工程设计文件系统归档管理规范

工程设计文件系统归档管理规范工程设计文件是工程建设理念落地、技术方案实施的核心载体，其归档管理的规范性直接关系到项目运维效率、改造决策质量及合规性审查效果。为解决设计文件“散、乱、失”等管理痛点，提升工程资料的利用价值，结合行业实践与管理需求，制定本规范，为工程建设各参与方提供从文件形成到档案利用的全流程操作指引。1.总则1.1目的通过规范工程设计文件的归档流程与管理要求，确保文件完整、准确、安全、可追溯，满足工程建设、运维改造、审计审查等多场景的资料利用需求，为工程全生命周期管理提供支撑。1.2适用范围本规范适用于各类新建、改建、扩建工程（含工业、民用、市政等）的设计文件归档管理，涵盖设计单位、建设单位、施工单位、监理单位及档案管理部门等参与主体。1.3基本原则遵循“谁产生、谁负责”（文件形成方对资料真实性、完整性负责）、“同步形成、同步归档”（设计与归档工作同步推进）、“分类管理、安全可控”（按类型分级管控，保障档案安全）的原则，确保设计文件全生命周期可追溯、可利用。2.归档范围与分类2.1归档范围工程设计文件需覆盖设计全流程及关联支撑资料，具体包括：设计基础资料：地质勘察报告、地形测绘图、周边环境评估报告、市政接口资料等前期支撑文件。设计成果文件：初步设计文件（说明书、图纸、概算）、施工图设计文件（建筑、结构、机电等专业图纸及计算书）、深化设计文件（如幕墙、精装修专项设计）。设计变更文件：因现场条件、技术优化、业主需求变更产生的设计变更单、变更图纸、洽商记录（需注明变更原因、关联原设计图号）。设计评审文件：各阶段设计评审会议纪要、专家意见及回复、外部审批文件（如规划许可、消防审核意见、节能审查批复）。其他关联文件：设计合同、技术交底记录、设备选型论证报告、材料样品确认单、重要邮件往来（需截图或归档原文）。2.2分类方式结合工程管理需求，设计文件可从阶段、专业、载体三个维度分类：按工程阶段：分为前期准备类（勘察、测绘）、初步设计类、施工图设计类、竣工图设计类（含变更整合）。按专业类型：建筑、结构、机电（给排水、暖通、电气）、景观、智能化、市政（道路、桥梁）等专业分别归档。按文件载体：电子文件（CAD图纸、PDF文档、计算书）、纸质文件（需同步扫描形成电子档）、实物档案（如材料样品、模型，需拍照建档并附说明）。3.归档质量要求设计文件归档需满足完整性、准确性、规范性、安全性四大核心要求：3.1完整性归档文件需覆盖设计全流程，无关键环节缺失（如初步设计审批文件、重大变更的设计依据需完整留存；施工阶段变更需同步归档设计确认版）。3.2准确性文件内容与工程实际及审批要求一致：图纸版本与现场施工版本对应，变更文件需注明“变更前/后”对比说明；计算书、说明书数据与图纸标注逻辑自洽；外部审批意见需附设计回复及落实证明。3.3规范性格式标准：电子文件采用行业通用格式（CAD图纸为dwg/dxf，文档为PDF/A或Word可编辑格式）；纸质文件采用A4幅面，折叠规范（图标向外）。签署要求：图纸签署栏需有设计、校对、审核人员签字（电子文件需加盖合法电子签章）；变更文件需注明变更日期、责任人。命名规则：文件命名需体现工程名称-阶段-专业-版本-类型（如“XX产业园-施工图-建筑-2023版-平面图”）。3.4安全性电子文件需经病毒查杀后移交，存储介质（如U盘、硬盘）需防磁、防潮；纸质文件采用无酸纸装订，避免折叠、破损，归档前需去除金属装订物；涉密工程文件需按保密要求单独归档，控制知悉范围。4.归档流程设计文件归档需遵循收集→整理→审核→移交→入库的闭环流程：4.1收集阶段设计单位：项目负责人组织团队，在各设计阶段完成后7个工作日内，归集本阶段所有输出成果（含中间版、最终版）及审批反馈文件。建设单位：收集设计合同、外部审批文件、设计评审纪要，同步督促施工、监理单位提交变更洽商、技术核定单（需设计单位确认）。施工/监理单位：每月25日前，将当月产生的设计变更、洽商记录提交设计单位确认，确认后5个工作日内提交建设单位归档。4.2整理阶段组卷规则：按“阶段+专业”组卷（如“XX项目-初步设计-建筑专业”），电子文件建立层级目录（工程名称→阶段→专业→文件类型），纸质文件按卷册编号装订，卷内文件按形成时间/逻辑顺序排列。编目要求：编制卷内目录（含文件编号、名称、页数、责任人），电子文件需生成MD5校验码（确保传输后无篡改）。数字化处理：纸质文件扫描分辨率不低于300dpi，确保文字、线条清晰可辨；扫描件与纸质文件逐页核对，避免漏扫、错扫。4.3审核阶段设计单位内部审核：技术负责人在文件移交前，复核归档文件的完整性、准确性（重点检查变更文件的合规性、图纸签署完整性），出具《设计文件归档审核表》。建设单位终审：组织监理、施工单位联合审查，确认文件与工程实际相符、无遗漏或错误，签署《档案终审确认单》。4.4移交与入库移交要求：电子文件通过加密传输或专用存储设备移交至档案管理系统；纸质文件移交至实体档案室，双方签署《档案移交清单》（明确文件数量、载体、版本、密级）。入库管理：档案管理部门接收后，对电子文件进行双份备份（本地+异地），纸质文件编号、上架，建立检索目录（支持按工程名称、阶段、专业、关键词检索）。5.档案管理与利用5.1保管要求电子档案：采用专用服务器存储，定期（每季度）进行数据校验；每3-5年更新存储介质（如从机械硬盘升级为固态硬盘），防止数据老化。纸质档案：存放于恒温（14-24℃）、恒湿（45%-60%）、避光的档案库房，配备防火、防虫、防盗设施；每年开展一次档案完好性检查，及时修复破损文件。5.2利用管理利用服务：为工程改造提供历史图纸查询、为审计提供设计变更台账、为运维提供设备选型资料等，需做好《档案利用记录》（含利用人、用途、文件编号）。5.3数字化管理逐步推进纸质档案数字化，建立全文检索系统：对CAD图纸进行图层拆分、属性标注，实现“图档关联”（如通过图纸编号关联变更记录、计算书）；对文档类文件进行OCR识别，支持关键词检索（如通过“消防规范”检索所有相关设计说明、审批意见）。6.责任与监督6.1责任分工设计单位：对设计文件的真实性、完整性负责，指定专人（如项目资料员）统筹归档工作，确保资料及时移交。建设单位：统筹归档管理工作，监督参建单位履职，协调解决归档争议（如变更责任认定、文件格式冲突）。档案管理部门：负责档案的接收、保管、利用，每半年开展一次档案质量抽查，对问题档案下达《整改通知书》。6.2监督考核参建单位考核：建设单位将归档工作纳入参建单位考核体系，对未按时归档、资料造假的单位进行通报批评，情节严重的扣减合同款项或限制参与后续项目投标。整改跟踪：档案管理部门对整改情况进行跟踪验证，整改不到位的项目暂缓档案验