印章分级保管制度规范

PAGE印章分级保管制度规范一、总则（一）目的为加强公司印章管理，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的利益，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、各分支机构所使用的各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章、业务专用章等。（三）基本原则1.分级管理原则：根据印章的重要性和使用频率，实行分级保管制度，明确各级保管责任。2.依法依规原则：印章的使用必须符合国家法律法规和公司相关规定，严禁违规使用。3.审批监督原则：印章使用前必须经过严格的审批程序，同时加强对印章使用过程的监督检查。4.安全保密原则：确保印章的安全存放，防止印章被盗用、冒用或遗失，对涉及公司机密的印章使用要严格保密。二、印章分级及保管职责（一）印章分级1.一级印章：公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章。此类印章具有较高的法律效力和重要性，涉及公司重大决策、合同签订、资金收付等关键业务。2.二级印章：各部门章，如人力资源部章、行政部章、财务部章等。主要用于部门内部的文件往来、业务办理等。3.三级印章：业务专用章，如销售专用章（用于销售合同、订单等）、采购专用章（用于采购合同等）、项目专用章（用于特定项目文件）等。根据公司业务特点和实际需求设置，用于特定业务领域的文件签署。（二）保管职责1.一级印章保管职责公司公章由总经理办公室指定专人保管，保管人员必须具备高度的责任心和保密意识。合同专用章由合同管理部门指定专人保管，保管人员应熟悉合同业务流程，严格按照合同审批制度进行用印。财务专用章由财务部负责人指定专人保管，保管人员必须严格遵守财务管理制度，确保印章使用与财务流程相符。法定代表人章由总经理办公室或法定代表人指定专人保管，保管人员需按照法定代表人的授权进行用印操作。2.二级印章保管职责各部门章由部门负责人指定专人保管，保管人员负责本部门印章的日常使用和保管，确保印章使用仅限于本部门业务范围内，并做好使用记录。3.三级印章保管职责业务专用章由相关业务部门负责人指定专人保管，保管人员应熟悉业务流程，严格按照业务审批程序进行用印，确保印章使用的准确性和规范性。三、印章使用审批流程（一）一级印章使用审批流程1.用印申请：使用部门填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、用印份数等信息，并经部门负责人签字确认。2.审核：申请表提交至相关审核部门，如涉及合同用印，由合同管理部门审核合同条款；涉及财务事项，由财务部审核资金流向等。审核部门负责人签字确认。3.审批：根据公司授权，由相应层级领导审批。一般事项由部门分管领导审批；重大事项需经总经理或董事长审批。4.用印：审批通过后，保管人员对照申请表及相关文件进行用印，并在《印章使用登记簿》上详细记录用印时间、用印事项、文件名称及编号、用印份数、审批人签字等信息。（二）二级印章使用审批流程1.用印申请：使用人填写《印章使用申请表》，经部门负责人签字。2.审批：部门负责人根据具体情况进行审批，审批通过后即可用印。保管人员做好使用记录。（三）三级印章使用审批流程1.用印申请：使用人填写《印章使用申请表》，详细说明业务事项及用印文件情况，经业务部门负责人签字。2.审批：根据业务审批权限，由业务部门内部相关人员或上级领导审批。审批通过后，保管人员进行用印并记录。四、印章保管要求（一）存放环境1.一级印章应存放在专门的保险柜中，保险柜应放置在安全、保密的房间内，房间应具备防火、防盗、防潮等功能。2.二级印章和三级印章应存放在有锁的文件柜或抽屉中，文件柜或抽屉应放置在相对安全的办公区域。（二）保管人员要求1.印章保管人员必须是公司正式员工，品行端正，工作认真负责，具备良好保密意识。2.保管人员应定期参加公司组织的印章管理培训及相关法律法规学习，熟悉印章管理规定和使用流程。3.保管人员不得擅自将印章交予他人代管，如因特殊原因需要临时交接，必须经过部门负责人同意，并做好交接记录。（三）日常检查1.保管人员应每日对所保管的印章进行检查，确保印章完好无损，存放位置安全。2.定期对印章进行全面检查，包括印章的外观、使用磨损情况等，发现问题及时报告并采取相应措施。（四）印章遗失处理1.如发现印章遗失，保管人员应立即报告部门负责人，并在公司内部发布遗失声明。2.同时，及时向公安机关报案，并采取措施防止因印章遗失可能造成的风险，如通知相关业务合作伙伴、银行等。3.根据公司规定，对遗失印章的保管人员进行相应处罚，并重新刻制印章。五、印章使用规范（一）用印范围1.公司各类文件、报告、报表、合同、协议、函件等正式文件，必须加盖相应印章方可生效。2.涉及公司对外投资、融资、担保、重大资产处置等重大事项的文件，必须加盖公司公章或相关专用章。3.员工个人因工作需要开具的证明、介绍信等，经部门负责人批准后，可加盖相应部门章。（二）用印方式1.原则上应使用红色印泥盖印，确保印章清晰、端正、完整。2.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。如因特殊情况需要先加盖印章的，必须在盖章后立即填写相关内容，并由专人负责监督。（三）用印份数严格按照用印申请中的份数进行用印，不得擅自增减用印份数。如因特殊原因需要增加用印份数，必须重新提交用印申请并经审批。（四）用印位置印章应加盖在文件规定的盖章位置，确保印章与文件内容协调一致。如文件没有明确规定盖章位置，应加盖在文件落款处或其他适当位置。六、印章停用与销毁（一）印章停用1.因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要停用印章时，由相关部门提出申请，经公司领导批准后，发布印章停用通知。2.停用印章应及时收回，交回保管部门妥善保管。（二）印章销毁1.对于已停用的印章，由保管部门填写《印章销毁申请表》详细说明印章停用原因、销毁方式等，经部门负责人审核，报公司领导批准。2.印章销毁应采用适当方式，如粉碎、熔化等，确保印章无法恢复使用。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等，并由相关人员签字确认。3.销毁后的印章应妥善保存销毁记录，保存期限按照公司档案管理规定执行。七、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对印章管理情况进行审计检查，重点检查印章保管、使用审批流程的执行情况、用印记录的完整性等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）日常监督检查1.各部门负责人负责对本部门印章使用情况进行日常监督检查，确保印章使用符合规定，保管人员履行职责。2.总经理办公室定期对公司印章管理情况进行全面检查，对发现的问题及时进行通报，并督促相关部门进行整改。（三）违规处理1.对于违反印章分级保管制度规范的行为，视情节轻重给予相应处罚，包括批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因印章管理不善导致公司遭