同行人员提醒制度规范

PAGE同行人员提醒制度规范一、总则（一）目的为加强公司管理，规范同行人员之间的沟通与协作，确保工作的顺利开展，提高工作效率，保障公司各项业务活动的合规性和安全性，特制定本同行人员提醒制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及同行人员合作的工作场景，包括但不限于项目合作、业务洽谈、外出调研、商务活动等。（三）基本原则1.及时准确原则：提醒信息应及时传递，内容准确无误，避免因信息延误或错误导致工作失误。2.责任明确原则：明确提醒人与被提醒人的责任，确保提醒事项得到有效落实。3.沟通顺畅原则：建立良好的沟通渠道，鼓励同行人员之间积极交流，及时反馈提醒事项的执行情况。4.合规性原则：提醒制度应符合国家法律法规以及行业相关标准要求。二、提醒主体与对象（一）提醒主体1.项目负责人：负责对项目团队成员进行工作任务、时间节点、质量要求等方面的提醒。2.业务主管：针对业务洽谈、客户对接等工作，对相关业务人员进行提醒，确保业务流程的合规与顺利推进。3.安全负责人：在涉及外出调研、商务活动等可能存在安全风险的场景下，对同行人员进行安全注意事项的提醒。4.其他指定人员：根据工作需要，公司指定的其他人员对同行人员进行特定事项的提醒。（二）提醒对象参与项目合作、业务活动等与提醒主体同行的公司内部员工。三、提醒内容与方式（一）提醒内容1.工作任务提醒：明确告知同行人员具体的工作任务、职责范围以及工作目标，确保每个人清楚自己的工作内容。2.时间节点提醒：包括项目进度安排、重要会议时间、文件提交截止日期等，帮助同行人员合理安排工作时间，避免延误。3.质量要求提醒：强调工作成果应达到的质量标准，如项目交付的质量验收标准、业务文件的格式规范等。4.安全事项提醒：针对外出活动，提醒同行人员注意交通安全、人身安全、信息安全等，如遵守交通规则、保管好个人财物、注意保密信息等。5.合规要求提醒：传达国家法律法规、行业规范以及公司内部规章制度等相关要求，确保同行人员的工作行为合法合规。（二）提醒方式1.面对面沟通：在工作现场或会议等场合，直接与同行人员进行口头提醒，确保信息及时传达且沟通效果直接。2.邮件通知：对于重要事项或需要留存记录的提醒，通过公司内部邮件系统发送提醒邮件，详细说明提醒内容、要求以及时间节点等。3.即时通讯工具：利用公司常用的即时通讯软件，如企业微信、钉钉等，发送简短、明确的提醒消息，方便快捷。4.工作群公告：在项目工作群或相关业务群中发布提醒公告，确保所有同行人员都能及时看到。四、提醒流程（一）提醒发起1.提醒主体根据工作需要确定提醒事项后，应及时发起提醒。2.对于重要且紧急的提醒事项，应立即进行提醒；对于一般性的提醒事项，可提前规划好提醒时间，确保同行人员有足够的时间准备和执行。（二）提醒传达1.根据确定的提醒方式，及时将提醒信息传达给提醒对象。2.在传达提醒信息时，应确保信息清晰、准确、完整，避免产生歧义。（三）提醒确认1.提醒对象收到提醒信息后，应及时进行确认，表明已了解提醒内容。2.确认方式可以是口头回复、邮件回复、即时通讯工具回复等，以确保提醒主体知晓提醒信息已被接收。（四）提醒跟进1.提醒主体应对提醒事项的执行情况进行跟进，确保提醒对象按照要求完成工作任务。2.在跟进过程中，如发现提醒对象存在困难或问题，应及时提供帮助和支持，共同推动工作进展。（五）提醒记录1.对每次提醒事项进行记录，包括提醒时间、提醒内容、提醒对象、提醒方式以及提醒跟进情况等。2.提醒记录应妥善保存至少[X]年，以便日后查阅和追溯。五、监督与考核（一）监督机制1.公司设立专门的监督小组，负责对同行人员提醒制度的执行情况进行监督检查。2.监督小组定期对提醒记录进行抽查，核实提醒事项的传达、确认以及执行情况是否符合制度要求。3.鼓励公司内部员工对提醒制度的执行情况进行监督，如发现违规行为可及时向监督小组报告。（二）考核办法1.将同行人员提醒制度的执行情况纳入员工绩效考核体系。2.对于提醒工作落实到位、有效促进工作开展的提醒主体，给予适当的绩效加分奖励。3.对于未按照制度要求进行提醒或提醒事项执行不力的提醒对象，视情节轻重给予相应的绩效扣分处罚。4.连续多次违反提醒制度且造成严重后果的，将按照公司相关规定进行严肃处理。六、培训与宣传（一）培训计划1.人力资源部门定期组织同行人员提醒制度的培训，确保公司员工熟悉制度内容和要求。2.培训内容包括提醒制度的目的、适用范围、提醒流程、监督考核等方面，采用集中授课、案例分析、模拟演练等多种形式进行。3.针对不同岗位的员工，制定有针对性的培训方案，提高培训效果。（二）宣传推广1.通过公司内部宣传栏、网站、公众号等渠道，宣传同行人员提醒制度的重要性和具体内容。2.发布提醒制度执行过程中的典型案例，引导员工自觉遵守制度，形成良好的工作