采购合同规范及内控制度

PAGE采购合同规范及内控制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司采购合同的签订、履行、变更、终止等行为，加强采购合同管理，防范采购风险，确保公司采购活动合法、合规、有序进行，保障公司的合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及的各类采购合同，包括但不限于物资采购合同、服务采购合同等。（三）基本原则1.合法性原则采购合同的签订、履行等必须符合国家法律法规的规定，不得违反法律法规的强制性要求。2.公平公正原则合同双方应遵循公平、公正的原则确定各自的权利和义务，不得损害对方的合法权益。3.诚实守信原则合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得欺诈、隐瞒或擅自变更合同内容。4.风险防范原则加强采购合同管理，识别、评估和应对采购过程中的各种风险，确保公司利益不受损失。二、采购合同的签订（一）采购申请与审批1.各部门根据实际需求填写采购申请表，详细注明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、预计交货日期等信息。2.采购申请表需经部门负责人审核签字，确保采购需求的合理性和必要性。对于金额较大或重要的采购项目，还需提交公司管理层审批。（二）供应商选择与评估1.采购部门负责收集潜在供应商的信息，建立供应商档案，包括供应商的基本情况、资质证书、业绩表现、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.对潜在供应商进行评估，评估内容包括但不限于：供应商的信誉、生产能力、技术水平、产品质量、价格竞争力、交货期、售后服务等。评估可采用实地考察、问卷调查、参考行业评价等方式进行。3.根据评估结果，选择合格的供应商。对于重要物资或服务的采购，应选择多家供应商进行比较，确保采购的质量和成本效益。（三）合同谈判与起草1.采购部门与选定的供应商进行合同谈判，明确双方的权利和义务。谈判内容包括合同标的、价格、数量、质量标准、交货期、付款方式、违约责任等条款。2.根据谈判结果，由采购部门起草采购合同文本。合同文本应符合法律法规的要求，语言规范、条款明确、逻辑严谨，避免出现模糊不清或歧义的表述。（四）合同审核与签订1.采购合同文本起草完成后，提交公司法律部门或法律顾问进行审核。法律部门应对合同的合法性、合规性进行审查，重点审查合同条款是否符合法律法规的规定，是否存在法律风险。2.法律部门审核通过后，采购合同文本提交公司管理层审批。管理层根据公司的战略目标、财务状况、采购需求等因素进行审批，确保合同的签订符合公司利益。3.经公司管理层审批通过的采购合同，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订。签订合同前，应仔细核对合同文本的条款，确保合同内容与审批意见一致。三、采购合同的履行（一）合同交底采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，包括财务部门、仓储部门、质量检验部门等，进行合同交底。各部门应了解合同的主要内容和各自的职责，确保合同的顺利履行。（二）交货与验收1.供应商应按照合同约定的交货期和交货地点及时交货。采购部门应提前与供应商沟通，了解交货进度，确保公司能够按时接收货物。2.货物到达后，仓储部门负责组织验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量、外观等是否符合合同约定。质量检验部门应按照相关标准对货物进行质量检验，出具检验报告。3.如发现货物存在数量短缺、质量问题或其他不符合合同约定的情况，采购部门应及时与供应商沟通，要求供应商采取补货、换货、退货等措施进行处理。同时，应做好记录，作为后续处理的依据。（三）付款管理1.财务部门应根据采购合同的约定和验收情况，及时办理付款手续。付款前，应核对合同条款、验收报告、发票等相关资料，确保付款依据充分、合规。2.对于预付款项，应严格按照合同约定的比例和条件支付，避免因预付款过多而导致公司资金风险。对于货到付款或验收合格后付款的项目，应在收到供应商提供的合格发票和验收报告后及时付款。3.财务部门应建立采购合同付款台账，记录每笔采购合同的付款情况，包括付款日期、金额、付款方式等，以便进行跟踪和管理。（四）合同执行跟踪采购部门应定期对采购合同的执行情况进行跟踪，及时了解合同履行过程中存在的问题，并采取相应的措施加以解决。跟踪内容包括交货进度、质量状况、付款情况、售后服务等方面。对于合同执行过程中出现的重大问题或风险，采购部门应及时向公司管理层汇报，共同研究解决方案，确保合同的顺利履行。四、采购合同的变更与终止（一）合同变更1.在采购合同履行过程中，如因市场变化、不可抗力等原因需要变更合同内容，合同双方应协商一致，并签订书面变更协议。2.变更协议应明确变更的内容、原因、生效时间等条款，确保变更后的合同内容合法、合规、明确。变更协议作为原采购合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。3.采购部门应及时将合同变更情况通知相关部门，包括财务部门、仓储部门、质量检验部门等，确保各部门能够根据变更后的合同内容进行相应的调整和操作。（二）合同终止1.采购合同履行完毕后，合同自然终止。合同双方应按照合同约定进行结算、清理等工作，确保双方的权利和义务得到妥善处理。2.在合同履行过程中，如出现以下情形之一，合同可以提前终止：双方协商一致同意终止合同；因不可抗力等原因导致合同无法履行；一方严重违反合同约定，另一方依法解除合同；法律法规规定的其他情形。3.合同提前终止时，合同双方应按照合同约定或法律法规的规定办理相关手续，包括结算、清理、赔偿等事宜。采购部门应及时将合同终止情况通知相关部门，确保各部门能够进行相应的调整和处理。五、采购合同的档案管理（一）档案收集采购合同签订后，采购部门应及时将合同正本、副本、变更协议、补充协议、验收报告、发票等相关资料收集齐全，整理归档。（二）档案整理与分类采购合同档案应按照合同类别、签订时间、项目名称等进行分类整理，建立清晰的档案目录和索引，便于查找和使用。（三）档案保管采购合同档案应妥善保管，确保档案的安全、完整。档案保管期限应按照法律法规和公司规定执行，一般重要的采购合同档案应长期保存。档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，防止档案损坏或丢失。（四）档案查阅与借阅1.公司内部人员如需查阅采购合同档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅原因、查阅内容等信息，经部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.因工作需要借阅采购合同档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、借阅用途等信息，经部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限届满后，借阅人应及时归还档案。3.档案查阅和借阅过程中，应严格遵守档案管理规定，不得擅自涂改、复印、转借档案资料，确保档案的安全和保密。六、采购合同的风险管理（一）风险识别采购部门应定期对采购合同履行过程中可能存在的风险进行识别，包括但不限于：供应商违约风险、质量风险、价格风险、交货期风险、法律风险等。（二）风险评估对识别出的采购合同风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，确定风险等级。（三）风险应对根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于高风险事件，应采取重点监控、专项应对等措施；对于中风险事件，应采取适当的控制措施进行防范；对于低风险事件，可进行常规管理。风险应对措施应包括但不限于：加强供应商管理、完善合同条款、建立质量检验制度、加强价格监控、优化交货期管理、加强法律审查等。（四）风险监控采购部门应定期对采购合同风险应对措施的执行情况进行监控，及时发现和解决风险应对过程中出现的问题。同时，应根据市场变化、法律法规调整等因素，及时调整风险应对策略，确保风险始终处于可控状态。七、监督与考核（一）监督检查公司内部审计部门应定期对采购合同的签订、履行、变更、终止等情况进行监督检查，重点检查合同的合法性、合规性、完整性以及合同执行情况。监督检查可采用查阅合同档案、实地走访供应商、与相关人员谈话等方式进行，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价建立采购合同管理考核评价制度，对采购部门和相关人员在采购合同管理工作中的表现进行考核评价。考核评价内容包括合同签订的及时性、