2026年剧本杀运营公司办公用品采购与管理制度

2026年剧本杀运营公司办公用品采购与管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司旗下职能部门及剧本杀门店办公用品的采购、储存、领用、使用及处置全流程管理，保障办公用品及时供应、合理配置，提升办公效率与运营效能，控制运营成本，防范物资浪费、资产流失及采购合规风险，结合剧本杀行业办公特性及公司实际经营情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司旗下所有职能部门、各剧本杀门店及全体参与办公用品采购、管理、领用、使用的从业人员，涵盖办公用品的定义界定、需求调研、采购计划、采购实施、验收入库、库存管理、分发领用、使用规范、维护保养、报废处置及监督考核等全流程工作。公司所有办公用品相关管理活动均需严格遵循本制度规定。第三条核心定义本制度所指办公用品，是公司为保障日常办公、门店运营及玩家服务所需的各类物资，主要包括：1.基础办公文具（如签字笔、笔记本、文件夹、便签纸、回形针、订书机、印泥等）；2.办公耗材（如打印纸、墨盒、硒鼓、色带等）；3.办公设备辅助用品（如电脑配件、打印机配件、投影仪耗材等）；4.门店运营辅助用品（如剧本翻阅用笔、玩家记录便签、门店登记本、消毒用品等）；5.其他办公相关物资（如文件柜收纳用品、清洁用品、饮用水等）。第四条核心原则按需采购原则：结合各部门、各门店办公实际需求及历史消耗数据，科学制定采购计划，保障供应的同时避免过度储备。合规高效原则：严格遵循采购相关法律法规及公司内部规定，规范采购流程，确保采购过程公开、透明、高效，提升采购质量与效率。节约实用原则：倡导节约使用办公用品，杜绝浪费行为，优先选择性价比高、环保耐用的产品，合理控制运营成本。全程可控原则：建立“需求-采购-入库-存储-领用-使用-报废”全流程管理机制，明确各环节操作标准与责任主体，确保物资流转可追溯。责任到任原则：明确各部门、各岗位在办公用品管理中的职责，做到“谁需求、谁申报，谁采购、谁把关，谁领用、谁负责”。第五条制度依据本制度依据《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国招标投标法》《企业内部控制基本规范》《中华人民共和国会计法》等国家法律法规，结合公司《财务预算管理办法》《资产管理制度》《行政办公管理规范》《门店标准化运营手册》等内部制度制定。未尽事宜，需严格遵循相关法律法规及公司其他管理规定。第二章组织架构与职责分工第六条组织架构公司成立办公用品管理工作小组（以下简称“用品小组”），由公司总经理担任组长，分管行政的副总经理担任副组长，成员包括行政部、财务部、法务部、运营管理部负责人及各门店店长。用品小组统筹协调办公用品管理重大事项，行政部为日常执行部门，牵头负责办公用品全流程管理的组织实施、监督检查等工作，各相关部门协同配合落实管理要求。第七条各职能部门核心职责行政部：牵头制定与修订办公用品采购与管理制度及相关细则；编制年度、季度办公用品采购规划及月度采购计划，明确采购品类、规格、数量、预算及采购周期；牵头开展办公用品的采购实施、供应商筛选与管理；负责公司总部及各门店办公用品的验收、入库、库存管理、分发调配工作；建立办公用品管理台账，跟踪物资流转全流程；组织开展办公用品管理相关培训；定期向用品小组汇报管理工作情况；收集整理各部门、各门店办公用品使用反馈，优化采购与管理方案。财务部：负责办公用品采购相关费用的预算编制与资金保障；审核采购费用支出的合理性与合规性；监督办公用品预算执行情况，控制运营成本；协助行政部开展办公用品盘点工作，核对物资价值与账务一致性；定期核查采购资金使用情况，确保资金合规使用。法务部：负责审核办公用品采购合同的合规性，排查合同风险；提供采购相关法律法规咨询，解读产品质量、采购合规等相关标准；协助处理因采购物资质量问题引发的纠纷；参与供应商筛选审核，提出合规性建议。运营管理部：收集各门店办公用品的实际需求、使用反馈及消耗数据，同步至行政部；监督各门店办公用品的领用、使用、存储及盘点工作，确保门店严格遵循制度要求；协助行政部验证办公用品与门店运营的适配性；跟踪门店办公用品使用规范的落实情况，向行政部反馈优化建议。用品小组：审批办公用品采购与管理制度及修订方案；审议年度采购规划、重大采购项目及相关费用预算；监督制度执行情况，协调解决办公用品管理过程中的重大问题；审批办公用品盘点报告、报废处置方案及管理优化建议。第八条各部门及门店使用职责各职能部门负责人：作为本部门办公用品管理第一责任人，统筹本部门办公用品的需求申报、领用管理及使用监督工作；审核本部门办公用品领用申请的合理性；监督部门员工节约使用办公用品，杜绝浪费；协助行政部开展本部门办公用品盘点工作。各门店店长：作为门店办公用品管理第一责任人，统筹门店办公用品的需求申报、领用、存储、使用及盘点等工作；根据门店运营情况提前向行政部提交办公用品领用申请；监督门店员工规范使用办公用品，确保物资合理利用；确保门店办公用品存储环境整洁、安全，防范物资损坏或丢失；每月组织开展门店办公用品盘点，核对账实一致性，形成盘点记录并上报行政部；向运营管理部、行政部反馈办公用品需求、质量问题及优化建议。全体员工：严格遵循办公用品领用与使用规范，按需领用、节约使用，避免浪费；正确使用办公用品及相关设备，减少物资损坏；发现办公用品质量问题、存储异常时，及时向本部门负责人或门店店长反馈；下班前整理岗位周边未使用的办公用品，归置至指定存储区域；按规定流程办理办公用品领用手续，不私自挪用他人或公共办公用品。第三章办公用品全流程管理规范第一节需求申报与采购计划第九条需求申报规范：各部门、各门店需指定专人负责办公用品需求统计工作，每月25日前完成下月需求梳理，填写《办公用品需求申报表》，注明所需用品的品类、规格、数量、用途及预计使用时间，经部门负责人或店长签字确认后提交至行政部；新增办公用品品类需求的，需额外说明新增理由及使用场景，便于行政部评估采购可行性；因工作任务临时增加需额外领用办公用品的，可提交临时需求申报，经审批后办理领用手续。第十条采购计划制定：行政部汇总各部门、各门店的需求申报，结合历史消耗数据、库存余量、办公用品保质期及预算情况，编制《月度办公用品采购计划》，明确采购品类、规格、数量、质量标准、预算金额、采购周期及交付时间；对于年度常用办公用品，行政部编制《年度办公用品采购规划》，合理规划采购批次与数量，提升采购效率、控制采购成本；月度采购计划需经财务部审核预算、用品小组审批后执行；单次采购金额超过规定标准的重大采购项目，需单独提交用品小组审议批准。第二节供应商筛选与采购实施第十一条供应商筛选标准：行政部建立合格供应商名录，筛选供应商需综合评估以下因素：1.资质合规性：具备有效的营业执照、相关产品经营许可证等资质证明；2.产品质量：产品符合国家质量标准，具备相关质量合格证明，市场口碑良好；3.价格优势：报价合理，具备一定的价格竞争力，性价比高；4.供货能力：具备稳定的供货渠道，能够保障按时交付，满足应急采购需求；5.售后服务：具备完善的售后服务体系，能够及时处理产品质量问题、退换货等事宜；6.信誉度：无重大违法违规记录，商业信誉良好。第十二条供应商管理：行政部对合格供应商实行动态管理，建立供应商档案，记录供应商资质信息、合作情况、产品质量反馈、售后服务情况等；每季度对供应商进行综合评估，评估指标包括产品质量、价格、供货及时性、售后服务等，对评估不合格的供应商，暂停合作并从合格供应商名录中剔除；根据评估结果优化供应商结构，优先与优质供应商建立长期稳定的合作关系。第十三条采购实施流程：行政部按照审批通过的采购计划及筛选确定的供应商开展采购工作；采购过程中需与供应商明确采购细节，签订正式采购合同，合同内容需包含产品品类、规格、数量、质量标准、交付时间、交付地点、验收方式、付款方式、违约责任等核心条款，采购合同需经法务部审核合规性后签订；采购过程中需跟踪供货进度，确保物资按时交付；若遇产品价格波动、供货延迟等异常情况，需及时上报用品小组并协调解决；应急采购（如办公用品突发短缺）可简化采购流程，但需在采购后3个工作日内补全相关审批手续。第三节验收入库管理第十四条验收规范：办公用品到货后，行政部牵头组织验收工作，相关部门（如财务部、需求部门代表）协助参与；验收需核对物资品类、规格、数量与采购计划及合同一致性，检查产品质量（如包装完整性、产品外观、质量合格证明等）；对有保质期要求的办公用品（如消毒用品、饮用水等），需重点核查保质期；对批量采购的办公用品，可采取抽样检查的方式验证质量；验收合格的，由验收人员签字确认，填写《办公用品验收入库单》。第十五条入库流程：验收合格的办公用品，由行政部工作人员录入《办公用品管理总台账》，详细记录物资名称、规格、数量、采购时间、供应商、采购价格、入库时间、保质期等信息；按品类分类存放至指定的库存区域，做好标识区分，便于领用与盘点；库存区域需保持干燥、通风、整洁，远离火源、污染源，防范物资受潮、变质、损坏；验收不合格的，行政部需立即与供应商沟通，办理退换货或索赔手续，严禁不合格办公用品入库使用，并将相关情况上报用品小组。第四节库存管理第十六条存储规范：行政部需合理规划库存区域，设置专门的办公用品存储货架，不同品类、规格的办公用品分类摆放，做好清晰标识，注明物资名称、规格、数量及领用状态；易碎、易损坏的办公用品需单独存放，采取防护措施；有特殊存储要求的办公用品（如需避光、防潮的耗材），需严格遵循存储要求；安排专人负责库存区域的日常管理，定期检查物资存储状态，及时清理受潮、变质、损坏的物资。第十七条台账管理：行政部建立《办公用品管理总台账》，实时更新办公用品采购、入库、领用、库存余量等信息，确保台账数据准确、完整，实现物资流转全流程可追溯；各部门、各门店建立《办公用品分台账》，记录本部门、本门店领用、消耗、库存等信息，每月与行政部总台账核对一致性；台账记录需清晰、规范，保存期限不少于3年。第十八条定期盘点：行政部每月组织开展公司总部办公用品盘点工作，每季度组织各部门、各门店开展全面盘点工作；盘点需采取账实核对的方式，逐一核查办公用品的实际数量与台账记录是否一致，对盘盈、盘亏物资需查明原因，区分责任；盘点完成后，形成《办公用品盘点报告》，说明盘点情况、差异原因及处理建议，经运营管理部、财务部审核，报用品小组审批后处理；针对盘点发现的问题，及时优化库存管理措施，堵塞管理漏洞。第十九条库存预警：行政部根据办公用品的日常消耗速度、采购周期及安全储备量，设置库存预警线；当某类办公用品库存余量低于预警线时，及时启动采购流程，避免出现供应短缺；对保质期临近的办公用品，优先安排领用，确保在保质期内使用完毕，避免浪费。第五节分发与领用管理第二十条分发流程：行政部按照各部门、各门店的需求申报及审批通过的领用申请，制定办公用品分发方案；分发前需核对领用申请的合规性与合理性，确保领用数量与实际需求匹配；总部各部门直接到行政部库存区域领用，领用人员需与行政部工作人员共同核对物资，签字确认；各门店的办公用品由行政部统筹安排分发，可采取上门配送或门店自提的方式，分发时需由门店领用人员与行政部工作人员核对物资，签字确认并填写《办公用品分发记录表》。第二十一条领用规范：各部门、各门店领用办公用品需遵循“按需领用、杜绝浪费”的原则，严禁超需求领用；领用人员需凭《办公用品领用申请单》办理领用手续，经部门负责人或店长签字确认后提交行政部；领用贵重办公用品（如高档办公设备配件）需额外注明领用用途，经行政部负责人审批后领用；临时领用办公用品的，需办理临时领用登记手续，使用完毕后及时归还（可重复使用的物资）；领用人员需对领用物资的数量、质量进行核对，确认无误后签字确认；员工个人领用的办公用品（如签字笔、笔记本等）实行限额管理，具体限额标准由行政部制定并公示。第六节使用与维护管理第二十二条使用规范：员工使用办公用品需严格遵循“节约高效、合理利用”的原则，杜绝浪费行为（如随意丢弃未使用的办公用品、过度使用耗材等）；正确使用办公设备及相关耗材，按照操作说明规范操作，减少设备故障及耗材浪费；门店员工使用运营辅助用品时，需按需为玩家提供（如剧本翻阅用笔、记录便签等），避免过度提供导致浪费；严禁将办公用品挪作私用，严禁私自将办公用品带出工作场所（工作需要除外，需经审批）。第二十三条维护保养：对可重复使用的办公用品（如文件夹、订书机、办公设备配件等），使用者需做好日常维护保养，保持物资整洁、完好，延长使用寿命；办公设备耗材（如墨盒、硒鼓等）需正确安装、使用，避免因操作不当导致设备损坏或耗材浪费；发现办公用品损坏的，及时上报本部门负责人或门店店长，由负责人统一汇总后上报行政部处理。第七节报废与处置管理第二十四条报废标准：符合以下条件之一的办公用品可申请报废：1.超过保质期或有效期，无法正常使用的；2.出现质量问题（如变质、损坏、无法修复等），无法保障使用安全或正常使用的；3.因办公设备更新换代，原有配套耗材或配件无法适配新设备的；4.长期闲置、无法适配当前办公或运营需求的；5.其他无法正常使用或无使用价值的情况。第二十五条报废流程：各部门、各门店发现符合报废标准的办公用品，需提交《办公用品报废申请单》，注明报废品类、数量、原因及处置建议，经部门负责人或店长签字确认后提交行政部；行政部对申请报废的物资进行核实，评估报废合理性，形成审核意见；单次报废金额超过规定标准的，需提交用品小组审批；审批通过后，行政部组织报废处置工作，做好报废记录；可回收利用的办公用品（如废旧金属办公配件、可回收耗材等）需统一回收处理，实现资源回收利用；不可回收的办公用品需按环保要求妥善处置，严禁随意丢弃。第四章风险防控规范第二十六条采购合规风险防控：行政部严格规范采购流程，确保采购过程公开、透明，杜绝暗箱操作、虚报采购需求、收受回扣等违规行为；严格审核供应商资质，避免与无资质、信誉差的供应商合作；采购合同需经法务部审核，明确双方权利义务，防范合同纠纷；定期核查采购费用支出，确保资金合规使用；建立采购过程追溯机制，留存采购相关凭证、合同、验收记录等资料，便于核查。第二十七条产品质量风险防控：行政部严格把控办公用品采购质量关，要求供应商提供相关质量合格证明文件；加强验收环节管理，对批量采购、重要品类办公用品强化质量检验；建立产品质量反馈机制，收集各部门、各门店对办公用品质量的使用反馈，及时处理质量问题；对出现质量问题的供应商，及时沟通整改，整改无效的剔除出合格供应商名录。第二十八条库存管理风险防控：行政部严格遵循库存管理规范，防范办公用品受潮、变质、损坏、丢失等风险；建立健全台账管理机制，确保账实一致；定期开展盘点工作，及时发现并处理库存差异；合理控制库存规模，避免过度储备导致资金占用及物资浪费；对有保质期要求的办公用品，加强库存周转管理，优先使用临近保质期的物资。第二十九条应急处置机制：若因办公用品短缺、质量问题影响正常办公或门店运营，相关部门、门店需立即上报行政部及用品小组；行政部牵头协调解决，如启动应急采购流程、联系供应商退换货、调配其他部门或门店闲置物资等；对因质量问题引发的安全隐患，需立即停止使用相关办公用品，采取防范措施，避免损失扩大；处理完成后，形成《办公用品应急处置报告》，报用品小组备案，并梳理问题根源，完善防控措施。第五章监督考核与奖惩第一节监督机制第三十条常态化监督：行政部联合财务部、运营管理部通过日常台账核查、库存抽查、领用记录核查、门店走访等方式，对各部门、各门店办公用品采购与管理工作开展常态化监督，重点核查制度执行情况、采购验收合规性、库存管理规范性、领用使用合理性、费用使用合规性等，及时发现并纠正违规行为，形成《办公用品管理监督检查记录表》。第三十一条专项监督：用品小组每半年组织一次办公用品采购与管理专项监督检查，重点检查采购规划完成情况、库存管理效果、成本控制情况、风险防控落实情况、问题整改彻底性等；专项检查结束后，形成《办公用品管理专项监督报告》，上报公司管理层，对发现的问题明确整改责任部门、整改措施及时限。第三十二条全员监督：员工有权对办公用品采购与管理工作中的违规行为（如违规采购、虚报领用需求、浪费物资、挪用办公用品、收受回扣等）进行举报；举报可通过书面、口头或指定邮箱等方式向行政部或用品小组提交；用品小组对举报内容进行专项核查，核查属实的，对举报人给予奖励，并严格为举报人保密。第二节考核机制第三十三条考核内容：公司将办公用品采购与管理工作纳入各相关部门、门店及从业人员的绩效考核体系，考核周期分为季度考核及年度考核，考核内容主要包括：管理工作完成情况：采购计划的完成及时性与准确性；库存管理的规范性与账实一致性；分发领用的及时性与合理性；盘点工作的完整性与准确性；报废处置的合规性；需求申报的准确性。合规运营情况：是否存在违规采购、虚报领用需求、挪用办公用品等行为；是否因管理不当引发质量问题或供应短缺；费用使用的合规性与成本控制效果。节约使用情况：各部门、各门店办公用品消耗的合理性；员工是否践行节约使用原则，有无严重浪费行为；成本控制目标的完成情况。协同配合情况：各部门、各门店在需求申报、采购验收、库存盘点、问题整改等工作中的协同配合程度，是否存在推诿扯皮、延误工作等问题；需求反馈与问题整改的及时性。第三十四条考核结果应用：绩效考核结果由行政部联合运营管理部、人力资源部、财务部综合评定，作为部门评优评先、员工薪酬调整、岗位晋升、奖金发放的重要依据；考核不合格的部门或门店，取消当年度评优资格，负责人需接受约谈并制定改进计划；考核不合格的员工，进行离岗办公用品管理专项培训，培训后仍不合格的，调整岗位或按公司相关规定处理。第三节奖惩措施第三十五条奖励措施：对在办公用品采购与管理工作中表现突出，符合以下条件之一的部门、门店或个人，公司给