各单书写规范统一制度

PAGE各单书写规范统一制度一、总则（一）目的为了确保公司各类单据书写的准确性、规范性和一致性，提高工作效率，减少因单据书写不规范而导致的工作失误和风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在业务活动中涉及的各类单据，包括但不限于合同、发票、报销单、工作联系单、出货单、入库单等。（三）基本原则1.合法性原则：单据书写应符合国家法律法规及相关行业标准的要求。2.准确性原则：单据内容应真实、准确、完整，不得有虚假记载、误导性陈述或重大遗漏。3.规范性原则：单据格式、字体、排版、签章等应符合公司统一规定及行业通行规范。4.一致性原则：同类型单据在不同部门、不同业务环节的书写要求应保持一致。二、单据格式规范（一）纸张规格1.一般情况下，单据应使用A4规格纸张（210mm×297mm）。特殊情况需使用其他规格纸张的，须经公司领导批准。2.纸张质量应良好，无破损、污渍、褶皱等影响书写和存档的问题。（二）页面设置1.页边距：上、下页边距为2.54cm，左、右页边距为3.17cm。2.页眉、页脚：页眉内容一般为公司名称，页脚内容可包含页码、日期等信息。页眉、页脚字体为宋体，字号为小五，居中或居右对齐。（三）字体、字号及排版1.标题：一般采用二号宋体字，加粗，居中排列。标题应准确概括单据的核心内容。2.正文：正文采用小四号宋体字，行距为1.5倍行距。段落首行缩进2个字符。3.编号：单据编号应清晰、准确，一般位于页面右上角或左上角。编号字体为五号宋体字。4.签章栏：签章栏应预留足够空间，确保各类签章清晰、完整。签章栏字体为五号宋体字。（四）表格规范1.表格线条：一般采用单实线，表格内文字与表格线之间应保持适当间距。2.表格内容：表格内文字应居中或左对齐，确保整齐、美观。若表格内容较多，可根据需要进行分页处理，但应保持表格的完整性和连贯性。3.表格编号：表格应按顺序编号，编号位于表格上方或左方，字体为五号宋体字。三、单据内容规范（一）基本信息填写1.单据编号：由公司统一编制，具有唯一性。编号应包含年份、部门代码、单据类型代码等信息，以便于查询和管理。2.日期：填写单据的实际开具日期，格式为“年/月/日”。日期应准确无误，不得提前或滞后填写。3.部门名称：填写单据的出具部门全称，不得使用简称或缩写。部门名称应与公司组织架构中的部门名称一致。4.业务类型：明确单据所涉及的业务类型，如销售业务、采购业务、费用报销业务等。业务类型应填写准确、清晰，以便于分类统计和分析。5.对方单位信息：填写对方单位的全称、纳税人识别号、地址、联系方式等信息。对方单位信息应确保准确无误，以便于业务往来和税务处理。（二）正文内容规范1.表述清晰：正文内容应语言通顺、逻辑严谨，避免使用模糊、歧义或容易引起误解的词汇和语句。2.数据准确：涉及金额、数量、日期等关键数据应填写准确无误，不得涂改。数据如有修改，应在修改处加盖修改章或相关人员签字确认。3.条款完整：对于合同、协议等单据，条款应完整、明确，双方权利义务应界定清晰。重要条款应进行加粗或下划线标注，以引起注意。4.审批意见：涉及审批环节的单据，审批意见应明确、具体，审批人应签字并注明日期。审批意见应针对单据内容进行审核，不得敷衍了事。（三）附件要求1.附件清单：在单据正文后应列出附件清单，注明附件名称、份数等信息。附件清单应与实际所附附件一致。2.附件内容：附件应与单据正文内容相关，能够证明单据业务的真实性和完整性。附件应清晰、完整，如有复印件，应注明“与原件一致”字样，并加盖出具单位公章。3.附件装订：附件应按照一定顺序装订在单据后面，不得随意散落。装订应牢固、整齐，便于查阅和存档。四、签章规范（一）印章种类公司印章主要包括公章、财务专用章、合同专用章、法人章等。各印章具有不同的用途和使用范围，应严格按照规定使用。（二）签章位置1.公章：一般应加盖在单据的落款处或骑缝处，确保印章清晰、完整。2.财务专用章：用于涉及财务收支、结算等业务的单据，应加盖在相应的财务栏目处。3.合同专用章：用于签订合同、协议等单据，应加盖在合同落款处或骑缝处。合同专用章的使用应严格按照合同审批流程进行。4.法人章：法人章一般用于特定授权事项或法定代表人签字确认的单据，应加盖在指定位置。（三）签章要求1.印章清晰：签章应使用红色印泥，确保印章清晰可辨。印章不得模糊、歪斜或加盖不全。2.签字规范：涉及签字的地方，签字人应使用黑色中性笔或钢笔签字，字迹应工整、清晰。签字人应与授权人一致，不得代签。3.骑缝章：对于多页的单据，如合同、协议等，应加盖骑缝章，确保各页之间的连续性和完整性。骑缝章应加盖在单据侧面，骑缝处应均匀覆盖印章。五、单据填写及审核流程（一）填写要求1.填写人员应熟悉各类单据的填写规范和要求，确保填写内容准确、完整。2.填写过程中应认真核对各项信息，如有疑问应及时向相关部门或人员咨询。3.填写完成后，填写人员应仔细检查单据内容，确保无错别字、数据错误或其他问题。（二）初审1.单据填写完成后，应由填写部门的负责人进行初审。初审内容包括单据格式是否规范、内容是否完整准确、签章是否齐全等。2.初审合格后，初审人应在单据上签字确认，并注明初审日期。初审人应对初审结果负责，如发现问题应及时要求填写人员进行修改。（三）流转与审核1.根据业务流程，单据应流转至相关部门进行审核。审核部门应按照职责分工对单据内容进行审核，重点审核业务的真实性、合规性、合理性等。2.审核部门在审核过程中如发现问题，应及时与填写部门沟通，要求填写人员进行解释或修改。审核通过后，审核人应在单据上签字确认，并注明审核日期。（四）终审1.对于重要的单据，如合同、重大费用报销单等，应经过公司领导终审。终审领导应对单据的整体情况进行审核，做出最终审批意见。2.终审通过后，终审领导应在单据上签字确认，并注明终审日期。终审意见应明确、具体，如同意、不同意或提出修改意见等。（五）存档1.审核通过的单据应按照公司档案管理规定进行存档。存档单据应保持完整、整洁，便于查阅和追溯。2.单据存档期限应符合国家法律法规及公司相关规定的要求，确保重要业务资料的长期保存。六、培训与监督（一）培训1.公司应定期组织各部门人员进行单据书写规范培训，培训内容包括单据格式、内容填写、签章要求、审核流程等方面。2.培训方式可采用集中授课、现场演示、案例分析等多种形式，确保培训效果。培训后应进行考核，考核合格者方可上岗操作。3.对于新入职员工或新涉及相关业务的员工，应及时进行单据书写规范培训，使其尽快熟悉工作要求。（二）监督检查1.公司应建立单据书写规范监督检查机制，定期对各部门单据书写情况进行检查。检查内容包括单据格式是否规范、内容填写是否准确、签章是否齐全、审核流程是否执行到位等。2.监督检查可采用定期抽查、专项检查等方式进行。对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求相关部门限期整改。3.对违反单据书写规范制度的行为，应视情节轻重给予相应的处罚，如批评教育、绩效扣分、经济处罚等。七、附则（一）解