街道档案室利用制度规范

PAGE街道档案室利用制度规范一、总则（一）目的为了加强街道档案室的管理，规范档案利用行为，充分发挥档案的作用，为街道各项工作提供有力支持，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于街道机关各部门、所属人员工作人员，以及因工作需要查阅、借阅档案的其他人员。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案利用工作合法合规。2.安全保密原则在档案利用过程中，要确保档案的安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。3.服务高效原则以服务街道工作为宗旨，简化利用手续，提高利用效率，为利用者提供优质、便捷的服务。二、档案利用的范围（一）本街道形成的各类档案1.文书档案包括街道党工委、办事处及各部门在工作中形成的各类文件、报告、请示、批复、会议纪要等。2.业务档案如民政、计生、社保、城管、综治等业务工作中形成的档案，涵盖各类审批文件、登记记录、统计报表等。3.人事档案街道工作人员的个人档案，包括履历、考核、任免、奖惩、工资等方面的材料。4.财务档案财务收支、预决算、审计报告等相关档案。5.声像档案街道工作活动中形成的照片、录音、录像等资料。（二）上级机关及相关单位发来的与本街道工作有关的档案1.政策法规文件上级政府部门颁布的各类政策法规、规范性文件等。2.指导性文件上级机关对街道工作的指示、意见、通知等指导性文件。3.业务对口单位的相关文件与街道业务工作有直接关联的上级对口单位发来的文件、资料等。三、档案利用的方式（一）查阅1.利用者需填写《档案查阅申请表》，详细注明查阅目的、所需档案的名称、年度、保管期限等信息。2.申请表经所在部门负责人签字批准后，提交至档案室。3.档案室工作人员根据申请表，在档案管理系统中检索档案信息，并安排利用者到指定查阅地点进行查阅。4.查阅时，利用者应在档案室工作人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。如需复印，应经档案室工作人员同意，并按照规定办理复印手续。（二）借阅1.因工作需要借阅档案的，利用者应填写《档案借阅申请表》，说明借阅理由、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人和街道分管领导签字批准后，方可到档案室办理借阅手续。3.档案室工作人员对借阅申请进行审核，确认无误后，向利用者发放《档案借阅证》，并将所借档案交付利用者。4.利用者应妥善保管所借档案，不得转借他人，不得擅自带出街道办公区域。如需延长借阅期限，应提前向档案室办理续借手续。5.借阅期满，利用者应按时归还所借档案。档案室工作人员对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究利用者的责任。（三）出具档案证明1.街道各部门及其他单位因工作需要，要求档案室出具档案证明的，应填写《档案证明申请表》，注明证明事项、用途等。2.申请表经所在部门负责人签字后，提交至档案室。3.档案室工作人员根据利用者的申请，在核实档案内容的基础上，出具档案证明。档案证明应加盖档案室印章，并注明日期。4.档案证明应客观、准确地反映档案内容，不得擅自扩大或缩小证明范围。四、档案利用的审批程序（一）查阅审批1.一般档案查阅利用者填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字批准后，即可到档案室查阅。2.重要档案查阅涉及重要事项、机密内容的档案查阅，利用者除填写申请表并经所在部门负责人签字外，还需经街道分管领导签字批准。（二）借阅审批1.一般档案借阅利用者填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字后，可借阅一般档案，借阅期限一般不超过[X]个工作日。2.重要档案借阅涉及重要事项、机密内容的档案借阅，利用者需填写申请表，经所在部门负责人和街道分管领导签字批准后，方可借阅，借阅期限一般不超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，应再次办理审批手续。（三）出具档案证明审批利用者填写《档案证明申请表》，经所在部门负责人签字后，由档案室工作人员审核出具档案证明。如遇特殊情况，需经街道分管领导批准。五、档案利用的安全与保密措施（一）安全管理1.档案室应配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，确保档案的安全存放。2.档案查阅、借阅场所应保持整洁、安静，严禁吸烟和使用明火。3.利用者在查阅、借阅档案时，应注意保护档案，不得随意折叠、污损、丢弃档案材料。（二）保密管理1.严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息予以保密。2.档案室工作人员应严格履行保密职责，不得向无关人员泄露档案内容。3.利用者在查阅、借阅档案过程中，不得擅自摘抄、复制、传播档案信息。如需摘抄、复制档案内容，应按照规定办理审批手续，并注明用途。4.档案利用结束后，利用者应将档案归还原位，不得将档案带出档案室或泄露给他人。六、档案利用的监督与检查（一）内部监督1.档案室应建立健全档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、部门、查阅或借阅档案名称、数量、时间、期限等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，及时发现问题并采取措施加以解决。3.档案室工作人员应加强对档案利用过程的监督，发现利用者有违反本制度规范的行为，应及时制止并报告。（二）外部检查1.接受上级档案管理部门的监督检查，积极配合上级部门的工作，及时整改存在的问题。2.主动接受街道内部审计、纪检监察等部门的监督检查，对提出的意见和建议认真落实。七、档案利用的违规处理（一）违规行为界定1.未经批准擅自查阅、借阅档案。2.查阅、借阅档案时违反安全保密规定，如擅自涂改、抽取、撤换档案材料，泄露档案信息等。3.转借、转让所借档案。4.擅自将档案带出街道办公区域。5.逾期不归还所借档案。6.其他违反本制度规范的行为。（二）处理措施1.对于首次违规且情节较轻的利用者，给予口头警告，并责令其立即改正。2.对于多次违规或情节较重的利用者，视情节轻重，给予通报批评、暂停其档案利用资格[X]个月至[X]年等处理措施。3.因违规行为造成档案损坏、