单位后勤外包制度规范

PAGE单位后勤外包制度规范一、总则（一）目的为了规范单位后勤外包工作，提高后勤服务质量和效率，降低运营成本，保障单位各项工作的顺利开展，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于单位内所有后勤外包服务项目，包括但不限于物业管理、餐饮服务、保洁服务、绿化养护、设备维护等。（三）基本原则1.合法合规原则：后勤外包活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保各项服务合法合规。2.质量优先原则：以满足单位需求、提高服务质量为首要目标，选择具备专业能力和良好信誉的外包服务商。3.公平公正原则：在选择外包服务商、签订合同、监督考核等过程中，遵循公平公正的原则，确保各方权益。4.成本效益原则：在保证服务质量的前提下，合理控制外包成本，实现成本效益最大化。二、外包服务商选择与管理（一）服务商选择标准1.资质信誉：具备合法经营资质，具有良好的商业信誉，无不良记录。2.专业能力：拥有与外包服务项目相匹配的专业人员、技术设备和管理经验。3.服务质量：过往服务项目的质量评价良好，能够提供优质、高效的服务。4.价格合理：报价符合市场行情，具有竞争力，同时能保证服务质量不降低。5.应急能力：具备应对突发事件和紧急情况的能力，能够及时响应并有效处理。（二）选择流程1.需求调研：根据单位后勤服务需求，明确外包服务项目的具体要求和标准。2.供应商征集：通过多种渠道，如网络搜索、行业推荐、招标平台等，广泛征集潜在外包服务商。3.初步筛选：对征集到的服务商进行初步筛选，剔除不符合基本条件的供应商。4.实地考察：对筛选出的服务商进行实地考察，了解其实际运营情况、服务能力等。5.综合评估：从资质信誉、专业能力、服务质量、价格、应急能力等方面进行综合评估，确定入围服务商。6.合同签订：与选定的服务商签订详细的外包服务合同，明确双方权利义务。（三）服务商管理1.定期沟通：建立定期沟通机制，与外包服务商保持密切联系，及时了解服务进展情况，协调解决问题。2.培训指导：根据服务需求，对外包服务商的员工进行必要的培训和指导，提高服务水平。3.监督考核：制定科学合理的监督考核指标体系，定期对服务商的服务质量进行监督考核，考核结果与服务费支付等挂钩。4.违规处理：对于违反合同约定、服务质量不达标的服务商，按照合同约定进行处理，如责令整改、扣除服务费、终止合同等。三、外包服务合同管理（一）合同签订1.合同条款：合同应明确服务内容、服务标准、服务期限、服务费用、支付方式、双方权利义务、违约责任、争议解决方式等条款。2.审核备案：合同签订前，需经单位相关部门审核，确保合同条款合法合规、公平合理。审核通过后，按照规定进行备案。（二）合同执行1.严格履行：双方应严格按照合同约定履行各自义务，确保服务项目顺利进行。2.变更管理：如因特殊原因需要变更合同内容，应按照规定程序进行协商，并签订补充协议。（三）合同终止1.期满终止：合同期满，如双方不再续签，合同自然终止。2.提前终止：如一方违反合同约定，另一方有权提前终止合同，并要求违约方承担相应责任。3.终止清算：合同终止后，双方应按照合同约定进行清算，结清服务费用等款项。四、服务质量监督与考核（一）监督机制1.内部监督：单位设立专门的后勤管理部门或岗位，负责对外包服务进行日常监督检查。2.员工反馈：鼓励单位员工对后勤外包服务质量进行反馈，及时发现问题并督促整改。3.客户评价：对于涉及对外服务的外包项目，收集服务对象的评价意见，作为考核依据。（二）考核指标1.服务质量指标：如保洁卫生达标率、餐饮食品安全合格率、设备维修及时率等。2.服务效率指标：如响应时间、处理问题时长等。3.客户满意度指标：通过问卷调查、现场访谈等方式收集客户满意度数据。（三）考核方式1.定期考核：每月或每季度对外包服务商的服务质量进行定期考核，形成考核报告。2.不定期抽查：根据实际情况，不定期对外包服务进行抽查，及时发现和解决问题。（四）考核结果应用1.与服务费挂钩：考核结果作为服务费支付的重要依据，对于服务质量优秀的服务商给予适当奖励，对于不达标的服务商扣减相应服务费。2.整改要求：对于考核中发现的问题，责令服务商限期整改，整改不到位的采取进一步措施。3.续约参考：考核结果作为外包服务商续约的重要参考依据，连续考核不合格的不再续签合同。五、费用管理（一）费用预算1.编制原则：根据外包服务项目的需求和标准，结合市场行情，科学合理编制费用预算。2.审核调整：费用预算需经单位相关部门审核，如因实际情况变化需要调整预算，应按照规定程序进行。（二）费用支付1.支付依据：按照合同约定和考核结果，及时支付外包服务费用。2.支付流程：服务商提交费用申请，经单位相关部门审核后，按照财务规定进行支付。（三）费用核算1.定期核算：定期对外包服务费用进行核算，确保费用支出合理合规。2.审计监督：接受单位内部审计和外部审计监督，保证费用管理透明。六、应急管理（一）应急预案制定1.风险评估：对外包服务可能面临的突发事件和紧急情况进行风险评估。2.预案编制：根据风险评估结果，制定详细的应急预案，明确应急处置流程、责任分工、资源保障等。（二）应急演练1.定期演练：定期组织外包服务商进行应急演练，提高应急处置能力。2.效果评估：对应急演练效果进行评估，及时发现问题并改进应急预案。（三）应急处置1.快速响应：突发事件发生时，外包服务商应立即启动应急预案，快速响应，采取有效措施进行处置。2.报告协调：及时向单位报告事件情况，配合单位进行协调处理，确保事件得到妥善解决。七、信息管理（一）档案管理1.资料收集：收集与外包服务相关的各类资料，如合同文件、服务商资料、考核记录等。2.分类归档：对收集到的资料进行分类整理，建立档案，妥善保管。（二）信息沟通1.建立平台：建立信息沟通平台，如内部办公系