企业行政管理模板宝典

企业行政管理模板宝典一、会议管理模板适用场景适用于公司内部各类会议（如周例会、项目研讨会、月度总结会、年度工作会等）的全流程管理，涵盖会议筹备、召开、记录及归档各环节。操作流程会议发起与筹备明确会议主题、目标、预期成果及初步时间建议，由发起部门填写《会议申请表》，提交至行政部统筹协调。行政部根据会议性质、参会人数及需求，协调会议场地（优先使用内部会议室，外部场地需提前3个工作日申请）、设备（投影仪、麦克风、视频会议系统等）及茶歇服务（如需）。发起部门确认会议议程，提前2个工作日将会议通知（含时间、地点、议程、参会人员、需准备材料）通过企业通讯工具发送至参会人，并同步抄送行政部备案。会议召开与记录参会人员提前10分钟到场，签到确认；会议开始前，主持人重申会议纪律及议程。记录人全程记录会议关键内容，包括讨论要点、分歧意见、决议事项及责任分工、完成时限。会议纪要与归档会议结束后2个工作日内，记录人整理《会议纪要》，经主持人审核无误后，发送至参会人及相关部门；重要会议纪需抄送管理层。行政部将会议通知、签到表、会议纪要等资料整理归档，保存期限不少于2年。模板示例《会议申请表》申请部门申请人联系方式会议主题会议时间预计时长分钟参会人数会议地点□内部会议室（名称：________）□外部场地（地址：________）所需设备□投影仪□麦克风□视频会议系统□其他：________会议议程1.2.3.备注《会议纪要》会议时间年月日时分会议地点主持人记录人参会人员缺席人员缺席原因会议议题讨论内容决议事项1.2.3.责任分工完成时限附件关键提示会议通知需明确“是否需要携带材料”“是否提前提交汇报PPT”等要求，避免准备不足。重要会议（如战略决策会）需提前测试设备，保证视频、音频系统正常；跨部门会议需提前与各部门负责人确认参会时间，避免冲突。会议纪要需突出“决议”与“行动项”，避免记录冗余的讨论过程，保证责任到人、时限明确。二、公文处理模板适用场景适用于公司内部正式文件（如通知、通报、报告、请示、批复等）的起草、审核、签发、流转及归档管理，保证公文规范、高效传递。操作流程公文起草起草人根据工作需求，按公司公文格式要求（字体、字号、行距、页边距等）撰写文件内容，保证逻辑清晰、表述准确、数据无误。涉及跨部门事项的公文，需提前征求相关部门意见并达成一致，避免后续反复修改。审核与签发起草人将公文初稿提交至部门负责人审核，重点审核内容真实性、部门职责匹配及时效性；审核通过后，按文件重要性提交至对应层级领导签发（一般事项由部门经理签发，重大事项由分管领导或总经理签发）。签发人确认无误后，在文件指定位置签署姓名及日期，文件正式生效。流转与归档行政部根据文件内容确定分发范围（如全公司、特定部门、相关人员），通过OA系统或书面形式送达；需接收部门签字确认的，建立《公文签收记录表》。公文办理完毕后，由行政部统一收集，按“发文部门+文号+日期”分类归档，电子版备份至公司服务器，保存期限不少于5年。模板示例《公文签发单》文件标题文件编号起草部门起草人拟稿日期年月日密级□公开□内部□机密主送部门抄送部门文件内容摘要部门负责人审核意见签字：日期：分管领导签发意见签字：日期：《公文签收记录表》文件编号文件标题签收部门/人签收时间备注年月日年月日关键提示公文编号需统一规则（如“公司简称-部门简称-年份-序号”），避免重复或遗漏。涉及资金、人事、战略等敏感内容的公文，需严格控制分发范围，严禁随意复制外传。电子公文流转需通过公司指定系统，保证传输安全；纸质公文需使用公司抬头纸打印，格式规范。三、办公用品申领模板适用场景适用于员工日常办公所需物资（如文具、耗材、设备配件等）的申领、发放与库存管理，保证物资供应及时、成本可控。操作流程申领发起员工根据实际工作需求，填写《办公用品申领单》，注明物品名称、规格型号、申领数量、用途及申领部门。部门负责人审核申领合理性（如是否为必需品、数量是否超标），确认后提交至行政部。审核与发放行政部核对库存情况：若库存充足，直接发放并更新库存台账；若库存不足，启动采购流程（采购需比价、选择合格供应商，保证性价比）。发放时，申领人需核对物品名称、数量及质量，确认无误后在《办公用品发放记录表》签字。库存盘点行政部每月末进行一次全面盘点，核对台账与实际库存，编制《库存盘点表》；对积压、过期物品及时处理（如报损、调剂使用），降低库存成本。模板示例《办公用品申领单》申领部门申领人申领日期年月日用途物品名称规格型号单位申领数量部门负责人签字行政部审核《办公用品发放记录表》日期物品名称规格型号申领部门申领人发放数量库存余量经办人关键提示常规办公用品（如A4纸、笔、文件夹等）按季度统一申领，避免频繁小额采购；特殊物品（如专业设备配件）需提前3个工作日申领，预留采购时间。严格执行“按需申领、杜绝浪费”原则，对非必需品或超量申领，行政部有权拒绝发放。库存台账需实时更新，保证“账实相符”；易损耗物品（如墨盒、硒鼓）需以旧换新，避免资源浪费。四、固定资产管理模板适用场景适用于公司价值较高、使用期限较长的资产（如电脑、打印机、办公家具、投影仪等）的采购、登记、使用、维护及报废管理，保障资产安全与完整。操作流程资产采购与入库部门因工作需要新增资产时，提交《固定资产采购申请表》，说明采购理由、规格参数、预算及使用人，经部门负责人、行政部、财务部及分管领导审批后实施采购。资产到货后，行政部组织验收（核对型号、数量、质量），确认无误后填写《固定资产入库单》，粘贴资产标签（编号、名称、采购日期、使用人），录入资产管理系统。资产领用与调拨使用人凭《固定资产领用单》到行政部办理领用手续，签字确认资产状态；内部调拨时，需由调入、调出部门及行政部三方确认，更新资产使用信息。维护与报废使用人负责日常维护（如清洁、简单故障排查）；行政部每半年组织一次全面检修，建立《资产维护记录表》。资产达到使用年限、损坏无法修复或技术淘汰时，由使用部门提交《固定资产报废申请表》，经行政部鉴定、财务部审核、管理层批准后，按公司流程处置（如变卖、回收），并更新资产台账。模板示例《固定资产采购申请表》申请部门申请人资产名称规格参数采购数量预算金额采购理由使用人部门负责人意见签字：日期：行政部意见签字：日期：财务部意见签字：日期：分管领导意见签字：日期：《固定资产台账》资产编号资产名称规格型号采购日期使用部门使用人原值存放地点状态□在用□闲置□维修□报废关键提示资产标签需粘贴在显眼位置，严禁私自撕毁、转借；离职或岗位调动时，需办理资产交接手续，确认无损坏、遗失后，方可办理相关流程。定期对资产进行盘点（每季度一次），保证账、物、卡一致；对闲置资产及时调剂，提高利用率。报废资产需残值评估，严禁私自处置；涉密资产（如加密电脑）报废前需由信息安全部清除数据。五、员工档案更新模板适用场景适用于员工入职、在职、离职期间个人信息的动态管理，包括基本信息、岗位变动、培训记录、奖惩情况等，保证人事档案准确、完整。操作流程档案建立（入职）员工入职时，提交《员工信息登记表》（附证件号码、学历证、离职证明等复印件），人力资源部核对信息后，建立电子及纸质档案，分类归档。信息更新（在职）员工信息发生变更（如联系方式、住址、学历、婚姻状况等）时，填写《员工信息变更申请表》，附相关证明材料（如户口本、毕业证），经部门负责人确认后，人力资源部3个工作日内更新档案。档案转出（离职）员工办理离职手续时，人力资源部核对档案完整性（含劳动合同、离职申请、培训记录等），确认无遗留问题后，根据员工需求办理档案转出（转交新单位或存档机构），并做好《档案转出记录》。模板示例《员工信息登记表》姓名性别民族出生日期年月日政治面貌证件号码号学历毕业院校专业联系方式紧急联系人关系入职日期年月日岗位部门教育背景起止时间学校名称专业学历工作经历起止时间公司名称职位离职原因《员工信息变更申请表》员工姓名工号部门变更项目□联系方式□住址□学历□婚姻状况□其他：________原信息变更后信息变更原因附件□证件号码复印件□户口本复印件□毕业证复印件□其他：________部门负责人意见签字：日期：人力资源部意见签字：日期：关键提示员工档案需专人管理，严格保密，非经授权不得查阅、复制；涉及个人隐私的信息（如银行账号、家庭情况）需加密存储。信息变更需员工本人提交申请，代办的需提供委托书及双方证件号码复印件；虚假信息一经发觉，按公司规定处理。离职员工档案保存期限不少于10年，法律法规另有规定的从其规定。六、差旅申请模板适用场景适用于员工因公出差（如业务洽谈、客户拜访、参加会议、项目调研等）的交通、住宿、补贴等事项的申请与审批管理，规范差旅流程、控制成本。操作流程差旅申请与审批员工提前3个工作日填写《差旅申请表》，注明出差事由、时间、地点、行程安排、交通方式（按公司标准选择：高铁/飞机经济舱、普通列车等）及预算明细，经部门负责人审核。超出预算或跨区域出差（如省外、境外），需额外提交分管领导审批；审批通过后，行政部协助预订交通及住宿（优先协议酒店）。差旅执行与报销出差期间，员工需遵守公司纪律及廉洁规定，不得擅自延长行程或变更地点；返回公司后5个工作日内，整理差旅票据（合规凭证，如车票、住宿清单等），填写《差旅报销单》，附《差旅申请表》复印件，按财务流程报销。费用标准与核算严格按照公司《差旅费用管理办法》执行补贴标准（如市内交通、伙食、住宿），超支部分需由出差人说明原因，部门负责人签字确认后方可报销；节约费用可按比例奖励（具体按公司规定执行）。模板示例《差旅申请表》申请人部门工号出差事由出差时间年月日至年月日，共天出差地点往返交通□高铁□飞机□汽车□其他：________行程安排日期交通工具出发地目的地住宿安排预算明细交通费：元住宿费：元伙食补贴：元市内交通：元合计：元部门负责人意见签字：日期：分管领导意见签字：日期：《差旅报销单》申请人部门报销日期年月日出差事由出差时间年月日至年月日费用明细项目金额（元）票据张数备注交通费住宿费伙食补贴按标准发放市内交通合计部门负责人审核签字：财务部审核签字：总经理审批签字：关键提示差旅申请需明确“出差目的”“预期成果”，避免因公私混同导致的费用争议；紧急出差（如临时客户需求）可先通过电话/企业审批，事后补填申请表。交通住宿需优先选择经济实惠方式，严禁超标；出差期间如发生额外费用（如客户接待），需提前申请，未经批准的费用不予报销。报销票据需真实、合法，抬头为公司全称，禁止涂改、伪造；跨月报销需注明原因，最长不超过出差后15个工作日。七、访客接待登记模板适用场景适用于外部访客（如客户、合作伙伴、应聘者、部门人员等）的预约、接待、登记及离开管理，保证公司秩序安全、接待规范。操作流程访客预约与确认被访部门提前1个工作日通过电话/系统向行政部提交《访客预约信息》，包括访客姓名、单位、事由、人数、到访及离开时间、联系方式。行政部确认预约信息后，反馈接待安排（如接待区域、茶水服务、所需资料），并通知被访部门做好接待准备。接待与登记访客到访时，前台引导至接待区，核对身份信息（证件号码/驾驶证等），填写《访客登记表》，发放《访客证》（佩戴于胸前）；重要访客（如大客户、领导）需由被访部门人员到前台迎接。接待过程中，被访部门全程陪同，避免访客随意进入非工作区域；涉及公司机密的会谈，需提前确认会议室是否具备保密条件（如手机信号屏蔽、门禁管控）。离开与记录访客离开时，前台收回《访客证》，核对登记信息与实际离访时间，确认无误后签字；行政部每日汇总《访客登记表》，同步至安保部门备案。模板示例《访客预约信息表》被访部门被访人访客姓名单位访客人数人联系方式到访时间年月日时预计离开时间年月日时访客事由所需资料□产品手册□合同□其他：________接待安排□前台接待□会议室（名称：________）□茶水服务□其他：________预约人预约日期年月日《访客登记表》到访日期年月日登记时间时分访客姓名性别单位名称职务证件号码联系方式被访部门被访人访客事由接待区域□前台□会议室□办公区离开时间时分访客签字前台接待关键提示重要访客接待需提前制定方案（如路线、陪同人员、礼品准备），保证接待流程顺畅；涉密区域（如研发部、财务部）禁止无关访客进入，确需进入的需经部门负责人及分管领导批准。访客证需专人专用，严禁转借；离开时务必收回，避免非公司人员逗留。定期对《访客登记表》进行检查，保证信息完整；发觉可疑人员（如多次预约无明确事由、拒绝登记），需及时上报安保部门。八、印章使用申请模板适用场景适用于公司公章、合同章、财务章、法人章等印章的使用申请与审批管理，规范印章使用流程，防范法律风险。操作流程印章使用申请申请人填写《印章使用申请表》，注明用印单位、文件名称、用印数量、用途及用印日期，附需盖章文件（如合同、函件、证明等）电子版或纸质版，经部门负责人审核。涉及合同、协议、对外承诺等重要文件的用印，需额外提交法务部审核（确认条款合规性）；财务章用印需同步提交财务部审批（确认资金往来合规）。审批与登记印章管理员收到申请后，核对审批流程完整性、文件内容与申请一致性，确认无误后，在《印章使用登记表》记录用印信息（用印人、文件编号、份数等），方可盖章。印章使用需“谁用印、谁负责”，用印文件需留存复印件或扫描件，与《印章使用申请表》一并归档，保存期限不少于5年。印章保管与维护印章由行政部专人保管，存放于带锁保险柜，密码由保管人专人负责，严禁随意放置或转交他人；保管人需定期检查印章完好性，如有损坏或丢失，立即上报并启动补办流程。模板示例《印章使用申请表》申请部门申请人用印文件名称文件编号用印数量份用印日期年月日用印用途□合同□函件□证明□其他：________文件内容摘要附件清单□合同文本□审批单□其他：________部门负责人意见签字：日期：法务部意见（如需）签字：日期：财务部意见（如需）签字：日期：分管领导意见签字：日期：《印章使用登记表》用印日期用印时间文件名称文件编号用印部门申请人用印数量审批人保管人签字关键提示严禁在空白纸张、空白合同、未经审批的文件上盖章；用印文件需内容完整、无涂改，如有修改需在修改处加盖印章或“骑缝章”。印章保管人需坚守职责，对违规用印申请（如越权审批、用途不明）有权拒绝，并及时上报行政部负责人。印章外借（如异地用印）需经总经理批准，由专人携带，全程陪同，用印后立即收回；严禁将印章带离公司办公区域（特殊情况除外）。九、档案借阅申请模板适用场景适用于公司各类档案（如人事档案、项目档案、财务档案、合同档案等）的内部借阅与归还管理，保证档案安全、使用规范。操作流程档案借阅申请借阅人填写《档案借阅申请表》，注明档案名称、编号、借阅用途、借阅期限及归还时间，附部门负责人签字说明（说明借阅工作相关性）。涉密档案（如战略规划、未公开项目资料）需额外提交分管领导审批；财务档案、人事档案借阅需同步告知财务部、人力资源部备案。审核与借出档案管理员核对申请信息与档案状态，确认无误后，在《档案借阅登记表》记录借阅人、借阅时间、档案编号及密级；借阅时，需当面清点档案数量、检查完整性，签字确认。归还与检查借阅人需在借阅期限内归还档案，如需续借，提前2个工作日提交《档案续借申请》，经审批后方可延长；归还时，档案管理员检查档案是否缺失、涂改、损坏，确认无误后注销借阅记录。模板示例《档案借阅申请表》借阅部门借阅人档案名称档案编号密级□公开□内部□机密借阅用途借阅期限年月日至年月日归还时间年月日附件□档案目录□审批单□其他：________部门负责人意见签字：日期：分管领导意见（如需）签字：日期：《档案借阅登记表》借阅日期归还日期档案名称档案编号密级借阅人审批人管理员关键提示档案借阅仅限工作相关需求，严禁私自复制、摘抄、外传；涉密档案借阅需在指定区域（如档案室阅览区），全程由管理员陪同。档案归还时如发觉损坏、丢失，借阅人需按公司规定赔偿（如修复费用、档案价值评估）；故意损坏或恶意泄露档案的，按违纪处理。定期对档案借阅记录进行统计，分析高频借阅档案，优化档案分类与管理，提高查阅效率。十、办公环境维护申请模板适用场景适用于办公区域环境维护（如空调维修、绿化养护、清洁服务、设施故障报修等