规范单位宣传品管理制度

PAGE规范单位宣传品管理制度一、总则（一）目的为加强单位宣传品管理，规范宣传品的制作、使用、发放等流程，确保宣传品能够准确传达单位形象、理念和信息，提升单位品牌影响力，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于单位内部各部门以及涉及宣传品制作、使用、管理的相关人员。（三）基本原则1.合法性原则：宣传品的制作与发布必须符合国家法律法规以及行业相关标准要求，不得含有违法违规、虚假误导或侵犯他人权益的内容。2.准确性原则：宣传品所传达的信息应准确无误，与单位的实际情况、核心价值观和宣传重点相一致，避免出现信息偏差或错误。3.规范性原则：宣传品的设计、制作、排版、印刷等环节应遵循统一的规范和标准，确保宣传品的质量和形象一致性。4.效益性原则：在保证宣传效果的前提下，合理控制宣传品的制作成本，提高资源利用效率，实现宣传效益最大化。二、宣传品定义与分类（一）定义本制度所称宣传品，是指单位为了宣传自身形象、业务范围、产品服务、文化理念等目的，通过各种形式制作并向内部员工、合作伙伴、社会公众等传播的各类物品。（二）分类1.印刷类宣传品：包括但不限于宣传册、海报、宣传单页、折页、名片、手册、年鉴、书籍等。2.影像类宣传品：如宣传片、广告片、微电影、短视频、图片集、PPT演示文稿等。3.实物类宣传品：例如礼品、纪念品、徽章、奖杯、证书、办公用品（带有单位标识）等。4.电子类宣传品：涵盖单位网站、微信公众号、微博、APP、电子邮件模板、电子文档等数字化宣传资料。三、职责分工（一）宣传部门1.负责制定宣传品年度计划，根据单位发展战略和宣传重点，统筹规划各类宣传品的制作需求。2.组织宣传品的创意策划、设计制作工作，协调相关资源确保宣传品按时高质量完成。3.审核宣传品内容，确保其符合单位宣传策略和法律法规要求，对宣传品的整体风格、视觉效果等进行把关。（二）各业务部门1.根据本部门业务需求，向宣传部门提出宣传品制作申请，并提供准确的业务信息和宣传要点。2.配合宣传部门进行宣传品内容的审核与校对工作，确保宣传品中涉及本部门的业务内容准确无误。3.负责本部门宣传品的领取、发放、使用管理，并及时反馈使用效果和相关意见建议。（三）财务部门1.负责宣传品制作费用的预算编制、审核与报销管理，严格控制宣传品制作成本。按照财务制度对宣传品制作费用进行核算，确保费用支出合理合规。2.对宣传品采购、制作等环节涉及的财务事项进行监督，防范财务风险。（四）行政部门1.负责宣传品的采购管理，建立合格供应商名录，组织宣传品的招标、询价、采购等工作，确保采购过程公开透明、合规高效。2.负责宣传品的仓储管理，做好宣传品的入库、保管、出库等工作，保证宣传品的安全与完整。3.协助宣传部门和各业务部门进行宣传品的发放与配送工作，确保宣传品及时准确送达目标对象。四、宣传品制作管理（一）制作计划1.宣传部门应于每年年底前制定下一年度宣传品制作计划，明确各类宣传品的制作数量、时间节点、预算安排等内容，并提交单位领导审批。2.制作计划应根据单位年度工作重点、业务发展需求、市场推广活动等因素进行综合考虑和统筹规划，确保宣传品能够有效支持单位的宣传工作。3.如因特殊情况需要临时增加宣传品制作任务，相关部门应提前向宣传部门提出申请，经审核并报单位领导批准后纳入制作计划。（二）设计制作1.宣传部门根据批准的制作计划，组织开展宣传品的设计制作工作。对于重要或大型宣传品项目，应通过公开招标、邀请专业设计机构等方式确定设计制作单位；对于一般性宣传品，可在合格供应商名录中选择合适的合作方。2.在设计制作过程中，宣传部门应与设计制作单位保持密切沟通，明确宣传品的主题、风格、内容要求、格式规范等细节，确保设计制作方案符合单位宣传需求和整体形象。3.设计制作单位应按照合同约定的时间、质量要求完成宣传品的设计初稿，并提交宣传部门审核。宣传部门应组织相关人员对设计初稿进行审核，提出修改意见和建议，反馈给设计制作单位进行修改完善。4.设计制作单位修改后的宣传品样稿经宣传部门审核通过后，方可进行批量制作。审核过程中如发现存在重大问题或不符合要求的地方，应及时要求设计制作单位重新修改，直至达到审核标准。（三）内容审核1.宣传品内容审核实行分级负责制。所有宣传品在制作完成前，必须经过严格的内容审核，确保宣传内容准确、合法、合规、积极向上。2.一般性宣传品由宣传部门负责人审核签字后即可制作；涉及单位重要业务、重大活动、核心价值观等关键内容的宣传品，需经单位分管领导审核签字；对于涉及单位整体形象、对外发布的重要宣传品，还需报单位主要领导审核批准。3.审核内容包括宣传品中涉及的单位名称、标识、业务范围、产品服务、数据信息、宣传口径、知识产权等方面，确保宣传品内容与单位实际情况相符，不存在虚假、夸大、误导等问题。4.审核人员应认真履行审核职责，对审核结果负责。如因审核不严导致宣传品出现问题，将追究审核人员相应责任。（四）制作质量控制1.行政部门负责对宣传品制作质量进行全程监督。在宣传品制作过程中，应定期检查制作进度和质量情况，及时发现并解决制作过程中出现的问题。2.宣传品制作完成后，行政部门应组织相关人员按照设计要求和质量标准进行验收。验收内容包括宣传品的材质、印刷质量、装订效果、外观尺寸、内容准确性等方面。3.对于验收合格的宣传品，行政部门应出具验收报告；对于验收不合格的宣传品，应要求制作单位限期整改或重新制作，直至达到验收标准。五、宣传品使用管理（一）使用申请1.各业务部门因工作需要使用宣传品时，应提前向宣传部门提交书面申请，注明宣传品名称、使用目的、使用数量、发放范围、使用时间等信息。2.宣传部门对使用申请进行审核，审核通过后发放《宣传品使用申请表》，并通知行政部门按照申请数量准备宣传品。3.如涉及重要活动或对外宣传等特殊情况需要紧急使用宣传品，可通过电话、邮件等方式向宣传部门申请，宣传部门应及时进行审核并协调安排发放。（二）领取发放1.各业务部门凭《宣传品使用申请表》到行政部门领取宣传品。行政部门应按照申请表上的信息进行发放，并做好发放记录，包括领取时间、领取部门、领取人、宣传品名称及数量等。2.对于实物类宣传品，行政部门应建立详细的库存台账，定期盘点库存数量，确保账实相符。在发放宣传品时，应按照先进先出的原则进行发货，避免宣传品积压过期。3.对于电子类宣传品，宣传部门应通过指定的电子渠道（如单位内部共享平台、电子邮件等）向申请部门提供，并确保电子文件的完整性和可访问性。（三）使用规范1.各业务部门在使用宣传品过程中，应严格按照宣传部门审核通过的内容和用途进行使用，不得擅自更改宣传品内容或用于其他非规定用途。2.注意保护宣传品的完整性和美观性，不得随意损坏、涂改、丢弃宣传品。对于使用过程中出现的损坏或丢失情况，应及时向宣传部门和行政部门报告，并说明原因。3.在对外发放宣传品时，应确保宣传品发放对象符合规定范围，不得随意扩大发放范围或向无关人员发放宣传品。同时，要做好宣传品发放登记工作，记录发放对象、发放时间、发放数量等信息。（四）效果反馈1.各业务部门在宣传品使用后，应及时向宣传部门反馈使用效果，包括宣传品在传播信息、提升品牌形象、促进业务开展等方面所取得的成效，以及在使用过程中发现的问题和改进建议。2.宣传部门应定期收集各业务部门的宣传品使用效果反馈信息，进行整理分析，并根据反馈情况对宣传品制作计划、设计内容、使用管理等方面进行调整优化，不断提高宣传品的质量和使用效果。六、宣传品库存管理（一）仓储管理1.行政部门应设立专门的宣传品仓库，负责宣传品的仓储管理工作。仓库应具备良好的存储条件，确保宣传品不受潮、发霉损坏、丢失等。2.宣传品应按照类别、规格、型号等进行分类存放，标识清晰，便于查找和盘点。同时，要建立库存台账，详细记录宣传品出入库情况，包括日期、凭证号、宣传品名称、规格、数量、来源、去向等信息。3.定期对宣传品库存进行盘点，确保账实相符。盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点。如发现账实不符情况，应及时查明原因并进行处理。（二）库存预警1.行政部门应根据宣传品的使用频率、制作周期、市场需求等因素，设定合理的库存预警指标。当库存数量接近或低于预警指标时，应及时向宣传部门发出预警通知。2.宣传部门接到库存预警通知后，应结合单位宣传工作实际情况，及时评估是否需要补充制作宣传品，并按照规定程序进行申请和安排制作。（三）库存清理1.对于长期积压、过期失效、损坏无法使用的宣传品，行政部门应定期进行清理。清理前应填写《宣传品库存清理申请表》，注明清理原因、宣传品名称、规格、数量等信息，报单位领导审批。2.经批准后，行政部门负责组织对清理的宣传品进行妥善处理，可采取报废、销毁、回收等方式，确保清理过程符合环保要求和相关规定，并做好清理记录。七、宣传品知识产权管理（一）知识产权归属1.单位自行设计制作的宣传品，其知识产权归单位所有。未经单位书面授权，任何部门和个人不得擅自将宣传品的知识产权转让、许可给第三方使用。2.在委托设计制作单位制作宣传品时，应在合同中明确约定知识产权归属问题。如因特殊情况需要将宣传品知识产权部分或全部归属于设计制作单位，必须经单位领导批准，并签订详细的知识产权归属协议。（二）侵权防范1.宣传部门应加强对宣传品知识产权的保护意识，在宣传品设计制作过程中，严格审核设计素材的来源，确保不使用未经授权的图片、文字、商标等知识产权内容，避免侵权行为发生。2.如发现单位宣传品存在知识产权侵权风险或已发生侵权行为，宣传部门应及时采取措施，如停止侵权宣传品的使用、与侵权方协商解决、寻求法律途径保护单位合法权益等，并将相关情况及时报告单位领导。（三）保密管理1.涉及宣传品设计制作、审核、使用等过程中的敏感信息和商业秘密，相关人员应严格遵守保密规定，不得泄露给无关人员。2.对宣传品设计制作过程中涉及的设计方案、创意构思、制作成本等信息，宣传部门和设计制作单位应签订保密协议，明确双方的保密义务和违约责任。八、监督与考核（一）监督检查1.单位内部审计部门定期对宣传品管理制度的执行情况进行监督检查，重点检查宣传品制作计划的执行情况、制作费用的使用情况（包括预算编制、审核报销、成本控制等）、宣传品使用管理情况（包括申请审批、领取发放、使用规范等）、库存管理情况（包括仓储管理、库存预警、库存清理等）以及知识产权管理情况等。2.对于监督检查中发现的问题，审计部门应及时下达整改通知，并跟踪整改落实情况。被检查部门应按照要求认真整改，按时提交整改报告。（二）考核评价1.宣传部门负责对各业务部门宣传品使用管理情况进行考核评价，考核内容包括宣传品使用申请的规范性、领取发放的及时性、使用过程的合规性、效果反馈的真实性等方面。2.考核评价结果纳入单位年度绩效考核体系，与各部门和个人的绩效奖金、评先评优等挂钩。对于在宣传品管理工作中表现优秀的部门和个人，给予表彰奖励；对于违反宣传品管理制度的部门和个人，视情节轻重给予相应的处罚。九、附则（一）解释权本制度由宣传部门负责解释。在制度执行过程中，如遇有