公司印章使用管理细则

公司印章使用管理细则第一章总则1.1制定目的为规范公司印章的刻制、保管、使用及销毁流程，确保印章使用的合法性、安全性和严肃性，防范印章滥用风险，维护公司合法权益，依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国印章管理办法》及公司实际情况，制定本细则。1.2适用范围本细则适用于公司及所属各部门、分支机构（以下统称“各单位”）的所有印章管理活动，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章等各类印章。1.3印章定义本细则所称“印章”是指以公司名义刻制的，用于证明公司身份、授权行为或签署文件的各类专用印记，具有法律约束力。第二章印章的分类与刻制2.1印章分类公司印章分为以下类别：公章：公司法定名称章，用于以公司名义发出的正式文件、函件、证明等；合同专用章：用于公司对外签订各类合同、协议；财务专用章：用于财务收支、银行结算、票据出具等财务活动；法定代表人章：用于法定代表人授权的文件、财务票据等；部门章：各部门专用印章，仅限内部工作沟通、审批流程使用，不得对外；专用业务章：如发票专用章、报关专用章等，用于特定业务场景。2.2刻制流程2.2.1申请与审批需新增印章时，由需求部门提交《印章刻制申请表》，注明印章名称、用途、规格及保管人，经部门负责人、行政部、法务部审核后，报总经理审批；公章、合同专用章、财务专用章等核心印章的刻制，需经董事长审批。2.2.2刻制与备案审批通过后，由行政部统一到公安机关指定的刻章单位刻制，并办理备案手续，领取《印章备案证明》；刻制完成后，行政部需登记印章信息（名称、规格、刻制日期、备案号），并留存印模存档。第三章印章的保管与交接3.1保管责任3.1.1保管人资质印章保管人需为公司正式员工，具备良好职业操守，无不良记录；核心印章保管人由总经理指定，部门章由部门负责人指定。3.1.2保管要求印章应存放于带锁的保险柜或专用抽屉，钥匙由保管人专人保管，严禁随意放置或交他人代管；非工作时间（如节假日、下班），印章必须入柜上锁，严禁带出公司；保管人变更或离职时，需办理交接手续，并由行政部监督。3.2交接流程保管人因离职、调岗等原因需交接印章时，需填写《印章交接登记表》，注明交接日期、印章状态（完好/损坏）、印模等，由交接双方、监交人（行政部人员）签字确认；交接完成后，行政部需更新印章保管人信息备案。第四章印章的使用规范4.1使用原则合法性：印章使用需符合法律法规及公司规定，严禁用于违法、违规或超出授权范围的文件；审批制：所有印章使用需经审批，未经批准不得用印；一事一用：每份文件对应一次用印申请，不得批量或预盖空白文件。4.2使用流程4.2.1申请与审核使用人填写《印章使用申请表》，注明用印文件名称、份数、用途、接收方，并附文件原件；部门负责人对文件内容的真实性、合规性进行初审；法务部对合同、协议等法律文件进行合规性审核；财务类文件需经财务部审核。4.2.2审批权限印章类型审批人特殊情况公章总经理/董事长重大事项需董事长审批合同专用章分管副总+法务部金额超500万元需总经理审批财务专用章财务总监大额支付需总经理加批部门章部门负责人仅限内部使用4.2.3用印操作审批通过后，保管人核对《申请表》与文件内容一致，方可盖章；印章需清晰、完整盖在文件指定位置（如落款处、骑缝处），不得模糊、重叠；严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信上盖章；用印后，保管人需在《印章使用登记册》记录用印日期、文件名称、审批人、使用人等信息。4.3特殊场景处理4.3.1外出用印因紧急情况需携带印章外出时，需提交《外出用印申请》，经总经理批准后，由2名以上员工（含保管人）共同携带，用印后立即返还；严禁个人单独携带核心印章外出。4.3.2电子印章电子印章的申请、使用需符合《电子签名法》，由行政部统一管理，与实体印章具有同等法律效力；电子印章的密钥由专人保管，定期更换密码，严禁泄露。第五章印章的变更与销毁5.1变更与废止因公司名称变更、印章损坏或停用，需废止原印章时，由行政部提交《印章废止申请表》，经总经理审批后，办理废止手续；废止印章需及时交回行政部，不得私自留存或销毁。5.2销毁流程行政部对废止印章登记造册，报总经理审批后，由2名以上监销人（行政部、财务部）监督销毁，可采用切割、熔毁等方式，并拍摄销毁过程存档；销毁记录需注明印章名称、销毁日期、监销人签字，永久保存。第六章监督与责任追究6.1日常监督行政部每季度对各单位印章保管、使用情况进行检查，重点核查登记记录与实际用印是否一致；法务部定期对合同用印合规性进行抽查，防范法律风险。6.2责任追究6.2.1违规情形未经审批擅自用印、超范围用印；保管不当导致印章遗失、被盗或被滥用；在空白文件上盖章或伪造审批手续用印；擅自刻制、复制印章。6.2.2处罚措施情节较轻的，给予警告、通报批评；造成公司损失的，需承担赔偿责任；涉嫌违法犯罪的，移交公安机关处理，并追究法律责任。第七章附则7.1制度修订本细则由行政部负责解释，根据公司发展及法律法规变化，可定期修订，修订后需重新履行审批程序。7.2生效日期本细则自发布之日起施行，原《印章管理规定》同时废止。