列席全体会议制度规范

PAGE列席全体会议制度规范一、总则（一）目的为规范公司/组织全体会议的列席行为，确保会议决策的科学性、公正性和透明度，提高工作效率，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及全体会议列席相关事宜，包括但不限于各类决策性会议、工作部署会议等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及公司/组织内部章程，确保列席行为合法合规。2.公开公平原则：列席人员的确定、会议信息的传达等应遵循公开、公平原则，避免歧视和不公平对待。3.高效有序原则：以提高会议效率、保证会议有序进行为目标，合理安排列席人员及相关流程。二、列席人员资格与范围（一）资格条件1.与会议议题直接相关的部门负责人或业务骨干，应具备相应的专业知识和工作经验，能够对议题发表有价值的意见和建议。2.因工作需要，对会议决策有知情权或参与权的其他人员，如涉及特定项目的相关人员、跨部门协作的关键人员等。3.遵守公司/组织各项规章制度，品行端正，无不良记录。（二）具体范围1.决策性会议涉及重大战略规划、投资决策等会议，相关业务板块负责人、财务负责人、法务负责人等应列席。如讨论公司年度发展战略会议，战略规划部门负责人、各业务板块负责人、财务总监、法务总监等需列席。2.工作部署会议针对特定工作任务下达的会议，任务涉及部门的负责人及相关执行人员应列席。举例：部署新产品研发项目推进会议，研发部门负责人、技术骨干、市场部门负责人、生产部门负责人等需列席。3.重要业务协调会议涉及多个部门协同工作的业务协调会议，各相关部门负责人及关键岗位人员应列席。例如：协调供应链上下游合作的会议，采购部门负责人、销售部门负责人、物流部门负责人及相关业务对接人员需列席。三、列席人员确定程序（一）会议发起部门提出需求1.会议发起部门根据会议议题和目的，确定需要列席的人员范围，并填写《列席人员需求申请表》。2.申请表应详细说明会议名称、议题、预计召开时间、拟列席人员姓名、所在部门及职务、申请列席原因等信息。（二）相关领导审核1.将《列席人员需求申请表》提交给分管领导进行审核。2.分管领导根据会议重要性、列席人员与议题的相关性等因素进行审核，如认为有必要，可提出调整意见。（三）最终确定并通知1.经审核通过后，由行政部门汇总确定最终列席人员名单，并以正式通知的形式发送给相关人员。2.通知应明确会议的具体时间、地点、议题等信息，确保列席人员提前做好准备。四、列席人员职责（一）会前准备1.收到列席通知后，应及时了解会议议题，收集与议题相关的资料和信息，做好发言准备。2.对于涉及自身业务领域的议题，应进行深入分析，形成清晰的观点和建议。（二）会中参与1.按时参加会议，遵守会议纪律，不得迟到、早退或无故缺席。2.认真听取会议内容，积极参与讨论，充分发表自己的意见和建议，为会议决策提供参考。3.尊重其他参会人员的发言，不得打断或干扰他人，保持会议秩序。（三）会后跟进1.按照会议决策和工作部署，及时落实相关工作任务，如有问题及时与相关部门沟通协调。2.对会议决策执行情况进行跟踪反馈，定期向公司/组织汇报工作进展。五、会议组织与安排（一）会议筹备1.会议发起部门负责会议的筹备工作，包括确定会议时间、地点、议程、参会人员等。2.提前将会议相关资料发送给列席人员及其他参会人员，确保参会人员对会议议题有充分了解。（二）会议主持与引导1.会议主持人应具备良好的组织协调能力和沟通能力，能够有效地引导会议进程。2.主持人应合理安排发言顺序，确保每个议题都能得到充分讨论，避免出现冷场或混乱局面。（三）会议记录与纪要1.安排专人负责会议记录，详细记录会议讨论内容、决策结果、工作部署等信息。2.会议记录应客观、准确、完整，会后及时整理形成会议纪要，并发送给所有参会人员及相关部门。六、信息保密与安全（一）保密要求1.列席人员应对会议中涉及的公司/组织机密信息严格保密，不得泄露给无关人员。2.机密信息包括但不限于商业秘密、技术秘密、财务数据、战略规划等。（二）信息安全措施1.会议资料应妥善保管，防止丢失或被盗。如需携带会议资料外出，应经过审批，并采取必要的保密措施。2.在会议过程中，应注意信息设备的安全使用，防止信息泄露或被篡改。七、监督与考核（一）监督机制1.公司/组织设立专门的监督小组，负责对列席全体会议制度的执行情况进行监督检查。2.监督小组定期对会议列席情况、人员履职情况等进行抽查，发现问题及时督促整改。（二）考核办法1.将列席人员的参会表现、发言质量、工作跟进情况等纳入个人绩效考核体系。2.对于积极参与会议、提出有价值建议并有效推动工作落实的列席人员，给予适当奖励；对于违反会议纪律、未履行职责的列席人员，视情节轻重给予相应处罚。八、附则（一）解释权本制度规