2026年剧本杀运营公司办公文件收发管理制度

2026年剧本杀运营公司办公文件收发管理制度第一章总则第一条为规范公司办公文件收发管理工作，保障文件传递高效顺畅、流转可控、归档有序，确保公司重要信息安全保密，提升办公效率与管理水平，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守国家秘密法》等相关法律法规及行业管理要求，结合剧本杀运营公司办公文件特性（含内部管理文件、外部公文、剧本相关资料等），制定本制度。第二条本制度所称办公文件，是指公司在经营管理过程中形成或接收的各类具有保存价值、用于公务活动的文件材料，包括但不限于内部文件（规章制度、会议纪要、请示批复、通知公告、工作计划、总结报告、剧本创作与修改资料、门店运营资料等）、外部文件（政府部门公文、合作单位函件、行业协会通知、客户沟通文件等）、电子文件（各类电子文档、表格、图片、音视频等）。本制度所称文件收发管理，涵盖文件的接收、登记、分发、传递、办理、催办、归档、销毁等全流程工作。本制度适用于公司各部门、各门店及全体员工，所有涉及办公文件收发的相关工作，均需遵守本制度规定。第三条办公文件收发管理遵循“统一管理、规范高效、安全保密、全程追溯”的原则，坚持“谁经手、谁负责”，明确各环节责任主体，确保文件流转全程可控、信息安全无泄露。第四条公司建立“行政部门统筹牵头+各部门/门店协同配合+全员严格执行”的办公文件收发管理体系，形成“接收-登记-分发-办理-归档”的闭环管理机制，确保文件管理工作规范化、常态化开展。第五条公司保障办公文件收发管理工作所需资源，包括文件存储设施、打印复印设备、装订耗材、保密设备、电子文件管理系统等相关费用，纳入年度行政预算，确保足额落实；同时建立办公文件收发管理台账，完整记录文件流转全流程信息，档案保存期限按相关规定执行，确保管理过程可追溯。第二章管理职责第六条行政部门是办公文件收发管理的归口管理部门，主要职责：（一）牵头组织本制度的具体实施，制定完善文件收发流程规范、保密管理细则、归档标准及相关管理表单；（二）负责公司所有外部文件的统一接收、登记、审核、分发工作，以及内部重要文件的统一印发、传递、归档管理；（三）负责建立办公文件收发管理台账，详细记录文件名称、编号、来源/去向、份数、收发时间、经办人、办理情况、归档状态等信息；（四）负责监督各部门/门店文件收发管理制度执行情况，及时发现并纠正文件流转过程中的违规行为；（五）负责组织开展文件收发管理相关培训，提升全体员工的文件管理意识、规范操作能力及安全保密意识；（六）负责统筹文件归档管理工作，指导各部门/门店做好文件整理、移交归档工作，定期开展档案清查盘点；（七）负责按规定开展到期文件的鉴定、销毁工作，确保文件销毁流程合规、全程可追溯；（八）负责电子文件的统一管理，搭建电子文件管理系统，规范电子文件的存储、备份、访问权限设置等工作，确保电子文件安全可控。第七条各部门/门店主要职责：（一）负责本部门/门店相关内部文件的拟稿、审核、报送工作，以及接收文件的承办、反馈、整理移交工作；（二）指定专人作为本部门/门店文件管理员，统筹协调本部门/门店文件收发、传递、保管等工作，确保文件流转及时、规范；（三）督促本部门/门店员工遵守文件收发管理规定，及时办理接收的文件，按时完成文件办理任务；（四）负责本部门/门店文件的日常保管工作，确保文件存放有序、安全保密，避免出现文件丢失、损毁、泄露等问题；（五）配合行政部门做好文件归档工作，按要求整理本部门/门店需归档的文件材料，及时移交行政部门归档。第八条员工主要职责：（一）严格遵守本制度及文件收发管理相关规范，规范办理文件收发、传递、办理等工作；（二）负责本人承办文件的及时办理与反馈，不得拖延、积压文件；办理完毕后及时将文件归还本部门文件管理员或移交行政部门归档；（三）妥善保管本人经手的文件，特别是涉密文件（如剧本核心剧情、商业秘密文件等），不得随意摆放、转借他人或泄露文件内容；（四）发现文件丢失、损毁、泄露等问题时，立即停止相关操作，及时向本部门负责人及行政部门报告；（五）离职时需主动清理本人经手或保管的所有文件，确保全部归还部门或移交行政部门后，方可办理离职手续。第九条外部文件对接人员职责：（一）对接政府部门、合作单位等外部机构时，需规范接收和发送文件，确保文件传递准确、及时；（二）接收外部文件后，需第一时间移交行政部门统一登记管理，不得擅自留存、分发或处理；（三）发送外部文件前，需经部门负责人及行政部门审核同意，确保文件内容准确、格式规范、符合相关要求。第三章办公文件收发核心规范第十条文件接收规范：（一）外部文件接收：行政部门指定专人负责外部文件接收工作，包括纸质文件、邮寄文件、电子文件等；接收纸质文件时，需核对文件来源、份数、是否密封完好，确认无误后在送达回执上签字确认；接收邮寄文件时，需核对邮寄单信息，检查包裹是否破损，拆封后核对文件内容与邮寄单描述是否一致；接收电子文件时，需确认发送方身份，检查文件是否携带病毒，确保文件安全后接收。（二）内部文件接收：各部门/门店拟制的内部文件需按流程报送相关部门审核或行政部门印发时，接收人员需核对文件名称、份数、拟稿人、审核意见等信息，确认无误后登记接收。（三）接收登记：所有接收的文件均需在《办公文件接收登记台账》中详细记录，包括文件名称、文件编号、来源单位/部门、份数、接收时间、接收人、文件类型（纸质/电子）、密级（如无密、内部保密、核心保密）等信息，确保信息完整、可追溯。第十一条文件分发与传递规范：（一）文件分发：行政部门根据文件内容、涉及范围及领导批示，确定文件分发范围和对象，制定分发清单；分发纸质文件时，需由接收人签字确认，确保文件准确送达；分发电子文件时，需通过公司指定的内部办公系统或邮箱发送，明确接收人及查看期限，必要时设置访问权限。（二）传递要求：文件传递需选择安全、高效的方式，纸质文件可通过专人送达、内部传阅等方式传递，涉密文件必须由专人直接传递，不得通过普通邮寄、快递等非安全方式传递；电子文件传递需通过加密渠道，严禁通过私人邮箱、微信等非公司指定渠道传递涉密电子文件。（三）传阅管理：需要多部门传阅的文件，由行政部门或发起部门制定传阅清单，明确传阅顺序和时限；传阅人需在《文件传阅登记台账》中签字确认，阅后及时将文件传递给下一位传阅人，不得擅自滞留、转借或复制；传阅完毕后，文件需及时归还行政部门归档。第十二条文件办理与催办规范：（一）文件办理：接收文件的部门或个人需在规定时限内办理文件事项，对文件内容有疑问的，及时向发文部门或行政部门咨询；办理请示类文件时，需在3个工作日内给出明确答复；办理通知类、任务类文件时，需按文件要求的时限完成相关工作，并形成办理结果报告。（二）催办督办：行政部门建立文件办理催办机制，对有明确办理时限的文件，在时限到期前1个工作日提醒承办部门或个人；对逾期未办理的文件，及时向承办部门负责人通报，督促加快办理进度；对重要文件或紧急文件，实行全程跟踪督办，确保及时办结。（三）办理反馈：文件办理完毕后，承办部门或个人需及时将办理结果反馈给发文部门及行政部门，反馈内容需真实、准确、完整；涉及外部沟通的文件，需将沟通结果及相关凭证一并反馈。第十三条文件发送规范：（一）内部文件发送：各部门/门店拟制内部文件需发送至其他部门或门店时，需经部门负责人审核同意，重要文件需经公司分管领导审批同意；发送前需按公司统一格式规范文件排版，标注文件名称、编号、发送部门、发送时间、密级等信息；通过内部办公系统或指定邮箱发送，确保接收人准确无误。（二）外部文件发送：发送外部文件（如函件、报告、合作协议等）时，需经部门负责人审核、行政部门复核，重要文件需经公司分管领导或总经理审批同意；纸质文件需按规范格式打印、装订、密封，在信封上注明接收单位、地址、联系人及联系方式；电子文件需检查内容准确性，通过加密渠道发送，必要时电话确认接收情况。（三）发送登记：所有发送的文件均需在《办公文件发送登记台账》中详细记录，包括文件名称、文件编号、接收单位/部门、份数、发送时间、发送人、传递方式、反馈情况等信息，确保全程可追溯。第十四条涉密文件特别规范：（一）涉密文件界定：公司涉密文件包括核心保密文件（如剧本核心剧情、未发布剧本资料、公司商业秘密、财务核心数据等）和内部保密文件（如内部管理制度草案、重要会议纪要、未公开运营计划等），涉密文件需在显著位置标注密级。（二）涉密文件收发：涉密文件接收时需单独登记，由专人保管；发送时需明确接收人权限，通过加密渠道或专人直接传递，严禁泄露给无关人员。（三）涉密文件保管：涉密文件需存放在专用保密柜中，电子涉密文件需存储在加密服务器或专用存储设备中，设置严格的访问权限；严禁将涉密文件带离公司指定办公区域，确需带离的，需经公司分管领导审批同意，且需安排专人保管。（四）涉密文件销毁：涉密文件销毁需按规定流程办理，纸质涉密文件需由专人监督销毁，确保彻底损毁；电子涉密文件需彻底删除，并对存储设备进行格式化处理，必要时进行物理销毁，防止信息泄露。第四章办公文件管理流程第十五条外部文件管理流程：（一）接收登记：行政部门接收外部文件后，核对文件信息，在《办公文件接收登记台账》中登记；（二）审核拟办：行政部门对文件内容进行初步审核，提出拟办意见（如呈送领导批阅、分送相关部门办理等）；（三）领导批阅：重要文件呈送公司分管领导或总经理批阅，明确办理要求和责任部门；（四）分发办理：行政部门根据领导批阅意见，将文件分发给相关部门办理，办理部门接收后签字确认；（五）催办督办：行政部门跟踪文件办理进度，及时催办逾期未办理的文件；（六）结果反馈：办理部门完成文件办理后，将办理结果反馈给行政部门及相关领导；（七）归档保管：行政部门收集办理完毕的文件及相关材料，整理后按规定归档保管。第十六条内部文件管理流程：（一）拟稿：各部门/门店根据工作需要拟制内部文件，拟稿人需确保文件内容真实、准确、格式规范；（二）审核：拟稿部门负责人对文件内容、格式进行审核，提出修改意见；重要文件需经相关部门会签审核；（三）签发：审核通过的文件呈送公司分管领导或总经理签发，签发人需明确文件生效时间、发送范围；（四）印发：行政部门根据签发意见，对文件进行编号、排版、印制，在《办公文件发送登记台账》中登记；（五）分发传递：行政部门将印制好的文件分发给相关部门/门店，或通过内部办公系统发送电子文件；（六）办理执行：各部门/门店接收文件后，按文件要求执行相关工作；（七）归档保管：文件执行完毕后，行政部门收集文件原件及相关材料，整理后按规定归档保管。第十七条电子文件管理流程：（一）电子文件创建：创建电子文件时，需规范命名格式（如“部门-文件名称-日期”），确保文件名称清晰易懂；（二）电子文件存储：电子文件需存储在公司指定的服务器或共享文件夹中，按部门、文件类型进行分类归档；涉密电子文件需存储在加密服务器中，设置访问权限；（三）电子文件传递：电子文件传递需通过公司内部办公系统、加密邮箱等指定渠道，严禁通过私人渠道传递；传递时需明确接收人，必要时设置文件查看密码和有效期；（四）电子文件备份：行政部门定期对电子文件进行备份，确保文件数据安全；备份介质需妥善保管，做好标识；（五）电子文件归档：电子文件归档时，需转换为标准格式，同时归档文件的元数据（如创建时间、创建人、修改记录等），确保电子文件可追溯、可读取。第十八条文件归档与销毁流程：（一）文件归档：行政部门按档案管理相关规定，对办理完毕、具有保存价值的文件进行整理、分类、编号、装订，建立归档目录；纸质文件存入档案柜，电子文件存入归档服务器；归档后及时更新《文件归档登记台账》。（二）文件销毁：对超过保存期限、无保存价值的文件，由行政部门提出销毁申请，填写《文件销毁申请表》，经部门负责人、公司分管领导审批同意后，组织专人实施销毁；纸质文件采用粉碎等不可逆方式销毁，电子文件彻底删除并对存储介质进行处理；销毁过程需做好记录，相关人员签字确认，销毁记录保存期限不少于3年。第五章监督考核第十九条公司建立多维度办公文件收发管理监督考核机制，确保制度执行到位：（一）日常监督：行政部门每日对文件收发登记、分发传递、办理反馈等情况进行抽查，重点核查台账完整性、文件流转及时性、保密措施落实情况，形成《文件收发日常检查记录表》；（二）定期考核：行政部门每月组织一次全面考核，对各部门/门店文件收发管理制度执行情况、文件归档质量、违规问题整改情况等进行评分，考核结果纳入部门月度绩效考核；（三）专项检查：结合重大工作任务、涉密文件管理要求等，行政部门组织开展文件收发管理专项检查（如涉密文件保密专项检查、文件归档专项检查等），重点解决突出问题；（四）群众监督：设立文件管理违规举报渠道（如意见箱、线上反馈群等），鼓励员工对文件丢失、损毁、泄露、拖延办理等违规行为进行举报；行政部门对举报信息及时核查处理，为举报人保密。第二十条考核评分标准主要包括：文件收发登记完整性、文件流转及时性、文件办理质量、保密措施落实情况、文件归档规范性、问题整改及时性等，具体评分细则由行政部门另行制定。第二十一条考核结果应用：（一）对考核优秀的部门/门店及个人，公司给予表彰奖励，包括但不限于通报表扬、绩效考核加分、发放物资奖励等；（二）对考核不合格的部门/门店，行政部门下达《文件管理限期整改通知书》，责令在规定期限内完成整改；逾期未整改或整改仍不合格的，扣减部门月度绩效考核分数，并追究部门负责人及文件管理员的责任；（三）对违反文件收发管理规定的个人，视情节轻重给予批评教育、绩效考核扣分、取消评优资格等处理；造成公司损失或不良影响的，按本制度第六章相关规定追究责任。第六章责任追究第二十二条对违反本制度规定，存在以下行为之一的部门/门店或个人，公司视情节轻重给予批评教育、绩效考核扣分、取消评优资格、罚款等处理；造成公司文件丢失、损毁、信息泄露，引发经济损失或品牌声誉损害的，依法追究相关责任人的赔偿责任；构成违法犯罪的，移交司法机关处理：（一）未经审批擅自接收、分发、发送文件，或未按规定登记文件收发信息的；（二）拖延、积压文件办理工作，未按规定时限完成文件办理或反馈结果的；（三）随意摆放、转借、丢弃文件，导致文件丢失、损毁的；（四）违反保密规定，泄露涉密文件内容（如剧本核心剧情、商业秘密等）的；（五）通过非指定渠道传递文件，特别是涉密文件的；（六）擅自复制、摘抄、