开标现场管理规范制度

PAGE开标现场管理规范制度一、总则（一）目的为了规范开标现场管理，确保开标活动的公平、公正、公开，维护招投标市场秩序，保障各参与方的合法权益，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所组织的各类招投标项目开标现场的管理活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保开标活动依法依规进行。2.公平公正原则：对待所有参与开标活动的投标方一视同仁，不偏袒、不歧视，保证开标过程和结果的公正性。3.公开透明原则：开标现场的程序、内容等信息向所有参与方公开，接受各方监督。4.高效规范原则：优化开标流程，提高工作效率，确保开标活动有序、规范开展。二、开标现场准备（一）场地布置1.开标室设置：开标室应选择在相对独立、安静、安全的区域，具备良好的通风、采光条件。室内应配备足够数量的桌椅，满足开标人员和投标方代表就座需求。2.设备设施：配备齐全的开标设备，包括但不限于投影仪、音响设备、电脑、打印机、复印机等，确保设备运行正常，能够满足开标过程中文件展示、音频播放、记录打印等需求。同时，应设置网络接口，保证开标现场与相关系统的网络连接稳定。3.标识设置：在开标室内显著位置张贴开标流程、注意事项等标识，方便参与人员了解开标程序和要求。同时，设置投标方签到区和等候区，明确划分不同区域功能。（二）文件资料准备1.招标文件：确保开标现场拥有完整、准确的招标文件副本，包括招标公告、投标须知、评标办法、合同条款等内容，供投标方代表查阅。2.投标文件：对收到的所有投标文件进行整理和编号，确保文件齐全、密封完好。同时，准备好投标文件的清单，记录投标方名称、投标文件份数等信息。3.开标记录表格：设计并准备好详细的开标记录表格，用于记录开标过程中的各项信息，如投标方名称、投标报价、投标保证金缴纳情况、开标时间等。4.其他资料：准备好可能需要的其他相关资料，如资格审查文件、澄清答疑文件等，以备开标过程中查阅和使用。（三）人员安排1.开标主持人：由具备丰富招投标经验、熟悉法律法规和开标流程的人员担任开标主持人。开标主持人负责组织开标活动，宣布开标纪律，介绍开标程序，主持唱标、记录等工作。2.唱标人：唱标人应熟悉投标文件内容，具备良好的语言表达能力。唱标人负责宣读投标文件中的关键内容，如投标报价、工期、质量标准等。3.记录人：记录人负责准确记录开标过程中的各项信息，填写开标记录表格。记录人应认真负责，确保记录内容真实、准确、完整。4.监督人员：设立专门的监督人员，对开标现场进行全程监督。监督人员负责检查开标程序是否合规，投标文件密封情况是否良好，有无违规行为等。监督人员应独立行使监督职责，不受其他人员干扰。5.后勤保障人员：安排后勤保障人员负责开标现场的物资供应、设备维护、秩序维护等工作。后勤保障人员应及时响应现场需求，确保开标活动顺利进行。（四）开标前通知1.提前发布开标通知：在招标文件规定的时间前，通过指定的媒体或平台发布开标通知，告知投标方开标时间、地点、所需携带资料等信息。开标通知应明确、准确，确保投标方能够及时收到通知并做好准备。2.电话或邮件提醒：在开标前一定时间内，对已报名的投标方进行电话或邮件提醒，确认其是否参加开标，并再次强调开标时间、地点及相关要求。提醒信息应记录存档，以备查询。三、开标现场流程（一）签到与入场1.投标方签到：投标方代表应在规定的签到时间到达开标现场，在签到区进行签到。签到时，应出示法定代表人身份证明书或授权委托书、本人身份证等有效证件，并提交投标文件。2.身份验证：工作人员对投标方代表的身份进行验证，核对其提交的证件与报名信息是否一致。如发现身份不符或证件不全，应拒绝其入场，并记录相关情况。3.入场安排：投标方代表签到并身份验证通过后，按照工作人员的指引进入开标等候区。等候区内应保持安静，投标方代表不得擅自离开等候区或与其他投标方进行不当交流。（二）开标会议开始1.主持人开场：开标主持人宣布开标会议开始，介绍出席开标会议的人员，包括招标人代表、监督人员、投标方代表等，并宣布开标纪律。开标纪律应明确规定开标现场的各项行为准则，如不得大声喧哗、不得干扰开标程序、不得泄露投标文件内容等。2.介绍开标程序：主持人详细介绍开标程序，包括唱标、记录、答疑、评标等环节的具体流程和要求，确保参与人员清楚了解开标过程。（三）投标文件密封性检查1.检查密封情况：监督人员和投标方代表对投标文件的密封情况进行检查。检查时，应仔细查看投标文件的密封包装是否完好，封口处是否有投标方的盖章或签字。如发现密封不严或有破损迹象，应记录相关情况，并要求投标方当场说明情况。2.开启投标文件：在确认投标文件密封情况良好后，按照开标顺序依次开启投标文件。开启投标文件时，应注意保持文件的完整性，不得损坏文件内容。（四）唱标1.唱标内容：唱标人按照招标文件规定的内容和顺序，依次宣读投标文件中的投标报价、工期、质量标准、投标保证金缴纳情况等关键信息。唱标过程应清晰、准确，确保所有参与人员能够清楚听到唱标内容。2.记录与展示：记录人在唱标过程中，同步记录唱标内容，并在开标记录表格上进行填写。同时，将唱标内容通过投影仪等设备展示在开标室内的大屏幕上，供所有参与人员查看。（五）答疑与澄清1.投标方提问：投标方代表如有疑问或需要对投标文件进行澄清，可以在规定的时间内向招标人提出。提问应采用书面形式，并明确问题的内容和所涉及的投标文件条款。2.招标人答复：招标人对投标方提出的问题进行整理和分析后，如果需要答复，应在规定的时间内给予书面答复。答复内容应明确、准确，不得含糊不清或误导投标方。答复文件应分发给所有参与开标活动的投标方代表。（六）开标记录确认1.记录核对：开标记录填写完成后，主持人宣布暂停开标，组织投标方代表对开标记录进行核对。投标方代表应认真核对记录内容，如有异议，应及时提出。2.签字确认：经核对无误后，投标方代表在开标记录表格上签字确认。签字确认后的开标记录将作为后续评标活动的重要依据，具有法律效力。（七）开标会议结束1.主持人总结：开标主持人对开标会议进行总结，宣布开标会议结束。总结内容应包括开标过程的基本情况、唱标结果、答疑情况等。2.资料整理：工作人员对开标现场的文件资料进行整理和归档，包括投标文件、开标记录、答疑文件等。整理后的资料应妥善保管，以备后续查阅和使用。四、开标现场纪律与监督（一）开标现场纪律1.遵守法律法规：所有参与开标活动的人员必须遵守国家法律法规，不得从事任何违法违规行为。2.保持安静有序：开标现场应保持安静、有序，不得大声喧哗、争吵或进行其他干扰开标活动的行为。3.不得泄露信息：参与开标活动的人员应严格保密投标文件内容、开标记录等信息，不得向无关人员泄露。4.不得干扰程序：任何人不得干扰开标程序的正常进行，不得擅自更改开标流程或影响唱标、记录等工作。（二）监督措施1.设立监督岗位：在开标现场设立专门的监督岗位，由监督人员负责对开标活动进行全程监督。监督人员应具备较强的责任心和监督能力，能够及时发现和纠正违规行为。2.现场巡查：监督人员在开标现场进行定期巡查，检查开标程序执行情况、人员遵守纪律情况等。巡查过程中，如发现问题应及时制止，并记录相关情况。3.投诉处理：设立投诉渠道，接受投标方及其他相关方对开标现场违规行为的投诉。对收到的投诉，应及时进行调查核实，并根据调查结果进行相应处理。投诉处理结果应及时反馈给投诉人。五、开标现场应急处理（一）设备故障处理1.制定应急预案：针对开标现场可能出现的设备故障，制定详细的应急预案。应急预案应包括常见设备故障的处理方法、应急维修人员联系方式、备用设备的调配等内容。2.及时响应维修：当设备出现故障时，后勤保障人员应立即报告，并及时联系设备维修人员进行维修。如故障无法在短时间内修复，应启用备用设备，确保开标活动能够继续进行。3.记录故障情况：对设备故障发生的时间、原因、处理过程等情况进行详细记录，以便后续进行分析和总结。（二）突发干扰事件处理1.维持现场秩序：当开标现场发生突发干扰事件时，工作人员应立即采取措施维持现场秩序，确保人员安全。同时，及时向监督人员和招标人报告事件情况。2.查明原因处理：监督人员和招标人应迅速查明干扰事件的原因，并根据事件性质采取相应的处理措施。如属于一般性干扰行为，应进行劝阻和制止；如涉及违法违规行为，应及时报警，并配合公安机关进行处理。3.恢复开标活动：在干扰事件处理完毕后，应尽快恢复开标活动，确保开标程序能够继续顺利进行。对因干扰事件造成的时间延误等情况，应进行合理调整和安排。（三）其他突发事件处理1.制定全面预案：针对开标现场可能出现的其他突发事件，如火灾、地震、突发疾病等，制定全面的应急预案。应急预案应包括应急组织机构、应急响应程序、应急救援措施等内容。2.定期演练培训：定期组织开标现场工作人员进行应急演练和培训，提高工作人员的应急处理能力。演练和培训内容应包括各类突发事件的