采购审批流程表单化模板提高采购效率及透明度标准版

采购审批流程表单化模板提高采购效率及透明度标准版一、适用场景与价值体现二、全流程操作指引（一）需求发起与表单填写操作人：需求部门经办人（某）操作内容：明确采购需求：根据部门工作计划或实际需要，确定采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价及总价，保证需求描述清晰、无歧义。准备附件材料：需附上相关支撑文件，如《采购需求说明书》（针对复杂物品/服务）、《比价/议价记录》（若涉及多家供应商）、历史采购价格参考（若有）等，保证需求合理性。填写表单信息：登录采购管理系统或线下填写《采购审批表》，完整填写以下字段：基础信息：申请单号（系统自动）、申请人姓名、所属部门、联系方式、申请日期；需求明细：采购类别（物料/服务/固定资产等）、物品/服务名称、规格型号、单位、需求数量、预估单价、预估总价、预算科目（需与公司预算体系匹配）；需求说明：简述采购原因、用途及紧急程度（紧急需标注“特急”，并说明理由）；供应商信息：若有意向供应商，填写供应商名称、联系人及电话；若需招标/比选，注明“待选商”。提交审批：检查表单信息完整性及附件齐全性后，提交至部门负责人审批。关键要求：预估总价不得超过部门预算余额，超预算需提前填写《预算调整申请表》并附说明；需求描述需避免模糊表述（如“一批办公用品”应具体到“A4纸100包，型号70g”）。（二）部门负责人审核操作人：需求部门负责人（某）操作内容：核实需求必要性：结合部门工作目标与当前库存情况，判断采购需求是否真实、必要，避免重复采购或闲置浪费。审核预算合规性：确认预估总价是否在部门预算范围内，超预算需求需核查《预算调整申请表》审批进度。确认需求合理性：对物品/服务的规格、数量、技术参数等进行合理性评估，保证与实际需求匹配。审批意见：在《采购审批表》“部门审核意见”栏签署意见（同意/不同意/需补充说明），并签字确认，若不同意需注明理由并退回申请人。处理时效：常规需求需在1个工作日内完成审核；紧急需求需在4小时内完成。（三）采购部复核操作人：采购部专员（某）操作内容：审核流程完整性：检查《采购审批表》是否填写完整、附件是否齐全（如需求说明书、比价记录等），上一环节审批是否通过。核实需求可行性：对采购物品/服务的市场供应情况、价格波动区间进行初步调研，判断预估单价是否合理；若供应商信息已提供，核实供应商资质（如营业执照、相关资质证书等）。制定采购方案：根据采购类别与金额，确定采购方式（如直接采购、询价比价、招标等），明确采购时间节点与责任人。复核意见：在“采购部复核意见”栏填写审核结论（如“同意按方案执行”“需补充比价记录”“建议调整规格”等），并提交至财务部审核。特殊情况处理：若预估单价与市场均价偏差超过10%，需要求申请人补充说明或重新比价；若为首次采购的新型物品/服务，需组织技术部门共同评估。（四）财务部审核操作人：财务部专员（某）操作内容：审核预算与资金安排：确认采购金额是否纳入年度/季度预算，资金来源（如自有资金、专项拨款等）是否落实，避免超预算或无预算采购。审核价格合理性：对比历史采购数据、市场价格信息或第三方报价平台数据，评估预估单价的公允性；对大额采购（如超过XX万元），需要求提供至少3家供应商的书面比价记录。审核支付条款：检查合同中约定的支付方式、进度、账期是否符合公司财务制度（如预付款比例不超过30%，验收合格后支付尾款等）。财务意见：在“财务部审核意见”栏签署意见（同意/不同意/调整支付条款），并提交至分管领导审批。（五）分管领导审批操作人：公司分管采购/财务的副总经理（某）操作内容：审批权限内事项：根据采购金额划分审批权限（如单次采购金额≤5万元由采购总监审批；5万-20万元由分管副总审批；≥20万元由总经理审批），分管领导需在自身权限内审批。综合评估：结合采购需求的战略价值、成本效益、供应商风险等因素，做出最终审批决策。审批意见：在“分管领导审批意见”栏签署“同意执行”“否决并说明理由”或“提交总经理审议”等意见，并签字确认。特殊事项：涉及重大资产采购（如设备、房产）或战略合作供应商合作，需提交总经理办公会集体审议。（六）采购执行与归档操作人：采购部专员（某）、需求部门经办人（某）、档案管理员（某）操作内容：采购执行：审批通过后，采购部根据既定采购方式实施采购（如签订合同、下达订单、跟踪物流等），保证按时交付。验收入库：需求部门收到物品/服务后，需与采购订单核对名称、规格、数量、质量等，确认无误后在《验收单》上签字验收；服务类采购需由需求部门出具《服务完成确认书》。付款申请：采购部凭《采购审批表》《采购合同》《验收单》《发票》等材料，向财务部申请付款。档案归档：采购完成后，采购部将《采购审批表》及相关附件（合同、验收单、发票、比价记录等）整理成册，交档案管理员统一归档保存，保存期限不少于5年。三、标准化表单结构采购审批表（标准版）基础信息申请单号（系统自动，格式：CGYYYYMMDD-XXX）申请人某所属部门（如：生产部/行政部/研发部）联系方式（内部办公电话）申请日期YYYY年MM月DD日采购需求明细采购类别□物料□服务□固定资产□其他（请注明：______）物品/服务名称（具体名称，如：“HPLaserJetProM404n打印机”）规格型号（详细参数，如：“黑白激光，600×600dpi，33ppm，标配纸盒250页”）单位（台/套/批/项等）需求数量（阿拉伯数字，如：5）预估单价（元）（保留两位小数，如：3200.00）预估总价（元）（需求数量×预估单价，大写：叁仟贰佰元整）预算科目（如：“行政费用-办公设备”“生产成本-原材料”）需求说明（简述采购原因、用途、紧急程度：如“替换部门老旧打印机，特急”）供应商信息若有，填写：名称_________；联系人_________；电话_________附件清单□《采购需求说明书》□《比价记录》□《供应商资质》□其他：______审批流程部门审核意见经办人：_________日期：_________负责人签字：_________日期：_________采购部复核意见经办人：_________日期：_________负责人签字：_________日期：_________财务部审核意见经办人：_________日期：_________负责人签字：_________日期：_________分管领导审批意见签字：_________日期：_________（审批权限：_________）备注（其他需要说明的事项，如：需指定品牌、特殊交付要求等）四、关键使用提示信息真实性与完整性：申请人需对填写的信息及附件材料的真实性负责，严禁虚报、瞒报采购需求或伪造比价记录；所有必填字段（如规格型号、预估总价）不得遗漏，保证审批人全面掌握需求情况。审批时效管理：各审批环节需在规定时限内完成（紧急需求可适当缩短，但需提前沟通），避免因审批延迟影响采购进度；若某环节审批不通过，需及时退回并说明原因，申请人整改后重新提交。附件规范要求：比价记录需包含至少2家供应商的书面报价（加盖公章），注明报价日期、有效期；服务类采购需提供《服务方案说明书》；固定资产采购需附《资产评估报告》（若有）。特殊情况处理：对于突发性、紧急性采购（如生产设备故障急需更换备件），可启动“紧急采购流程”，先电话请示分管领导同意后，补填《采购审批表》，但需在紧急采购后24小时内完成