业务合同模板及合同管理流程

一、业务合同适用场景说明本合同模板及管理流程适用于企业日常经营中各类业务合作场景，包括但不限于：产品采购与销售：企业间原材料采购、产成品销售、设备买卖等交易行为；服务合作：技术服务、咨询服务、委托加工、市场推广等服务类业务；项目合作：联合研发、工程建设、长期供应框架协议等持续性合作项目；其他商业合作：如授权许可、租赁、代理等需明确双方权利义务的业务场景。二、合同管理全流程操作指南（一）业务需求提出与合同立项需求发起：业务部门根据业务目标（如新增供应商、客户合作、项目启动等），填写《合同立项申请表》，明确合作方基本信息、标的物/服务内容、预计金额、合作期限等核心要素。部门审核：部门负责人对需求的必要性、合理性进行审核，签字确认后提交至法务部门及财务部门会签。立项确认：法务部门审核合作主体合法性（如对方营业执照、资质证书等），财务部门评估预算及支付风险，通过后由分管领导批准立项，正式启动合同起草。（二）合同起草与条款拟定模板选择：根据业务类型（如采购、销售、服务等），选择对应的标准化合同模板，保证框架条款完整。内容填写：双方信息：填写甲方（我方）、乙方（合作方）全称、统一社会信用代码、法定代表人、注册地址、联系人及联系方式（联系方式可填写“先生/女士，”）；核心条款：明确合同标的（名称、型号、规格、数量等）、质量标准（如“符合国家GB标准”“双方确认的技术协议”）、价格与支付方式（单价、总价、支付条件、账户信息等）、交付/履行期限（时间、地点、方式）、验收标准与流程（验收时间、方法、异议处理）、违约责任（违约情形、赔偿计算方式）、争议解决方式（如“提交甲方所在地有管辖权的人民法院诉讼解决”）。附件补充：如技术参数表、服务方案、验收清单等附件需与合同一并起草，作为合同组成部分。（三）内部审批与风险审核部门会签：起草完成的合同依次提交至业务部门（确认业务条款）、财务部门（审核支付条款、税务处理）、法务部门（审核法律风险、条款合规性）会签，各部门需在2个工作日内反馈意见。领导审批：根据合同金额及重要性，提交至对应层级领导审批（如10万元以下由部门总监审批，10万-50万元由分管副总审批，50万元以上由总经理审批），审批通过后形成《合同审批单》。（四）外部沟通与确认合同发送：法务部门或业务部门将审批后的合同文本（加盖我方“合同草案章”）发送至合作方，并同步沟通条款修订意见。条款协商：针对对方提出的修改意见，由业务部门牵头与法务部门协商，保证修订内容不违反公司制度及法律法规，重大修订需重新履行内部审批流程。最终确认：双方就所有条款达成一致后，由合作方在合同文本上签字盖章（若为合同章，需确认其授权范围），并返回我方原件。（五）签署与生效管理用印申请：业务部门根据审批完成的《合同审批单》及双方确认的合同文本，填写《合同用印申请表》，提交至行政部用印。签署规范：纸质合同：需由法定代表人或授权代表签字，并加盖公司公章或合同专用章（“公章”与“合同章”不可混用）；电子合同：通过合法电子签约平台签署，保证电子签章的合法性与有效性（需提前与合作方约定电子签约方式）。生效条件：合同自双方签字盖章之日起生效，或以合同约定的其他生效条件（如“乙方收到甲方预付款后生效”）为准。（六）履行跟踪与过程管理责任分工：业务部门为合同履行第一责任人，负责跟踪合同交付/服务进度、质量验收、款项收付等；财务部门负责监控收款/付款情况；法务部门协助处理履行中的法律纠纷。过程记录：业务部门需建立《合同履行台账》，记录关键节点（如交付时间、验收结果、付款凭证等），并定期向部门负责人汇报履行进展。问题处理：若出现履行延迟、质量争议等问题，业务部门需及时与对方沟通，协商解决方案（如延期履行、整改赔偿等），重大问题上报分管领导及法务部门。（七）归档与资料留存归档范围：合同正本、审批单、会签意见、附件（如技术协议、验收单）、往来函件、履行记录等全部资料。归档流程：合同履行完毕或终止后10个工作日内，由业务部门将资料整理齐全，提交至行政部归档；电子版合同同步至公司OA系统或合同管理系统，保证线上线下一致。保管期限：根据档案管理规定，一般合同保管期限不少于5年，重要合同（如长期合作、大额资产）保管期限不少于10年。三、常用业务合同模板框架（一）产品采购合同模板合同编号：[年份]采字第XXX号甲方（采购方）乙方（销售方）名称：*有限公司名称：*有限公司地址：省市区路*号地址：省市区路*号法定代表人：*法定代表人：*联系人：（）联系人：（）统一社会信用代码：*统一社会信用代码：*鉴于：甲方因生产经营需要，向乙方采购产品，双方根据《_________民法典》及相关法律法规，本着平等互利原则，达成如下协议：合同标的产品名称型号规格单位数量单价（元）总价（元）备注*产品*型号件***含税价质量标准：乙方提供的产品需符合国家标准（标准编号：），并随货提供产品合格证、质检报告。交付与验收：交付时间：年月*日前；交付地点：甲方指定仓库（地址：*）；验收：甲方应在收到产品后3个工作日内验收，验收合格后签署《验收确认单》；若有质量问题，应在验收期内书面提出，乙方负责退换货。付款方式：合同总价款为人民币元（大写：）；付款条件：甲方验收合格后30日内，乙方开具%增值税专用发票，甲方支付全款至乙方账户（账户名称：，开户行：，账号：）。违约责任：乙方逾期交付的，每逾期1日按总价款*%支付违约金，逾期超过15日，甲方有权解除合同；甲方逾期付款的，每逾期1日按应付未付款*%支付违约金。争议解决：本合同履行中如发生争议，双方应协商解决；协商不成的，提交甲方所在地人民法院诉讼解决。其他：本合同一式肆份，甲乙双方各执贰份，自双方签字盖章之日起生效。甲方（盖章）：有限公司乙方（盖章）：有限公司法定代表人/授权代表（签字）：*法定代表人/授权代表（签字）：*日期：年月日日期：年月日（二）服务合作合同模板（简化版）合同编号：[年份]服字第XXX号甲方（委托方）乙方（服务方）名称：*有限公司名称：*有限公司地址：省市区路*号地址：省市区路*号法定代表人：*法定代表人：*联系人：（）联系人：（）服务内容：乙方为甲方提供*服务（如“年度财务审计”“市场推广策划”），具体服务范围、标准及要求详见附件1《服务方案》。服务期限：年月日至年月日。服务费用：人民币元（大写：），支付方式为*（如“分期支付：合同签订后7日内支付50%，服务验收通过后支付50%”）。验收标准：以附件1《服务方案》约定的验收指标为准，甲方应在服务完成后5个工作日内出具《验收报告》。保密条款：双方应对合作中获知的对方商业秘密（包括技术信息、经营数据等）承担保密义务，保密期限至本合同终止后3年。其他条款：参照产品采购合同模板相关条款（违约责任、争议解决等）。四、合同管理关键注意事项主体审查：签约前务必核实合作方主体资格，包括但不限于营业执照（是否在有效期内、经营范围是否匹配）、法定代表人证件号码明、授权委托书（若由非法定代表人签约），避免与无民事行为能力或超越权限的主体签约。条款严谨性：避免使用“大概”“左右”“尽快”等模糊表述，关键条款（如金额、时间、质量标准）需量化明确；违约责任应与义务对等，避免“霸王条款”。审批流程合规：严禁“先签批后补流程”或“越级审批”，所有合同必须经过业务、财务、法务及对应领导审批，保证风险可控。履行监控动态化：业务部门需定期跟踪合同履行进度，对可能出现的延迟、违约