行政部门档案管理规范制度

行政部门档案管理规范制度一、总则行政部门档案是单位开展各项工作的历史记录与核心依据，为规范档案管理流程、保障档案的完整性、安全性及利用效率，依据《中华人民共和国档案法》及行业规范，结合本部门实际工作需求，制定本管理规范。本制度适用于本行政部门及下属单位的文书、业务、音像、电子等各类档案管理工作。二、管理职责（一）行政部门主管职责统筹档案管理工作的规划与监督，审批档案管理中的重大事项（如档案销毁、异地备份方案），为档案管理工作提供必要的人力、物力支持，确保档案管理与单位整体工作协调推进。（二）档案管理员职责1.具体执行档案的收集、整理、保管、鉴定、统计及利用工作，建立健全档案管理台账；2.定期检查档案库房的温湿度、安防设施，及时处理档案损坏、缺失等问题；3.组织档案业务培训，指导各业务部门开展档案资料的预整理工作；4.严格遵守档案保密规定，对涉密档案实行专项管理。（三）业务部门职责1.配合档案管理员开展本部门档案的收集工作，确保业务过程中产生的文件资料（如项目报告、会议纪要、统计报表等）及时、完整移交；2.移交档案前，对资料进行初步分类、编号，填写《档案移交清单》并签字确认；3.因工作需要借阅档案时，履行内部审批流程，协助档案管理员做好档案利用的效果反馈。三、档案收集与整理（一）收集范围1.文书档案：单位收发的公文、会议记录、工作计划、总结报告、规章制度等；2.业务档案：项目申报与验收材料、业务报表、合同协议、调研成果等；3.音像档案：工作会议、活动照片、视频，重要接待、调研的影像资料；4.实物档案：单位获得的奖牌、证书、锦旗，以及具有纪念意义的实物；5.电子档案：电子邮件、数据库文件、电子报表、数字化扫描件等。（二）收集要求1.各业务部门应在文件办理完毕或项目结束后15个工作日内，将需归档的资料移交至档案管理员；2.电子档案需同步备份至档案专用存储设备，命名规则为“年度+部门+文件主题”，并附《电子档案著录表》；3.档案移交时，双方需核对《档案移交清单》（含文件数量、类型、密级等信息），签字确认后存档。（三）整理规范1.分类：按“年度—部门—类型”三级分类法，如“2024—办公室—文书—001”；2.编号：纸质档案采用“年度+部门代码+类型代码+流水号”编制，电子档案在存储目录中对应编号；3.装订与编目：纸质档案以“件”为单位装订，填写《卷内文件目录》（含文号、标题、日期、页数）；电子档案建立元数据目录（含创建人、修改时间、密级等）。四、档案保管与利用（一）保管条件1.档案库房应独立设置，配备恒温恒湿设备（温度14-24℃，湿度45-60%）、防火（灭火器、烟感报警器）、防盗（监控、门禁）、防虫（樟脑丸、防霉剂）设施；2.纸质档案存放于防磁、防潮的档案柜，电子档案存储于专用服务器，每月进行一次异地备份（如云端或移动硬盘）；3.档案管理员每季度对档案进行一次全面检查，记录库房环境、档案完好情况，发现问题及时整改。（二）借阅流程1.内部借阅：借阅人填写《档案借阅单》，经部门负责人审批后，到档案管理员处登记，借阅期限一般不超过7个工作日，逾期需办理续借；2.外部借阅：仅限提供档案复印件，需经行政部门主管审批，复印件标注“仅供××用途使用，不得转借”，并登记借阅人身份信息；3.涉密档案借阅需额外填写《涉密档案借阅审批表》，由主管领导签字，借阅后需在指定场所查阅，严禁复制、传播。（三）利用服务1.档案管理员应建立《档案目录索引》（纸质+电子），提供档案查阅、复制、咨询服务；2.电子档案通过内部办公系统实现在线检索（需权限验证），定期编制《档案利用效果分析报告》，总结档案对工作的支撑作用。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定周期与小组每5年组建“档案鉴定小组”（由行政主管、档案管理员、业务骨干组成），对档案价值进行全面审查。（二）鉴定标准1.永久保存：涉及单位重大决策、历史沿革、重要合同、荣誉资质的档案；2.定期保存：日常工作报表、普通会议记录、一般性文件（保存期限3年、5年或10年，具体按《档案保管期限表》执行）；3.销毁范围：无保存价值、重复归档或已失效的档案（如过期的临时文件、错误的草稿等）。（三）销毁程序1.鉴定小组提出《档案销毁清单》，列明档案编号、内容、数量，报行政主管审批；2.审批通过后，由档案管理员与一名监销人（非档案岗位人员）共同执行销毁，涉密档案需使用碎纸机或送至指定销毁机构；3.销毁后填写《档案销毁记录》，注明销毁时间、地点、方式，监销人签字存档。六、安全与保密（一）安全管理1.档案库房钥匙由档案管理员专人保管，非工作时间锁闭库房，电子档案服务器设置访问权限（按岗位分级）；2.定期对电子档案系统进行杀毒、漏洞修复，每半年进行一次数据完整性校验；3.发生档案丢失、损坏或泄密事件时，档案管理员应立即报告主管，启动应急预案（如追溯借阅记录、恢复备份数据）。（二）保密要求1.涉密档案单独存放于密码柜，借阅、复制需经主管领导审批，接触人员需签订《档案保密协议》；2.严禁在非涉密设备上处理涉密档案，电子