会议发言与讨论规范制度

会议发言与讨论规范制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国公司法》《企业内部控制基本规范》及行业相关准则制定，同时遵循集团母公司关于风险防控、合规管理的统一要求，旨在规范公司会议发言与讨论行为，防控沟通传达过程中的信息偏差、决策失误及潜在风险，提升管理效率与决策质量，促进企业稳健运营。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司内部例会、专题会议、决策评审会等各类会议场景，以及通过书面报告、即时通讯工具等进行的跨部门沟通讨论。第三条本制度涉及以下核心术语：（一）“会议发言与讨论规范管理”指通过制度约束、流程优化、行为引导，确保会议发言内容准确、讨论过程有序、决策结论科学的管理活动。（二）“专项风险”指因发言偏差、讨论不充分或决策失误可能导致的合规风险、操作风险或声誉风险。（三）“XX合规”指会议发言与讨论行为需符合国家法律法规、行业规范及公司内部规章制度，杜绝虚假陈述、利益输送等违规情形。第四条专项管理应遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的原则：（一）全面覆盖：所有会议发言与讨论均需纳入规范管理范畴，不得存在监管盲区。（二）责任到人：明确各级管理者的监督责任及执行者的合规义务。（三）风险导向：重点关注可能引发重大决策失误或集团形象受损的高风险场景。（四）持续改进：根据内外部环境变化动态优化管理措施。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对会议发言与讨论规范管理负总责，统筹决策并推动制度落实；分管领导为直接责任人，负责分管领域的具体实施与监督。第六条设立会议发言与讨论规范管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括各核心部门负责人。领导小组负责统筹制度修订、重大争议调解、跨部门协调及年度考核审定，每月召开例会研究管理动态。第七条领导小组下设专项工作组，由行政部牵头，联合法务部、人力资源部共同负责：（一）统筹制度体系建设，定期评估执行效果；（二）协调跨部门沟通，处理复杂争议；（三）组织专项培训，提升全员合规意识。第八条牵头部门（行政部）职责：（一）制定会议发言与讨论行为规范，报领导小组审批后发布；（二）指导各部门建立本领域实施细则，如研发会议需关注技术保密条款；（三）每季度抽查会议记录，评估规范执行情况。第九条专责部门（法务部、人力资源部）职责：（一）法务部负责审核发言内容的合规性，提供法律风险建议；（二）人力资源部负责将合规表现纳入员工绩效，落实奖惩措施。第十条业务部门及下属单位职责：（一）落实本领域发言讨论要求，如采购会议需确保供应商资质资料完整；（二）指定专人记录会议关键结论，并按流程备案；（三）开展内部培训，使员工掌握操作红线，如财务会议严禁讨论未经审批的支出方案。第十一条基层执行岗责任：（一）签署岗位合规承诺书，明确禁止行为（如泄露敏感数据、编造会议记录）；（二）发现违规情形及时上报，并保留证据链；（三）参加季度考核时提交个人合规自查表。第三章专项管理重点内容与要求第十二条会议议题设置规范：（一）议题应聚焦业务实质，避免无关讨论分散决策精力；（二）重大议题需提前3日发布会议材料，确保与会者充分准备，如并购谈判需提供交易对方尽职调查报告。第十三条发言内容合规标准：（一）业务数据需经复核，严禁虚构业绩或夸大技术突破；（二）合同条款引用需准确，如外包协议中必须明确服务边界；（三）涉及竞争对手信息时，需经法务部门前置审核。第十四条禁止性行为管控：（一）严禁在讨论中发表有损集团利益的言论；（二）禁止私下修改会议决议，所有调整需通过正式流程；（三）不得以会议为名进行利益输送，如安排不相关供应商发言。第十五条讨论流程控制要求：（一）主持人需按议程推进，避免跑题或超时；（二）关键分歧点应记录不同意见及理由，会后形成决议草案；（三）决策类会议需经三分之二以上参会者同意方可形成结论。第十六条决策传达规范：（一）重要决议需同步书面记录，由牵头部门跟踪落实；（二）跨部门协作议题需明确责任分工及完成时限；（三）对于未达共识的事项，应通过第三方专家介入调解。第十七条保密事项管控：（一）涉密会议需设置物理隔离或视频加密，参会人员签署保密协议；（二）敏感数据（如客户名单、技术参数）禁止外传，采用分级授权管理；（三）离职员工需持续履行保密义务，签订竞业限制协议。第十八条风险应对预案：（一）发言错误导致决策偏差时，需在2小时内启动澄清程序；（二）讨论中出现利益冲突时，需立即宣布休会并进行利益回避；（三）重大舆情苗头需通过会议快速响应，由公关部门主导处理。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制：（一）每年6月和12月由牵头部门评估制度适应性，结合监管政策调整修订条款；（二）重大业务变革（如上市筹备）发生时，需15日内补充专项规定。第二十条风险识别预警机制：（一）每月25日前由各部门提交风险清单，行政部汇总形成《会议发言与讨论风险库》；（二）对高发问题（如预算超支讨论）每月发布预警通报，并附改进指引。第二十一条合规审查机制：（一）采购会议需经财务部前置审核付款方案；（二）人事会议决议需匹配《劳动合同法》条款；（三）未经合规审查的会议记录无效，相关责任人记入档案。第二十二条风险处置流程：（一）一般风险由部门负责人限期整改，行政部跟踪确认；（二）重大风险需上报领导小组召开专项评审会，必要时聘请外部专家介入；（三）处置过程中需明确牵头部门及配合单位，确保责任闭环。第二十三条责任追究机制：（一）发言造成决策失误的，按《员工手册》追责；（二）违反保密条款的，解除劳动合同并承担赔偿责任；（三）处罚标准分为警告、降级、除名三档，依据错误影响程度分级认定。第二十四条评估改进机制：（一）每季度委托第三方开展抽样评估，结合匿名问卷采集员工意见；（二）评估报告需提交领导小组审议，并形成《管理优化计划》；（三）对制度缺陷需在30日内完成修订，并组织全员培训。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障：（一）公司主要负责人在月度经营会上通报管理动态；（二）分管领导每月抽查1次重点部门会议记录，确保执行不变形；（三）建立违规容错机制，对善意过失经查实后可免于处罚。第二十六条考核激励机制：（一）将会议发言合规性纳入部门年度评分，权重不低于15%；（二）优秀案例通过内刊宣传，获奖者获得季度绩效加分；（三）连续两年考核不合格的部门负责人需降职调整。第二十七条培训宣传机制：（一）新员工入职需完成《会议发言与讨论合规测试》，合格后方可参与决策会议；（二）每半年开展专题培训，案例教学占比不低于60%；（三）制作《发言宝典》口袋书，涵盖禁止用语及应急话术。第二十八条信息化支撑：（一）开发会议管理系统，实现议题自动预警、发言录音存档；（二）通过AI语音识别技术检测不当言论，即时触发合规审查；（三）建立知识图谱自动匹配风险条款，提高审查效率。第二十九条文化建设：（一）每年4月举办“合规发言之星”评选，获奖者获得定制奖杯；（二）在办公区设置“合规提示牌”，列举高频风险点；（三）将合规内容融入企业文化手册，要求管理层带头签署承诺书。第三十条报告制度：（一）风险事件需在1小时内上报至行政部，次日形成书面报告；（二）年度管理报告需包含制度执行率、问