企业财务报销审批流程规范手册

企业财务报销审批流程规范手册一、适用范围与业务场景本规范手册适用于公司全体员工因开展正常业务活动产生的各类费用报销管理，涵盖以下典型业务场景：日常办公费用：包括办公用品采购、通讯费、快递费、印刷费等维持日常运营的支出；差旅费用：员工因公赴外地开展业务产生的交通费、住宿费、市内交通费及伙食补助；业务招待费用：为维护客户关系或开展业务合作发生的合理接待支出；其他合规费用：经公司批准的培训费、会议费、市场推广费等与工作直接相关的支出。本流程旨在保证费用支出的合理性、合规性，提高报销效率，保障公司资金安全。二、报销流程操作步骤详解（一）费用发生与票据准备事前申请：单笔费用预算超过5000元的，需提前填写《大额费用申请表》，说明费用用途、预算金额及预期效益，经部门负责人审批后交财务部备案。费用发生：员工因公支出时，应优先选择公司合作供应商，索取合规票据（如增值税发票、财政票据等），票据需注明公司全称、税号，且内容与实际业务一致。票据整理：费用发生后，员工需将票据按类别分类粘贴（如差旅费分交通、住宿、餐饮），在票据右上角注明费用发生日期及简要事由，保证票据清晰、无涂改。（二）报销单据填写与提交填写《费用报销单》：登录公司OA系统，选择对应费用类型填写电子报销单，或使用纸质版《费用报销单》（附件1），详细填写以下信息：申请人姓名、所属部门、工号、联系方式；费用所属期间、报销事由、费用明细（含金额、类别、备注）；附件张数及总金额。部门初审：申请人将填写完整的报销单及原始票据提交至部门负责人，部门负责人需核实：费用是否在部门年度预算范围内；报销事由是否与部门业务相关；票据数量与报销单填写是否一致。审核通过后，部门负责人在《费用报销单》“部门审批”栏签字并注明日期。（三）财务部复核票据合规性审核：财务部接收到报销单后，由专员对票据进行复核，重点检查：票据真伪及是否在有效期内；票据抬头、税号是否准确无误；费用是否符合公司报销标准（如差旅住宿标准、招待费限额等）；大额费用是否已履行事前申请流程。金额与逻辑核对：核对报销单金额与票据合计金额是否一致，费用明细是否合理（如差旅天数与交通、住宿费是否匹配），保证无计算错误或逻辑矛盾。反馈处理：审核不通过的，财务部需在2个工作日内退回并注明原因（如“票据抬头错误”“超标准支出”），申请人修改后重新提交；审核通过的，财务部在“财务复核”栏签字并流转至下一审批环节。（四）分级审批根据费用金额及类型，实行分级审批制度：小额费用（≤5000元）：由财务负责人审批，审批通过后进入支付环节；大额费用（5000-20000元）：由财务负责人审核后，报请分管副总审批；重大费用（＞20000元）：需经分管副总审核，报请总经理审批。（五）费用支付与账务处理支付安排：审批完成后，财务部根据报销单信息安排支付，原则上通过银行转账至申请人工资卡（需提供银行卡号及开户行信息），紧急情况可申请现金支付（单笔不超过5000元）。到账通知：支付完成后，财务部通过OA系统或邮件向申请人发送到账通知，告知支付金额及时间。账务登记：财务专员根据报销单及支付凭证，在财务系统中进行账务处理，保证费用科目准确、账实相符。（六）资料归档归档范围：包括《费用报销单》、原始票据、审批意见表、《大额费用申请表》（如有）等资料。归档要求：每月5日前，财务部将上月已报销资料按部门分类整理，装订成册并标注归档编号，保存期限不少于5年。三、标准化报销申请表模板附件1：费用报销单基本信息申请人姓名*工号所属部门费用所属期间年月日至年月日联系方式费用明细金额（元）办公用品费差旅费（交通/住宿）业务招待费其他费用合计金额（大写）附件清单张审批意见部门负责人：财务复核：分管副总/总经理：申请人承诺本人承诺以上费用真实、合理，符合公司规定，如有虚假愿承担一切责任。申请人签字：四、关键注意事项与合规要求报销时限：费用发生后需在30日内提交报销申请，逾期未报的需提交书面说明，经部门负责人及财务负责人审批后方可受理（特殊情况如出差结束后7日内）。票据规范：禁止使用不合规票据（如过期发票、与公司名称不符的票据），票据丢失的需提供情况说明并经部门负责人签字确认，财务部根据实际情况审核处理。预算控制：部门报销费用不得超出年度预算，超预算部分需提交《预算调整申请表》，经总经理审批后方可报销。禁止行为：严禁虚报、冒领费用，严禁将个人消费混入公务报销，严禁拆分报销金额规避审批流程，违者将按公司规定追究责任。特殊情况处理：如遇紧急