会议组织与会议纪要生成模板

会议组织与会议纪要模板一、适用场景说明常规工作例会：部门周会、月度工作复盘会等，用于同步进展、明确任务；项目推进会：针对特定项目的阶段性讨论、问题解决及计划制定；专题研讨会：围绕特定议题（如流程优化、方案评审）的深度讨论与决策；跨部门协调会：需多部门协作事项的沟通与责任划分。通过规范会议流程与纪要内容，保证会议目标清晰、结论明确、行动可追溯。二、标准化操作流程（一）会前准备阶段明确会议目标与主题根据工作需求确定会议核心目标（如“确定Q3营销方案”“解决项目延期问题”），并提炼简洁会议主题。示例：主题“2023年Q3产品推广方案评审会”，目标“评审方案可行性，明确推广方向与责任人”。确定参会人员与分工必邀人员：决策层（如总监）、执行负责人（如经理）、相关业务骨干（如*专员）；可选人员：需提供信息或支持的角色（如*助理）；分工：指定主持人（控场、推进议程）、记录人（实时记录讨论要点与结论）、材料准备人（提前分发会议资料）。制定会议议程与时间安排按逻辑顺序设计议程，优先讨论重要议题，预留讨论与决策时间；示例议程：14:00-14:10方案背景介绍（*经理）14:10-14:40核心内容与数据支撑（*专员）14:40-15:10讨论与问题反馈（全员）15:10-15:30方案修改共识与决策（*总监）15:30-15:40下一步行动确认（主持人）提前发布会议通知通知内容：会议主题、时间、地点（线上会议需附）、议程、参会人员、会前准备材料（如提前阅读方案草案）；发送时间：提前1-2个工作日，保证参会人员有充足准备时间。（二）会中执行阶段开场与议程确认主持人开场：明确会议目标、时长，提醒会议纪律（如手机静音、聚焦议题）；确认议程：如有调整需征询参会人员意见，保证全员对流程达成共识。按议程推进讨论发言引导：主持人按顺序邀请相关人员发言，避免跑题或重复；记录要点：记录人实时捕捉关键信息，包括：讨论中的不同观点（如“主管建议增加短视频渠道”“经理认为需优先保障线下活动预算”）；达成的共识（如“一致同意增加短视频渠道推广”）；未解决的问题（如“短视频渠道具体投放形式需进一步调研”）。决策与行动项确认对需明确的事项进行表决或总结决策（如“最终确定Q3推广预算为50万元，渠道包括线下活动、短视频、社群运营”）；逐项确认行动项：明确“做什么（任务内容）-谁负责（责任人）-何时完成（截止时间）-如何交付（成果形式）”。（三）会后整理阶段整理会议纪要初稿会议结束后24小时内，记录人根据会中记录整理纪要，内容包括：基础信息：会议名称、时间、地点、主持人、记录人、参会人员；议程与讨论概要：按议程顺序提炼核心讨论点，标注不同观点与共识；决策事项：列出最终达成的结论；行动项清单：按“任务-责任人-截止时间-成果形式”格式清晰呈现。审核与分发纪要纪要初稿提交主持人审核，保证内容准确、无遗漏；审核通过后，1个工作日内分发至所有参会人员及相关方，并同步归档（如企业云盘、项目管理工具）。跟踪行动项落实责任人按截止时间推进任务，记录人定期（如例会）跟进进度，保证行动项闭环；对逾期未完成的任务，及时协调资源或调整计划，避免影响整体目标。三、会议纪要模板示例（一）会议基本信息表项目内容会议名称[示例：2023年Q3产品推广方案评审会]会议时间[示例：2023年X月X日14:00-15:40]会议地点[示例：公司3楼会议室A/线上会议：XXX]主持人[示例：*总监]记录人[示例：*助理]参会人员[示例：总监、经理、主管、专员、*助理]缺席人员及原因[示例：无/*主管因出差提前提交书面意见]（二）议程与讨论内容记录序号议程主题发言人讨论要点概要1方案背景介绍*经理1.Q3产品目标用户为25-35岁群体，需提升品牌年轻化认知；2.竞品已布局短视频渠道，需加快跟进。2核心内容与数据支撑*专员1.推广方案总预算50万元，分配：线下活动30万（占比60%）、短视频15万（30%）、社群运营5万（10%）；2.历史数据显示，线下活动转化率最高（8%），短视频曝光量增长快。3讨论与问题反馈全员-主管：建议短视频预算增加至20万，重点投放抖音平台，目标曝光量500万；-经理：线下活动需压缩预算至25万，优先保障高校推广；-*总监：需补充社群运营的具体执行细节（如社群裂变活动设计）。（三）决策事项序号决策内容1确定Q3推广预算总额为50万元，渠道调整为：线下活动25万（50%）、短视频20万（40%）、社群运营5万（10%）。2短视频重点投放抖音平台，目标曝光量500万，由*专员负责对接供应商，X月X日前确定合作方案。3社群运营需增加“老带新”裂变活动，由*经理牵头，X月X日前提交详细执行方案。（四）行动项清单序号任务内容责任人截止时间成果形式备注1调整短视频预算至20万，更新方案*专员2023-XX-XXQ3推广方案定稿（V2.0）同步更新预算明细表2制定社群裂变活动执行方案*经理2023-XX-XX活动方案PPT+流程表包含用户激励、时间节点3对接抖音供应商，确认投放细节*专员2023-XX-XX供应商合作意向书需包含曝光量保障条款四、关键执行要点会前准备充分性议程需提前与核心参会人员沟通，避免关键议题遗漏；会议材料应提前至少1天分发，保证参会人员有备而来。会中记录准确性区分“观点”与“事实”，记录人需客观呈现讨论内容，不加入个人主观判断；对未明确的结论或待解决问题，需当场标注“需进一步确认”。纪要内容精炼性避免逐字记录讨论过程，聚焦“共识、决策、行动项”；行动项需符合SMART原则（具体、可衡量、可达成、相关性、时限性）。保密与归档规范涉及敏感信