规范性文件征求意见制度

PAGE规范性文件征求意见制度一、总则（一）目的为了规范公司规范性文件的制定程序，提高文件质量，增强文件的科学性、民主性和合法性，保障公司各项工作的顺利开展，特制定本征求意见制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有规范性文件的制定、修订过程中征求意见的活动。规范性文件是指公司为实施管理职能，依据法律法规和公司实际情况制定的，具有普遍约束力、能够反复适用的文件，包括但不限于规章制度、管理办法、操作规程等。（三）基本原则1.合法性原则：规范性文件的制定应当符合国家法律法规的规定，不得与法律法规相抵触。2.民主性原则：广泛征求公司内部各部门、员工以及相关利益方的意见，充分保障各方的知情权、参与权和表达权。3.科学性原则：文件内容应基于公司实际情况，遵循客观规律，具有可操作性和前瞻性。4.公开性原则：征求意见过程应公开透明，确保意见反馈渠道畅通。二、征求意见的主体与范围（一）主体1.起草部门：负责规范性文件的起草工作，组织征求意见活动，并对反馈意见进行整理、分析和研究。2.相关部门：根据文件涉及的业务范围，确定相关部门参与征求意见。相关部门应认真研究文件内容，提出意见和建议。3.员工：全体员工有权对规范性文件提出意见和建议，公司鼓励员工积极参与。（二）范围1.内部征求意见：在公司内部各部门、各层级之间征求意见，确保文件内容符合公司整体利益和各部门实际工作需求。2.特定利益方征求意见：对于涉及特定利益群体或外部合作方的规范性文件，应向相关利益方征求意见，如客户、供应商、合作伙伴等，以充分考虑各方利益诉求。三、征求意见的方式（一）书面征求意见1.起草部门将规范性文件初稿及征求意见稿发送至相关部门和员工：明确征求意见的期限，一般不少于[X]个工作日。征求意见稿应包含文件的背景、目的、主要内容、适用范围等，并附详细的意见反馈表。2.相关部门和员工应在规定期限内将书面意见反馈至起草部门：意见反馈表应注明反馈人姓名、部门、联系方式以及具体意见内容，并签字确认。（二）会议征求意见1.召开专题会议：对于涉及面广、影响重大的规范性文件，可组织召开专题会议进行征求意见。会议应邀请相关部门负责人、员工代表以及其他利益相关方参加。2.会议组织：起草部门应提前准备好文件初稿及征求意见稿，在会议上详细介绍文件内容和起草背景，引导参会人员充分发表意见。会议记录人员应认真记录会议讨论情况和各方意见。（三）网络征求意见1.利用公司内部网络平台：如OA系统、微信群等，发布规范性文件征求意见稿，方便员工随时查阅并反馈意见。2.设置意见反馈专栏：在网络平台上设立专门的意见反馈专栏，员工可通过在线填写意见反馈表或跟帖留言的方式提出意见和建议。起草部门应定期收集整理网络平台上的意见。四、征求意见的处理（一）意见收集1.起草部门负责收集各方反馈的意见：对书面意见、会议记录以及网络平台上的意见进行分类整理，确保意见无遗漏。2.建立意见台账：详细记录意见反馈人姓名、部门、意见内容、反馈时间等信息，以便跟踪和管理。（二）意见分析1.起草部门对收集到的意见进行分析研究：区分不同意见的性质，如合理性意见、建设性意见、异议性意见等。2.与提出意见的部门和人员进行沟通：对于重要意见或存在疑问的意见，及时与相关方进行沟通，进一步了解其意图和理由。（三）意见采纳情况1.起草部门根据意见分析结果：提出意见采纳情况的初步建议，对于合理、可行的意见应予以采纳；对于部分采纳的意见，应说明理由；对于不采纳的意见，应详细说明原因。2.将意见采纳情况反馈给提出意见的部门和人员：确保各方了解意见的处理结果，增强参与感和认同感。（四）文件修改1.起草部门根据意见采纳情况：对规范性文件初稿进行修改完善，形成送审稿。送审稿应明确标注修改的内容及依据。2.送审稿经起草部门负责人审核后：提交至公司相关领导或决策机构审批。五、审核与审批（一）审核1.公司设立专门的审核机构或指定审核人员：对规范性文件送审稿进行审核。审核机构或人员应具备相应的专业知识和工作经验，熟悉法律法规和公司规章制度。2.审核内容：包括文件的合法性、合理性、规范性、协调性等方面。审核人员应认真审查文件内容是否符合法律法规要求，是否与公司其他相关文件相协调，是否具有可操作性等。3.审核意见反馈：审核机构或人员应在规定期限内出具审核意见，对于审核中发现的问题及时与起草部门沟通，提出修改建议。起草部门应根据审核意见对送审稿进行进一步修改完善。（二）审批1.规范性文件送审稿经审核通过后：提交至公司相关领导或决策机构进行审批。审批机构应根据公司整体战略和实际情况，对文件进行全面审查，做出审批决定。2.审批通过的规范性文件：由公司法定代表人或其授权代表签署发布；审批未通过的文件，起草部门应根据审批意见进行修改后重新提交审核和审批。六、备案与公布（一）备案1.规范性文件发布后：起草部门应按照公司档案管理规定，将文件文本及相关材料进行备案，以便查阅和存档。2.备案内容：包括文件的名称、文号、发布时间、起草部门、审核意见、审批决定等信息。（二）公布1.规范性文件应通过公司内部正式渠道公布：如公司公告栏、内部网络平台等，确保员工能够及时知晓。2.公布内容：应包括文件的全文、发布通知以及相关解读说明，以便员工理解文件的内容和要求。七、实施与监督（一）实施1.规范性文件自发布之日起生效：公司各部门和员工应严格按照文件规定执行。2.开展培训与宣传：对于涉及员工工作流程、职责权限等重要内容的规范性文件，应组织相关培训和宣传活动，确保员工熟悉文件要求，正确履行职责。（二）监督1.公司建立规范性文件实施监督机制：定期对文件的执行情况进行检查和评估。2.监督内容：包括文件的执行效果、各方遵守情况、是否存在与文件规定不符的行为等。对于发现的问题及时进行整改，确保规范性文件的有效实施。八、修订与废止（一）修订1.规范性文件在实施过程中：如发现存在与实际情况不符、操作性不强、法律法规调整等原因需要修订的，由起草部门提出修订建议。2.修订程序：参照本制度中规范性文件制定的征求意见、审核、审批等程序进行，确保修订后的文件质量。（二）废止1.对于已