如何规范三方报价制度

PAGE如何规范三方报价制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司三方报价流程，确保报价的公平、公正、透明，提高采购决策的科学性和合理性，有效控制采购成本，保障公司利益。2.适用范围本制度适用于公司所有涉及三方报价的采购项目，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购等。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保三方报价活动合法合规。公平公正原则：对待所有参与报价的第三方一视同仁，营造公平竞争的环境，保证报价结果公正合理。保密性原则：在报价过程中，涉及的商业机密、技术信息等应予以严格保密，不得泄露给无关人员。诚实守信原则：各方应诚实守信，如实提供报价信息，不得弄虚作假。二、三方报价参与主体1.采购方公司内部负责采购工作的部门或人员，负责发起三方报价流程，组织评审，确定最终采购方案。2.供应商具备相应资质和能力，能够提供采购所需产品或服务的第三方企业或个人。供应商应按照要求提交报价文件，并对其报价的真实性和准确性负责。3.评审专家由公司内部相关专业人员、外部专家等组成的评审团队。评审专家应具备丰富的行业知识和经验，能够对报价文件进行客观、公正的评审。三、三方报价流程1.采购需求提出采购方根据公司业务需求，明确采购项目的规格、数量、质量要求、交货期等详细信息，填写《采购需求申请表》，提交至采购部门负责人审核。2.供应商筛选与邀请采购部门根据采购需求，在公司供应商库或通过市场调研等方式筛选出符合要求的潜在供应商，并向其发出《三方报价邀请函》。邀请函应包含采购项目的详细信息、报价要求、截止日期等内容。3.报价文件准备供应商收到邀请函后，应按照要求准备报价文件。报价文件应包括但不限于以下内容：报价函：明确报价金额、交货期、付款方式等关键条款。公司资质证明：营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关证件复印件。产品或服务详细说明：包括规格、型号、技术参数、质量标准等。业绩证明：提供类似项目的业绩案例及相关证明材料。售后服务承诺：包括售后服务内容、响应时间、维修期限等。4.报价文件提交供应商应在规定的截止日期前，将密封完好的报价文件提交至采购方指定地点或通过指定邮箱发送。采购方应在收到报价文件后进行登记，并对文件的完整性和密封性进行检查。5.初步评审采购部门组织评审专家对收到的报价文件进行初步评审。初步评审主要审查报价文件的完整性、符合性，包括是否按照要求提供了各项资料、报价是否符合基本要求等。对不符合要求的报价文件予以剔除。6.详细评审通过初步评审的报价文件进入详细评审阶段。评审专家根据采购项目的需求和评审标准，对各供应商的报价、产品或服务质量、技术方案、售后服务等方面进行综合评估。评审标准应在报价邀请函中明确告知供应商，确保评审过程公平公正。价格评审：对各供应商的报价进行比较，分析价格的合理性。可以采用最低价法、综合评分法等方式进行价格评审。质量评审：审查供应商提供的产品或服务质量是否符合采购要求，包括产品的性能、可靠性、安全性等方面。技术方案评审：评估供应商的技术方案是否先进、可行，是否能够满足采购项目的技术需求。售后服务评审：考察供应商的售后服务承诺和能力，包括售后服务团队的配备、响应时间、维修能力等。7.评审结果汇总与报告评审专家完成详细评审后，应填写《三方报价评审表》，汇总评审结果。评审结果应包括各供应商的得分情况、推荐意见等。采购部门根据评审结果撰写《三方报价评审报告》，提交至采购部门负责人及相关领导审批。8.采购决策公司领导根据《三方报价评审报告》进行采购决策。如选择推荐的供应商，应签订采购合同；如对评审结果有异议，可组织相关人员进行复议或重新开展三方报价流程。四、报价文件管理1.文件归档采购方应对收到的报价文件进行归档管理，建立报价文件档案。档案应包括报价文件原件、评审过程中的相关记录、评审报告等资料，以便日后查阅和追溯。2.保存期限报价文件档案的保存期限应根据公司档案管理制度执行，一般不少于规定的年限，以满足可能的审计、查询等需求。3.查阅与借阅公司内部人员如需查阅或借阅报价文件档案，应填写《报价文件查阅申请表》，经相关领导批准后，按照规定的程序进行查阅或借阅。查阅或借阅过程中应做好记录，确保文件的安全和完整。五、监督与管理1.内部监督公司内部审计部门应对三方报价制度的执行情况进行定期审计和监督，检查报价流程是否合规、评审过程是否公正、采购决策是否合理等。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.投诉处理供应商如对三方报价过程有任何疑问或异议，可在规定时间内以书面形式向采购方提出投诉。采购方应在收到投诉后及时进行调查核实，并将处理结果反馈给供应商。3.违规处理对于在三方报价过程中违反本制度规定的单位或个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、限制参与公司采购项目等。如发现供应商存在弄虚作假、恶意串通等违法行为，将依法追究其法律责任。六、附则1.制度解释权本制度由公司采购部门负责解释。在执行过程中，如遇本制度未涵盖的情况或需对制度进行修订，采购部门应及时提出建议，报公司领导审批后执行。2