县应急局档案制度规范

PAGE县应急局档案制度规范一、总则（一）目的为加强县应急局档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在应急管理工作中的作用，依据国家有关法律法规和档案管理行业标准，制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于县应急局机关各科室、所属事业单位以及参与应急管理工作的相关人员在履行职责过程中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：县应急局档案实行集中统一管理，由局办公室负责档案管理工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实完整原则：档案应如实反映应急管理工作的全过程，保证档案内容的真实性和完整性，不得擅自篡改、伪造档案。3.安全保密原则：加强档案安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为应急管理工作提供及时、有效的档案服务。二、档案管理机构与职责（一）档案管理领导小组成立以局主要领导为组长，各分管领导为副组长，各科室负责人为成员的档案管理领导小组。领导小组负责审定档案管理工作规划、制度，协调解决档案管理工作中的重大问题，监督检查档案管理工作的执行情况。（二）办公室办公室作为档案管理的职能部门，具体负责档案管理的日常工作，其职责如下：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本局档案管理制度。2.负责接收、收集、整理、保管全局各类档案，确保档案的齐全、完整。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询和利用。4.按照规定向县档案行政管理部门移交应进馆的档案，并做好档案统计工作。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.组织开展档案业务培训和宣传教育工作，提高全局人员的档案意识和业务能力。7.对各科室档案管理工作进行指导、监督和检查，确保档案管理工作规范有序。（三）各科室各科室负责本科室档案的收集、整理、保管和移交工作，并指定专人负责档案管理，其职责如下：1.负责本科室在工作中形成的各类文件材料的收集、整理，确保文件材料齐全、完整。2.按照档案管理要求，对本科室文件材料进行分类、编号、装订等整理工作，并定期移交办公室。3.负责本科室档案的日常保管，确保档案安全，防止档案丢失、损坏。4.积极配合办公室做好档案的查询、利用等工作，提供准确的档案信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与应急管理工作相关的文件、指示、通知等。2.本局制定的各类应急预案、工作方案、规章制度、会议纪要、统计报表等。3.本局在应急处置、安全生产监管、防灾减灾救灾等工作中形成的文件材料，包括事故报告、现场照片、视频资料、救援记录等。4.本局与其他部门、单位签订的合同、协议、合作文件等。5.本局工作人员在业务活动中形成的个人工作记录、调研报告、工作总结等。6.其他与应急管理工作相关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、准确收集。2.收集的文件材料应保持原件的完整性，不得擅自剪裁、涂改、损毁文件。3.对于电子文件，应按照规定进行格式转换和备份，确保电子文件的可读性和可利用性。4.各科室应定期将收集的文件材料移交办公室，移交时应填写《档案移交清单》，双方签字确认。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为文书档案、业务档案、声像档案、电子档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。3.装订：对纸质文件进行装订，去除金属物，确保文件整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，包括案卷题名、年度、保管期限、档号、页数等信息，便于档案的检索和利用。四、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，档案库房应符合国家有关档案保管的安全标准，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施。（二）档案装具采用符合档案保管要求的档案柜、档案架等装具存放档案，档案装具应坚固耐用，便于档案的存放和管理。（三）档案存放按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类存放，同一类档案应集中存放，便于查找和利用。档案存放应遵循从左到右、从上到下的顺序，保持档案排列的整齐有序。（四）档案保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，一般分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种。具体保管期限按照国家有关规定和本局实际情况确定。（五）档案清查定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。清查中发现的问题应及时进行整改，对丢失、损坏的档案应及时进行补充和修复。五、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循依法依规、方便快捷、保守秘密的原则，在确保档案安全和保密的前提下，为应急管理工作提供高效的档案服务。（二）利用范围1.本局工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级机关、其他部门因工作需要查阅本局档案。3.司法机关、社会组织等因依法履行职责需要查阅本局档案。（三）利用手续1.本局工作人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经所在科室负责人签字同意后，到办公室办理查阅、借阅手续。2.查阅、借阅档案应在档案库房内进行，如需带出库房，应经办公室负责人批准，并在规定时间内归还。3.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自抽取、撤换档案材料。4.借阅档案应严格遵守保密规定，不得擅自转借他人，不得泄露档案内容。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（四）档案复制因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，经办公室负责人批准后，由办公室工作人员按照规定进行复制。复制的档案应与原件核对无误，并加盖档案管理专用章。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由办公室负责人、业务骨干和档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，按照国家有关档案鉴定的标准和方法，对档案进行鉴定。（三）鉴定程序1.档案管理人员对到期档案进行初步整理，列出拟销毁档案清单。2.鉴定小组对拟销毁档案进行逐一审查，根据鉴定标准，确定档案的存毁意见。3.对确定销毁的档案，编制《档案销毁清册》，经局领导审批后，按照规定进行销毁。（四）销毁方式档案销毁应采用符合保密要求的方式进行，一般采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。销毁档案时，应指定专人负责监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和服务水平。（二）数字化加工对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家有关标准要求，确保数字化档案的清晰可读。数字化加工过程中，应做好数据备份和质量检查工作，确保数字化档案的准确性和完整性。（三）数据录入将数字化档案的相关信息录入档案信息化管理系统，包括档案题名、年度、保管期限、档号、页数、密级等，建立档案数据库。（四）系统功能档案信息化管理系统应具备档案录入、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，实现档案管理工作的信息化、自动化。系统应设置用户权限管理功能，确保不同用户只能访问和操作其权限范围内的档案信息。（五）数据安全加强档案信息化管理系统的数据安全防护，采取数据备份、加密存储、防火墙、入侵检测等技术措施，防止数据丢失、泄露和被篡改。定期对系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行。八、档案管理人员职责（一）档案管理人员基本要求档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉国家有关档案管理的法律法规和行业标准，具备较强的责任心和保密意识。（二）办公室档案管理人员职责1.负责档案管理的日常工作，制定和执行档案管理制度。2.做好档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作规范有序。3.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，维护档案信息化管理系统的正常运行。4.对各科室档案管理工作进行指导、监督和检查，及时发现和解决档案管理工作中存在的问题。5.做好档案统计工作，定期向上级主管部门报送档案统计报表。6.保守档案机密信息，不得泄露档案内容。（三）各科室档案管理人员职责1.负责本科室档案的收集、整理、保管和移交工作，确保本科室档案的齐全、完整。2.按照档案管理要求，对本科室文件材料进行分类、编号、装订等整理工作，并定期移交办公室。3.负责本科室档案的日常保管，确保档案安全，防止档案丢失、损坏。4.积极配合办公室做好档案的查询、利用等工作，提供准确的档案信息。九、监督与考