采购项目规范性审核制度

PAGE采购项目规范性审核制度一、总则（一）目的为加强公司采购项目管理，规范采购行为，确保采购活动合法合规、公平公正、高效有序，提高采购资金使用效益，保障公司利益，特制定本采购项目规范性审核制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.透明原则：采购活动应保持透明度，确保采购信息公开、采购过程可追溯。二、采购项目流程规范（一）采购需求提出1.使用部门根据业务需要，详细填写采购需求申请表，明确采购项目名称、规格型号、数量、技术要求、交货时间、预算金额等内容。2.采购需求申请表需经使用部门负责人审核签字，确保需求真实、合理、必要。（二）采购预算编制1.财务部门根据采购需求申请表，结合公司财务状况和预算安排，编制采购预算。2.采购预算应明确采购项目的最高限价，确保采购成本控制在预算范围内。（三）采购方式确定1.采购部门根据采购项目的性质、金额、市场供应情况等因素，确定采购方式。公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的项目。邀请招标：适用于具有特定资格要求或受自然地域环境限制等项目。竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目等。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购等项目。询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的项目。2.采购方式的确定需经采购部门负责人审核，并报公司分管领导批准。（四）供应商选择与管理1.采购部门根据采购方式和采购需求，发布采购信息，邀请潜在供应商参与。2.对参与的供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产经营许可证、业绩情况、信誉状况等。3.建立供应商库，对合格供应商进行分类管理，定期评估供应商的表现，淘汰不合格供应商。（五）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商进行商务谈判，明确双方的权利和义务。2.谈判达成一致后，起草采购合同，合同内容应包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同需经采购部门负责人、法务部门、财务部门审核，报公司分管领导批准后签订。（六）采购项目执行与验收1.供应商按照采购合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行交货义务。2.采购部门组织相关人员对采购项目进行验收，验收内容包括数量、质量、规格型号等。3.验收合格后，采购部门填写验收报告，经使用部门、采购部门负责人签字确认。（七）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核付款申请。2.付款申请经财务部门负责人、公司分管领导批准后，办理付款手续。三、采购项目规范性审核内容（一）采购需求审核1.审核采购需求申请表填写是否完整、准确，技术要求是否明确。2.检查采购需求是否符合公司业务实际需要，是否存在重复采购或不必要采购的情况。3.评估采购需求的合理性和可行性，是否在公司预算范围内。（二）采购预算审核1.审查采购预算编制是否依据充分，是否与采购需求相匹配。2.检查采购预算是否涵盖了采购项目的全部费用，是否存在漏项。3.评估采购预算的合理性和经济性，是否符合公司成本控制要求。（三）采购方式审核1.审核采购方式的选择是否符合法律法规和公司制度规定。2.检查采购方式的确定是否经过必要的审批程序，是否有充分的理由和依据。3.评估采购方式的选择是否能够保证采购项目的顺利实施，是否有利于提高采购效益。（四）供应商审核1.审查供应商资格证明文件是否齐全、有效，是否符合采购项目要求。2.检查供应商的业绩情况、信誉状况等是否良好，是否存在不良记录。3.评估供应商的供应能力、技术水平、售后服务等是否能够满足采购项目需求。（五）采购合同审核1.审核采购合同条款是否完整、准确，是否符合法律法规和公司制度规定。2.检查采购合同的权利和义务是否明确，是否能够保障公司利益。3.评估采购合同的风险防范措施是否到位，是否对可能出现的问题做出了明确约定。（六）采购项目执行与验收审核1.审查采购项目执行过程中是否按照采购合同约定进行，是否存在违规操作。2.检查采购项目验收报告填写是否真实、准确，验收程序是否合规。3.评估采购项目验收结果是否符合要求，是否能够满足公司业务需要。（七）采购付款审核1.审核采购付款申请是否与采购合同和验收报告相符，是否按照合同约定的付款方式和时间进行申请。2.检查采购付款申请的审批程序是否合规，是否经过必要的审核签字。3.评估采购付款的风险控制情况，是否能够确保资金安全、合理使用。四、审核职责与分工（一）采购部门职责1.负责采购项目的组织实施，包括采购需求提出、采购方式确定、供应商选择与管理、采购合同签订、采购项目执行与验收等工作。2.对采购项目的规范性进行初步审核，确保采购流程符合公司制度要求。3.配合其他部门对采购项目进行审核，提供相关资料和信息。（二）法务部门职责1.对采购合同等法律文件进行审核，确保合同条款符合法律法规要求。2.为采购项目提供法律咨询和法律支持，防范法律风险。3.参与采购项目的重大决策，对涉及法律问题的事项提出专业意见。（三）财务部门职责1.负责采购预算的编制、审核和执行监督。2.对采购付款申请进行审核，确保资金支付合规、合理。3.参与采购项目的成本分析和控制，提供财务方面的建议和意见。（四）使用部门职责1.提出采购需求，确保需求真实、合理、必要。2.参与采购项目的验收工作，对采购项目的质量和适用性进行评价。3.配合其他部门对采购项目进行审核，提供相关业务信息。（五）公司分管领导职责1.对采购项目的重大事项进行决策，包括采购方式的确定、采购合同的签订等。2.监督采购项目的规范性审核工作，确保审核工作严格执行。3.协调各部门之间的工作，解决采购项目中出现的问题。五、审核流程与时间要求（一）审核流程1.采购部门完成采购项目相关工作后，将采购需求申请表、采购预算、采购合同等资料提交给相关审核部门。2.各审核部门按照职责分工对提交的资料进行审核，提出审核意见。3.采购部门根据审核意见进行修改完善，再次提交审核，直至审核通过。（二）时间要求1.采购需求审核应在[X]个工作日内完成。2.采购预算审核应在[X]个工作日内完成。3.采购方式审核应在[X]个工作日内完成。4.供应商审核应在[X]个工作日内完成。5.采购合同审核应在[X]个工作日内完成。6.采购项目执行与验收审核应在[X]个工作日内完成。7.采购付款审核应在[X]个工作日内完成。六、监督与考核（一）监督机制1.公司内部审计部门定期对采购项目进行审计监督，检查采购项目的规范性、合法性和效益性。2.设立举报信箱和举报电话，接受公司员工对采购项目违规行为的举报。3.对举报事项进行调查核实，依法依规处理违规行为。（二）考核办法1.建立采购项目规范性审核工作考核制度，