办案文书规范管理制度

PAGE办案文书规范管理制度一、总则（一）目的为加强公司办案文书管理，确保办案文书的规范性、准确性和严肃性，提高办案质量和效率，依据相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及办案文书处理的部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：办案文书的制作必须符合国家法律法规的规定。2.准确性原则：文书内容应准确反映案件事实，表述清晰、逻辑严谨。3.完整性原则：文书应涵盖案件处理的各个环节，内容完整。4.时效性原则：及时制作、传递和归档办案文书，确保案件处理的及时性。二、办案文书的种类及格式（一）种类1.立案文书：包括立案审批表、案件来源材料等。2.调查取证文书：如询问笔录、现场检查笔录、证据提取清单等。3.法律文书：行政处罚决定书、行政复议决定书、行政诉讼答辩状等。4.结案文书：结案报告、案件卷宗封面等。（二）格式1.文书应统一采用A4纸打印或书写。2.页面设置：上页边距2.5cm，下页边距2cm，左页边距2.5cm，右页边距2cm。3.字体字号：标题一般用二号宋体，正文用三号仿宋体，落款用三号楷体。4.排版要求：段落间距为1.5倍行距，首行缩进2个字符。三、办案文书的制作（一）制作要求1.语言规范：使用规范的汉字和标点符号，避免使用模糊、歧义或不规范的语言。2.内容真实：文书所记载的事实必须真实可靠，有充分的证据支持。3.逻辑严密：文书的结构应合理，层次分明，前后连贯，逻辑清晰。4.签字盖章：文书应由承办人、审核人、批准人签字，并加盖公司公章或相关部门印章。（二）制作流程1.承办人负责案件材料的收集、整理和文书的起草。2.起草完成后，承办人应将文书提交给部门负责人进行审核。3.部门负责人审核通过后，将文书提交给分管领导审批。4.分管领导审批同意后，文书方可正式制作。四、办案文书的审核（一）审核内容1.是否符合法律法规和行业标准的规定。2.事实是否清楚，证据是否充分。3.语言是否规范，逻辑是否严密。4.是否履行了必要的审批程序。（二）审核流程1.承办人完成文书起草后，应填写《办案文书审核表》，连同文书一并提交给部门负责人。2.部门负责人应在收到文书后的[X]个工作日内完成审核，并在《办案文书审核表》上签署审核意见。3.如审核通过，部门负责人将文书提交给分管领导审批；如审核不通过，部门负责人应将文书退回承办人，要求其修改完善。4.分管领导应在收到文书后的[X]个工作日内完成审批，并在《办案文书审核表》上签署审批意见。五、办案文书的送达（一）送达方式1.直接送达：由承办人将文书直接送达给受送达人。2.留置送达：受送达人拒绝签收的，可以邀请有关基层组织或者所在单位的代表到场，说明情况，在送达回证上记明拒收事由和日期，由送达人、见证人签名或者盖章，把文书留在受送达人的住所；也可以把文书留在受送达人的住所，并采用拍照、录像等方式记录送达过程，即视为送达。3.邮寄送达：通过邮政特快专递等方式将文书送达给受送达人。4.公告送达：受送达人下落不明，或者用其他方式无法送达的，可以公告送达。自发出公告之日起，经过[X]日，即视为送达。（二）送达程序1.承办人应根据案件情况选择合适的送达方式，并填写《办案文书送达登记表》。2.直接送达的，受送达人应在送达回证上签字确认；留置送达的，应按照规定的程序进行记录；邮寄送达的，应保留邮寄凭证；公告送达的，应保存公告的相关材料。3.送达完成后，承办人应及时将送达回证或相关材料归档。六、办案文书的归档（一）归档范围1.立案文书。2.调查取证文书。3.法律文书。4.结案文书。5.其他与案件处理有关的文书材料。（二）归档要求1.一案一卷，一卷一号。2.文书材料应按照时间顺序排列，编号装订。3.卷内材料应齐全完整，字迹清晰，纸张规格统一。4.归档时应编制《案件卷宗目录》，并在卷宗封面填写案件名称、编号、承办部门、承办人、立案日期、结案日期等信息。（三）归档流程1.案件办结后，承办人应在[X]个工作日内将案件卷宗整理归档，并提交给部门档案管理人员。2.部门档案管理人员应在收到卷宗后的[X]个工作日内进行审核，审核通过后将卷宗移交公司档案室统一保管。七、办案文书的查阅与借阅（一）查阅1.因工作需要查阅办案文书的，查阅人应填写《办案文书查阅申请表》，注明查阅事由、查阅范围等内容，并提交所在部门负责人审批。2.经部门负责人审批同意后，查阅人应到公司档案室办理查阅手续。3.查阅时，应在档案室工作人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、复制、转借或损毁办案文书。4.查阅完毕后，查阅人应及时将查阅的文书归还档案室，并在《办案文书查阅登记表》上签字确认。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅办案文书的，借阅人应填写《办案文书借阅申请表》，注明借阅事由、借阅期限等内容，并提交所在部门负责人和公司分管领导审批。2.经审批同意后，借阅人应到公司档案室办理借阅手续，并签订《办案文书借阅承诺书》。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人应妥善保管借阅的办案文书，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄、传播或泄露文书内容。5.借阅期满后，借阅人应及时将借阅的文书归还档案室，并在《办案文书借阅登记表》上签字确认。如发现文书有损坏或丢失情况，借阅人应承担相应的赔偿责任。八、办案文书的保密（一）保密范围1.涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的办案文书。2.在案件处理过程中尚未公开的信息。（二）保密措施1.对涉及保密内容的办案文书，应在专门的保密场所存放，并采取必要的安全防护措施。2.接触保密文书的人员应严格遵守保密规定，不得擅自向无关人员透露文书内容。3.在案件处理过程中，如需对外提供涉及保密内容的文书，应按照规定履行审批程序，并采取相应的保密措施。九、监督与考核（一）监督检查1.公司应定期对办案文书的制作、审核审批、送达、归档等环节进行监督检查，确保制度的有效执行。2.监督检查可采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行。（二）考核奖惩1.对在办案文书管理工作中表现突出的部门和个人，公司将给予表彰和奖励。2.对违