订购流程与请示文件标准模板

订购流程与请示文件标准模板一、订购流程规范（一）需求发起与梳理需求由使用部门或项目组结合业务开展、设备更新、物资补充等实际场景提出，需明确订购标的（名称、规格、数量、技术参数等核心要素）、使用场景（如办公系统升级、生产原料补给等）、交付时限等关键信息，形成书面需求说明并经部门负责人初步确认。（二）供应商调研与比价1.供应商筛选：优先从合格供应商库选取合作方；若需新增供应商，需通过背景调查（企业资质、信誉记录、服务能力等）确认合规性；涉密或特殊物资采购需严格遵循行业准入要求。2.报价采集与分析：至少向3家供应商采集书面报价（含单价、总价、付款方式、售后服务等明细），对比价格合理性、产品适配性及服务承诺，形成《供应商比价分析表》并标注差异项、推荐理由。（三）内部审批流程1.部门初审：需求部门将需求说明、比价分析表提交分管领导，审核需求必要性、预算匹配度（涉及预算时），分管领导签署初审意见。2.跨部门会签（如需）：若订购事项涉及财务（预算）、法务（合同风险）、技术（参数合规）等多部门，需发起会签流程，各部门从专业维度提意见并形成会签记录。3.最终审批：根据企业审批权限（如金额分级制度），将材料提交至对应审批人（部门经理、总经理或董事会等），审批通过后出具书面批复。（四）合同签订与执行1.合同起草与审核：采购或法务部门牵头起草合同，明确标的、价格、履约期限、质量标准、违约责任等条款；需求、财务部门联合审核，确保条款与需求及审批要求一致。2.合同签署：双方确认无误后，由授权代表签署合同，按档案管理要求归档。3.订单执行与跟踪：采购部门按合同发起订单，跟踪供应商生产、物流进度并反馈需求部门；需求部门配合做好收货准备（场地、人员安排等）。（五）验收与结算1.到货验收：需求部门联合技术、质检人员对照合同及需求标准验收货物，填写《验收单》（含外观、数量、性能测试等结果）；若存在问题，需注明并及时沟通整改。2.结算与归档：验收合格后，财务部门凭验收单、发票、合同等完成付款；采购部门整理全流程文件（需求、比价、审批、合同、验收、结算凭证）归档，形成完整采购档案。二、请示文件标准模板与撰写要求（一）文件结构规范请示文件需遵循“标题-主送机关-正文-落款-附件（可选）”格式，语言简洁正式、逻辑清晰。1.标题采用“关于+事由+的请示”结构，明确核心事项，示例：《关于申请订购XX型号服务器的请示》《关于采购年度办公耗材的请示》。2.主送机关仅限一个直接上级机关（如“XX部”“XX总经理”），顶格书写规范全称或简称。3.正文请示缘由：阐述订购必要性（业务发展、设备老化、合规要求等），结合数据或场景增强说服力。示例：“因我部门承接的XX项目需处理海量数据，现有服务器算力不足，日均任务延迟率达X%，严重影响项目进度，故申请订购新服务器。”请示事项：明确订购标的、数量、预算、供应商（或采购方式）、交付要求等，需具体可操作。示例：“拟向XX科技公司订购XX型号服务器2台，单价XX元，总价XX元，预算从XX项目经费列支，要求X月X日前交付并调试。”结语：使用规范用语，如“妥否，请批示”“以上请示，盼复”等，单独成段。4.落款注明发文部门（或个人）及成文日期（汉字小写数字，如“二〇二四年五月十日”），右对齐。5.附件（可选）若需补充说明（报价单、技术参数表、前置文件等），正文后标注“附件：1.XX文件；2.XX材料”并随文附上。（二）请示文件模板示例标题：关于申请订购XX办公软件的请示主送机关：XX总经理办公室正文：因我部门推进数字化办公转型，现有办公软件无法满足多人协同编辑、版本管理及安全加密需求。经调研，XX品牌XX版本软件可实现文档实时协作、权限分级管理及云端加密存储，能有效提升部门工作效率（当前协同任务因工具限制，平均耗时增加30%）。现申请订购该软件企业版授权（含50个用户账号），供应商为XX科技有限公司，报价XX元（含1年运维服务），预算拟从2024年信息化专项经费列支，交付后需于10个工作日内完成部署培训。妥否，请批示。落款：XX部门日期：二〇二四年五月十日附件：1.XX软件功能对比表；2.XX科技有限公司报价单（三）撰写注意事项1.一事一请示：一份请示仅限一个事项，避免多事项混合导致审批逻辑混乱。2.数据支撑：缘由部分用数据、案例说明需求必要性，减少模糊表述（如“影响较大”改为“日均任务延迟率达X%”）。3.合规性核查：涉及预算、采购方式（招标、单一来源等）的，需提前确认企业制度要求。4.语言风格：避免口语化（如“我们觉得”改为“经调研分析”），避免绝对化表述