企业合同管理制度

企业合同管理制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国民法典》等法律法规，参照行业通用管理准则及集团母公司关于全面风险管理、合规经营的相关规定，结合公司实际发展需求，为加强合同全生命周期管理，有效防控经营风险，规范业务流程，提升合同履约能力，特制定本制度。本制度旨在明确合同管理的政策依据、适用范围、核心术语及管理原则，为公司各部门、下属单位及全体员工的合同行为提供制度遵循。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在经营活动中涉及各类合同的起草、审核、签订、履行、变更、解除及归档等全过程管理。具体包括但不限于采购、销售、工程、技术服务、知识产权、劳动合同、融资租赁、担保等合同类型，以及公司参与的各类协议、备忘录及其他具有合同性质的文件。第三条本制度核心术语定义如下：（一）“XX专项管理”是指公司围绕合同管理风险防控，建立健全制度体系、运行机制、保障措施，实现合同管理的标准化、规范化、精细化。其外延涵盖合同风险的识别、评估、预警、处置及持续改进的全流程管控。（二）“XX风险”是指公司在合同管理过程中可能存在的法律风险、经营风险、财务风险、合规风险等，表现为合同条款不明确、履行违约、利益输送、信息安全泄露、重大资产损失等。（三）“XX合规”是指公司及其员工的合同行为严格遵守国家法律法规、行业准则及公司内部管理制度，确保经营活动合法合规、权责清晰、风险可控。第四条XX专项管理应遵循以下核心原则：（一）“全面覆盖”原则，即合同管理范围覆盖公司所有业务领域及层级，不留管理空白；（二）“责任到人”原则，即明确各级管理人员及员工的合同管理职责，实现责任闭环；（三）“风险导向”原则，即聚焦重点领域、关键环节，优先防控重大风险；（四）“持续改进”原则，即根据内外部环境变化，动态优化合同管理制度及执行效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司合同管理工作负总责，承担合同管理工作的最终责任；分管领导对合同管理工作负直接领导责任，负责统筹部署、监督考核及重大风险的决策审批。第六条公司设立XX专项管理领导小组，作为合同管理工作的最高决策机构，由公司主要负责人、分管领导及各相关部门负责人组成。领导小组负责统筹协调合同管理重大事项，审议重大合同决策，监督制度执行，并定期召开会议评估管理成效。第七条XX专项管理领导小组下设办公室，挂靠在公司[牵头部门名称]，负责日常管理协调，主要职能包括：组织制度修订、开展风险排查、协调跨部门协作、落实考核奖惩、实施培训宣贯等。第八条公司各部门、下属单位为XX专项管理的业务执行主体，需明确内部合同管理岗位及职责，落实本领域合同风险防控要求。具体职责划分如下：（一）牵头部门职责：1.统筹XX专项管理制度建设，定期评估制度有效性；2.组织开展合同管理培训，提升全员合规意识；3.汇总分析合同风险数据，提出改进建议；4.监督各部门合同管理执行情况，考核责任落实。（二）专责部门职责：1.负责合同业务合规审核，提供法律支持；2.优化合同管理流程，推广标准化模板；3.参与重大合同谈判，监督合同履行；4.建立合同风险数据库，跟踪处置结果。（三）业务部门/下属单位职责：1.落实XX专项管理要求，开展日常风险防控；2.组织合同评审，确保条款合法合规；3.实施合同履行监控，及时处置异常情况；4.归档合同文件，确保资料完整可查。第九条基层执行岗位员工需严格履行合同合规操作责任，包括但不限于：（一）签署合同前确认授权完备；（二）履行合同中恪守约定条款；（三）发现风险时及时上报；（四）遵守保密义务，不得泄露商业秘密。员工需签署《岗位合规承诺书》，明确自身责任及违规后果。第三章专项管理重点内容与要求第十条采购领域合同管理（一）业务操作合规标准：实施供应商尽职调查，建立合格供应商名录；采用公开招标、邀请招标或竞争性谈判方式，确保过程透明；合同条款明确价格、交付、验收标准及违约责任。（二）禁止性行为：严禁关联交易利益输送、规避招标程序、虚假交易等；（三）重点防控点：防范价格串通、合同欺诈、交付违约等风险。第十一条销售领域合同管理（一）业务操作合规标准：明确信用评估标准，签订对账确认流程；设置订单审批权限，控制销售回款风险；合同中约定违约金上限及争议解决方式。（二）禁止性行为：严禁虚构销售、虚开发票、违规促销等；（三）重点防控点：防范信用风险、货款回收风险及税务合规风险。第十二条工程领域合同管理（一）业务操作合规标准：采用工程量清单计价，细化进度款支付节点；明确安全文明施工标准，签订质量保修协议；合同中约定不可抗力条款及争议管辖。（二）禁止性行为：严禁转包分包、违法分包、工程垫资等；（三）重点防控点：防范工期延误、质量缺陷、安全生产等风险。第十三条财务领域合同管理（一）业务操作合规标准：严格执行资金审批权限，确保大额支付需多级审核；签订融资租赁合同需符合监管要求，明确利息及担保条款；发票管理需符合税法规定，保留交易凭证。（二）禁止性行为：严禁违规拆借资金、虚列成本、逃税漏税等；（三）重点防控点：防范资金挪用、财务造假、税务处罚等风险。第十四条知识产权领域合同管理（一）业务操作合规标准：签订保密协议，明确技术秘密范围；授权许可合同需约定使用范围、期限及违约责任；转让合同需评估专利稳定性，确保权利清晰。（二）禁止性行为：严禁侵犯他人知识产权、擅自许可他人使用、泄露商业秘密等；（三）重点防控点：防范侵权纠纷、合同效力争议及商业秘密泄露风险。第十五条劳动合同管理（一）业务操作合规标准：签订劳动合同需符合《劳动合同法》，明确岗位职责、薪酬标准及解除条件；试用期管理需符合法定上限，培训协议需约定服务期及违约金。（二）禁止性行为：严禁违规裁员、拖欠工资、强制加班等；（三）重点防控点：防范劳动争议、社保合规及用工风险。第十六条数据领域合同管理（一）业务操作合规标准：签订数据出境协议需符合《个人信息保护法》，明确数据类型、传输方式及安全措施；内部数据使用需分级授权，签订保密协议；合同中约定数据删除及销毁要求。（二）禁止性行为：严禁非法采集、传输、使用个人信息，擅自泄露数据等；（三）重点防控点：防范数据泄露、跨境传输合规风险及隐私纠纷。第十七条安全领域合同管理（一）业务操作合规标准：签订安全生产协议需明确责任主体，约定安全培训及应急演练；设备租赁合同需符合资质要求，签订验收确认流程；第三方服务需评估安全风险，签订免责条款。（二）禁止性行为：严禁使用不合规设备、忽视安全隐患、违规外包服务等；（三）重点防控点：防范安全事故、第三方责任及合规处罚风险。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制（一）每年由牵头部门牵头，组织专责部门及业务部门评估制度适用性；（二）根据国家法律法规修订、行业政策变化及公司业务调整，及时修订XX专项管理制度；（三）重大修订需经XX专项管理领导小组审议，并发布更新通知。第十九条风险识别预警机制（一）每季度开展合同管理风险排查，重点关注重大合同、高发风险领域；（二）实施风险分级评估，一般风险由业务部门处置，重大风险由领导小组决策；（三）发布风险预警通知，明确防范措施及责任主体。第二十条合规审查机制（一）将合同合规审查嵌入业务流程，包括立项决策、合同签订、履行监控等关键节点；（二）未经合规审查的合同，一律不得签订或履行；（三）建立合同审查台账，记录审查意见及整改情况。第二十一条风险应对机制（一）一般风险由业务部门制定整改方案，专责部门监督落实；（二）重大风险需成立专项工作组，明确应急处置流程、责任协同及上报要求；（三）风险处置完毕后需评估成效，形成处置报告归档备案。第二十二条责任追究机制（一）界定违规情形及处罚标准，包括警告、通报批评、绩效考核扣分、纪律处分等；（二）联动绩效考核，将合同管理责任纳入部门及个人年度考核；（三）重大违规需移交纪律监察部门，依法依规严肃处理。第二十三条评估改进机制（一）每年由牵头部门牵头，组织第三方机构开展体系有效性评估；（二）评估内容包括制度完整性、执行有效性、风险防控成效等；（三）评估结果需形成报告，提出优化建议并纳入次年工作计划。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障（一）各级领导需履行推进责任，定期研究合同管理工作；（二）牵头部门需配备专职人员，确保管理力量充足；（三）下属单位需成立内控小组，落实属地管理要求。第二十五条考核激励机制（一）将合同管理情况纳入部门年度考核，考核结果与绩效奖金挂钩；（二）设立合规奖励，对防范重大风险、优化管理流程的团队予以表彰；（三）个人违规需取消评优资格，情节严重者依法解除劳动合同。第二十六条培训宣传机制（一）管理层需接受合规履职培训，掌握风险防控要求；（二）一线员工需接受操作规范培训，熟练掌握合同评审要点；（三）定期开展案例分享会，提升全员风险意识。第二十七条信息化支撑（一）开发合同管理系统，实现电子签章、流程自动化、风险实时监控；（二）建立合同数据库，对接财务、采购、人力资源等系统，确保数据一致；（三）利用大数据分析技术，预测风险趋势，优化管理策略。第二十八条文化建设（一）发布XX专项合规手册，明确制度红线及操作指引；（二）组织全员签订合规承诺书，强化责任意识；（三）设立合规宣传栏，营造全员参与、共同监督的氛围。第二十九条报告制度（一）风险事件需第一时间上报