总务部。2.总务部根据物资库存情况和领用申请表进行审核，审核通过后发放物资。发放物资时应填写物资发放登记表，注明物资名称、规格、数量、领用部门、领用人等信息。3.对于贵重物资或限量发放的物资，应严格控制领用数量和审批程序，确保物资的合理使用。五、费用管理（一）预算管理1.总务部根据集团公司年度工作计划和实际需求，编制部门年度费用预算。费用预算应包括办公用品费用、办公设备购置费用、车辆费用、食堂费用、物业管理费用、安全保卫费用等各项支出。2.费用预算编制应遵循科学合理、勤俭节约的原则，充分考虑各项费用的必要性和合理性。预算编制过程中应与相关部门进行沟通和协调，确保预算的准确性和可行性。3.年度费用预算经集团公司审批后，严格按照预算执行。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行申报和审批。（二）费用报销1.员工发生的与总务部工作相关的费用，应按照集团公司费用报销制度的规定进行报销。报销时应填写费用报销单，注明费用明细、金额、事由等信息，并附上相关发票、收据等凭证。2.费用报销单经部门负责人审核签字后，提交至总务部审核。总务部审核人员应根据费用报销制度和相关规定进行审核，确保报销费用真实、合理、合规。3.审核通过的费用报销单提交至财务部门进行报销付款。财务部门应严格按照财务制度进行审核和支付，确保资金安全。（三）费用控制1.总务部应加强对各项费用的控制和管理，定期对费用支出情况进行分析和统计。对于超预算或不合理费用支出，应及时采取措施进行整改。2.通过优化工作流程、合理配置资源、降低消耗等方式，降低总务部运营成本。如办公用品实行限量领用、车辆合理调度、食堂节约食材等。3.建立费用考核机制，将费用控制指标纳入部门和员工的绩效考核体系，激励员工积极参与费用控制工作。六、人员管理（一）招聘与培训1.根据总务部工作需要，制定人员招聘计划。招聘计划应明确招聘岗位、人数、任职要求等信息。2.通过多种渠道进行人员招聘，如招聘网站、人才市场、校园招聘等。对应聘人员进行面试、笔试、体检等环节，选拔合适的人才。3.新员工入职后，组织开展入职培训。入职培训内容包括集团公司概况、总务部工作职责、规章制度、工作流程等，帮助新员工尽快熟悉工作环境和工作要求。4.根据员工岗位需求和职业发展规划，定期组织开展业务培训和技能培训。培训方式可采用内部培训、外部培训、在线学习等多种形式，提高员工业务水平和综合素质。（二）绩效考核1.建立总务部员工绩效考核制度，明确考核指标、考核标准、考核周期等内容。考核指标应包括工作业绩、工作态度、团队协作等方面。2.定期对员工进行绩效考核，考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。考核结果与员工的薪酬调整、晋升、奖励等挂钩。3.对于绩效考核不合格的员工，应进行辅导和培训，帮助其改进工作。如连续两次绩效考核不合格，可按照规定进行辞退处理。（三）薪酬福利1.按照集团公司薪酬制度，制定总务部员工薪酬方案。薪酬方案应包