如何规范清款管理制度

PAGE如何规范清款管理制度清款管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司财务管理，规范清款行为，确保公司资金安全，提高资金使用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及与公司有经济往来的外部单位和个人。（三）基本原则1.依法合规原则：清款工作必须严格遵守国家法律法规和相关行业标准。2.责任明确原则：明确各部门及相关人员在清款工作中的职责，确保清款工作有序进行。3.及时清收原则：对各类应收款项要及时采取有效措施进行清收，避免逾期。4.风险控制原则：在清款过程中，要充分评估风险，采取必要的风险防范措施。二、清款工作流程（一）款项形成1.业务部门在开展业务活动过程中，涉及到款项收付的，应按照合同约定或业务流程，及时与对方签订相关协议或合同，明确款项的金额、支付方式、支付时间等条款。2.对于销售业务，业务人员应在发货前与客户确认付款方式和时间，并将相关信息及时传递给财务部门。（二）款项跟踪1.财务部门应建立应收款项台账，详细记录每笔应收款项的形成时间、金额、对方单位、到期时间等信息。2.业务部门负责对应收款项的实际执行情况进行跟踪，及时了解客户的经营状况和付款能力变化，发现问题及时向财务部门反馈。3.在款项到期前一定时间内，财务部门应向业务部门发出催款通知，提醒业务部门关注款项回收情况。（三）清款措施1.对于到期未收回的款项，业务部门应主动与客户沟通，了解原因，协商解决方案。2.根据款项的性质和具体情况，可采取以下清款措施：电话催收：通过电话与客户联系，提醒其付款义务。函件催收：发送催款函，正式告知客户款项逾期情况及后果。上门催收：对于重要客户或款项金额较大的情况，可安排专人上门催收。法律诉讼：如其他清款措施无效，可依法向法院提起诉讼，通过法律手段维护公司权益。（四）清款记录与报告1.业务部门在清款过程中，应做好相关记录，包括与客户沟通的时间、内容、采取的清款措施及结果等。2.财务部门定期对清款工作进行总结分析，形成清款报告，向公司管理层汇报应收款项的回收情况、存在的问题及建议。三、清款责任分工（一）业务部门1.负责与客户签订合同或协议，明确款项收付条款，并确保合同的有效履行。2.对业务活动产生的应收款项进行跟踪催收，及时向财务部门反馈客户付款情况和存在的问题。3.协助财务部门开展清款工作，提供必要的业务信息和支持。（二）财务部门1.建立应收款项台账，准确记录每笔应收款项的详细信息。2.定期向业务部门发出催款通知，协助业务部门制定清款方案。3.对清款工作进行财务审核，确保清款过程符合财务制度和法律法规要求。4.负责与外部审计机构、税务部门等相关单位沟通协调清款事宜。（三）法务部门1.参与重大合同的审核，从法律角度对款项收付条款进行把关，防范法律风险。2.在清款过程中，为公司提供法律支持，协助制定法律诉讼方案，确保清款工作依法进行。（四）管理层1.负责审批重大清款决策，协调各部门之间的工作，推动清款工作顺利开展。2.对清款工作的整体情况进行监督和考核，对清款工作不力的部门和个人进行问责。四、清款审批程序（一）一般款项清款审批1.业务部门在采取清款措施前，应填写清款审批表，详细说明款项的基本情况、清款原因、拟采取的清款措施等。2.清款审批表经业务部门负责人签字后，提交财务部门审核。3.财务部门审核通过后，报分管领导审批。4.分管领导审批同意后，业务部门方可按照审批意见采取清款措施。（二）重大款项清款审批1.对于金额较大、涉及重要客户或存在较大风险的款项清款，业务部门应在填写清款审批表的基础上，提交详细的清款方案和风险评估报告。2.清款审批表、清款方案和风险评估报告经业务部门负责人签字后，提交财务部门审核。3.财务部门审核通过后，组织相关部门进行会审，包括法务部门、风险管理部门等。4.会审通过后，报公司总经理审批。5.公司总经理审批同意后，业务部门方可按照审批意见采取清款措施。五、清款风险防范（一）客户信用评估1.业务部门在开展业务活动前，应对客户的信用状况进行评估，包括客户的经营规模、财务状况、信用记录等。2.建立客户信用档案，记录客户的信用评估结果，并根据客户信用状况调整业务合作方式和款项收付政策。（二）合同管理1.签订合同前，业务部门应会同法务部门对合同条款进行严格审核，确保款项收付条款明确、合法、有效。2.合同签订后，业务部门应妥善保管合同原件，并及时将合同副本提交财务部门备案。3.在合同履行过程中，如发生合同变更或解除等情况，业务部门应及时通知财务部门，并办理相关手续。（三）内部控制1.建立健全公司内部控制制度，加强对清款工作的流程控制和监督检查。2.定期对清款工作进行内部审计，发现问题及时整改，防范内部风险。（四）应急预案1.针对可能出现的清款风险，制定应急预案，明确应急处理流程和责任分工。2.定期对应急预案进行演练，提高应对风险的能力。六、清款考核与奖惩（一）考核指标1.应收款项回收率：考核一定时期内公司应收款项的实际回收金额与应收款项总额的比例。2.逾期应收款项占比：考核逾期应收款项金额占应收款项总额的比例。3.清款及时率：考核业务部门在款项到期后及时采取清款措施并收回款项的情况。（二）考核周期考核周期为自然年度。（三）奖惩措施1.对于清款工作成绩突出的部门和个人，给予表彰和奖励，包括奖金、荣誉证书等。2.对于清款工作不力，导致公司款项逾期未收回或造成经济损失的部门和个人，视