企业文件存档与归档管理制度表

企业文件存档与归档管理制度表一、适用范围与工作场景本制度表适用于企业各类文件从产生到最终处置的全生命周期管理，涵盖行政人事、财务审计、业务运营、项目管理、技术研发等部门的文件资料。具体场景包括：日常工作中形成的合同、报告、会议纪要、制度流程等需长期保存的文件；项目立项、执行、验收阶段产生的计划、方案、验收报告等过程文件；员工入职、离职、培训、考核等人事档案材料；财务凭证、报表、审计报告等合规性文件；研发过程中的设计图纸、实验数据、专利申请材料等知识产权文件；企业应对内外部审计、检查、法律纠纷时需提供的支撑性文件。二、文件存档与归档操作流程（一）文件分类与编码文件分类：按部门职能、文件性质、密级三级分类。一级分类：如“行政部”“财务部”“市场部”“研发部”等；二级分类：如“行政部”下分“制度文件”“会议文件”“合同文件”；三级分类：如“合同文件”下分“采购合同”“销售合同”“服务合同”。文件编码：采用“部门代码-分类代码-年份-流水号”规则，示例：行政部2024年第3份制度文件：“XZ-ZD-2024-003”；财务部2024年第15份凭证：“CW-PZ-2024-015”。（二）归档范围与保管期限确定归档范围：明确需归档的文件类型（含纸质与电子文件），包括但不限于：反映企业主要职能活动的文件；具有查考价值的合同、协议、批复；重要的会议记录、领导讲话、调研材料；项目全生命周期文件（立项、实施、验收、总结）；员工人事档案（简历、劳动合同、异动记录、奖惩材料）。保管期限：根据文件价值分为永久、长期（10年以上）、短期（3-10年）三类，具体标准参考《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》。（三）文件收集与整理收集责任：各部门指定*专员（如“行政专员”“项目助理”）为本部门文件收集第一责任人，保证文件完整、准确。收集时间：日常文件：每月最后一个工作日汇总本月文件；项目文件：项目结束后15个工作日内完成收集；年度文件：次年1月10日前完成上一年度文件汇总。整理要求：纸质文件：去除金属夹、回形针，按件装订（每份文件为一个保管单位），标注页码；电子文件：采用PDF、DOCX等通用格式，命名与编码规则一致，存储至指定服务器/云盘文件夹。（四）立卷与归档登记立卷：按“一事一卷”或“一卷一档”原则，将同一事由的文件组成案卷，填写《卷内文件目录》，注明文件标题、责任者、日期、页数、位置。归档登记：纸质文件：填写《文件归档登记表》（见表1），一式两份，部门与档案室各存一份；电子文件：在档案管理系统中录入文件信息（编码、名称、分类、责任人、存储路径），电子归档凭证。（五）档案保管与利用保管要求：纸质档案：存入符合标准的档案柜（防火、防潮、防虫、防鼠），库房温度控制在14-24℃，湿度45-60%；电子档案：定期备份（本地备份+异地备份），每半年进行病毒查杀与数据完整性检测。借阅流程：内部借阅：员工填写《档案借阅申请表》（见表2），经部门负责人*经理审批后，档案室办理借阅手续，借阅期限不超过7个工作日；外部借阅：需经分管领导*总审批，必要时签订《档案保密协议》，仅限在指定场所查阅。（六）档案鉴定与销毁鉴定：对保管期限届满的档案，由档案室牵头，会同*部门负责人、法务专员组成鉴定小组，确认是否仍有保存价值。销毁：对无保存价值的档案，填写《档案销毁审批表》（见表3），经*总经理批准后，由两人以上监销，纸质档案采用粉碎或焚烧处理，电子档案彻底删除并记录操作日志。三、核心管理表格模板表1：文件归档登记表文件编码文件名称形成部门责任人形成日期页数存放位置（柜号-层号）保管期限归档人归档日期XZ-ZD-2024-003考勤管理制度行政部*专员2024-03-158A柜-3层永久*专员2024-03-31CW-PZ-2024-0154月费用报销凭证财务部*会计2024-04-3025B柜-1层10年*会计2024-05-10表2：档案借阅申请表借阅人部门借阅日期档案名称文件编码借阅用途归还日期部门负责人审批档案室经办人*员工市场部2024-06-012023年度市场总结报告SC-ZJ-2023-006项目复盘2024-06-08*经理*档案员表3：档案销毁审批表档案名称文件编码数量（件/卷）保管期限鉴定意见部门负责人意见分管领导意见总经理审批销毁日期监销人2021年临时会议纪要XH-YH-2021-0125卷3年已无保存价值，建议销毁*经理*总*总经理2024-05-20专员、助理四、执行与管理要点责任分工：各部门负责人为本部门文件归档第一责任人，保证文件收集及时、整理规范；档案室负责档案接收、保管、借阅、鉴定等日常管理，定期向分管领导汇报档案工作情况。电子文件管理：电子文件需同步归档纸质版本（特殊情况除外），保证线上线下一致；涉密电子文件需加密存储，访问权限严格控制，操作全程留痕。保密管理：涉及商业秘密、客户信息的档案，标注“秘密”字样，借阅需经*分管领导批准；档案查阅人员需遵守保密规定，不得复制、摘抄、外传涉密内容。定期检查：档案室每季度对档案保管情况进行检查，包括库房环境、防火防盗设施、数据备份状态等；每年开展一次档案工作自查，重点